AGF Belgium est une filiale du Groupe Allianz et ses services IARD et Vie s'adressent aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises. Comme pour tout assureur, la relation vers clients est primordiale, elle doit être ciblée et pertinente et représente une part importante du travail des gestionnaires.

Les AGF étaient jusqu'alors dotés d'un outil de composition documentaire mainframe. Malgré sa robustesse, cet outil manquait de souplesse et d'ergonomie, et n'autorisait qu'une personnalisation restreinte. La direction informatique des AGF cherchait à mettre en place une solution qui permette d'automatiser l'ensemble de la chaîne de production de documents (relances, courriers). De plus, cette solution doit autoriser le couplage des flux documentaires entrants avec les documents crées en interne. Elle doit également décloisonner les couches fonctionnelles et techniques pour garantir une meilleure évolutivité.
Pour répondre à ses besoins, l'assureur fait le choix de la dématérialisation et opte pour un projet d'intégration d'une nouvelle solution éditique et de dématérialisation.

Suite à un appel d'offre, la DSI retient la solution de Cincom. Les critères de sélection se sont basés sur le rapport : réponse aux besoins/coûts, évolutivité et pérennité de la solution. Cincom s'est notamment démarqué par son efficacité à traiter et valider les processus internes. En effet, la solution Cincom intègre un moteur de règles métiers qui autorise une meilleure gestion et une simplification des processus. L'outil de création documentaire, adossé au système de production, est associé à un workflow, fruit du couplage de BizTalk avec des services Cincom, ce qui permet de désynchroniser la création documentaire de tout acte technique. Il suffit au gestionnaire de lancer une requête, à cette dernière va s'appliquer une règle métier définie automatiquement et elle renvoie au document approprié. L'information est ainsi traitée de bout en bout, de façon simple et personnalisable, tout en préservant son intégrité et en assurant le respect des circuits d'approbation internes.

En collaboration étroite avec HP, une première phase pilote a permis de valider l'ensemble de l'architecture. Sa principale caractéristique est la modularité de ses composants. L'architecture, qui était auparavant sous MVS, est dorénavant adossée à une plate-forme Windows 2003 avec une composante d'intégration en .net. Elle est interfacée avec le système de production, les échanges de part et d'autres sont effectués en flux XML. Ce projet pilote a également mis en lumière le rôle central du moteur de règles métiers qui, associé au hub, va bien au-delà de la simple centralisation et de la gestion de l'enchaînement des étapes de la communication.

Ce projet pilote devra, d'ici à 2007, s'étendre à l'ensemble des départements de l'assureur. Cette première étape concerne 30 gestionnaires du département Vie, pour une production documentaire journalière de 20 à 25 000 documents ce qui représente environ 100 000 pages. Les documents sortants sont traités par Cincom Document Solutions, les documents entrants sont quant à eux scannés et intégrés dans une base de données. Ainsi, les documents entrants peuvent être très facilement rattachés aux documents crées en interne.

Depuis la mise en place de l'architecture de dématérialisation, les utilisateurs bénéficient d'une utilisation simplifiée, la visualisation des documents en ligne permet une plus grande efficacité. Le développement des modèles de courrier est désormais centralisé. Les documents sortants sont réalisés dans un laps de temps réduit et l'assureur est garanti du respect de sa charte graphique. Globalement, le projet aura permis une performance de production accrue alliée à une simplification des processus de back office, avec comme résultat une qualité de document supérieure dans un laps de temps réduit.


A propos de Cincom
Créé en 1968, à Cincinnati, Cincom Systems est une société privée internationale.
Avec plus de 800 collaborateurs et environ 5.000 clients répartis dans 93 pays, Cincom est l'un des 50 premiers éditeurs de logiciels au monde.

Le Groupe Cincom édite et commercialise des solutions logicielles qui permettent à ses clients de simplifier leurs processus métier complexes et de transformer leur information d'entreprise en avantage concurrentiel. Les solutions Cincom s'adressent aux secteurs : Financiers, Industries et Services, Administration et Collectivités.
Avec différentes solutions et une expertise unique, Cincom aide ses clients à réaliser d'importantes économies tout en améliorant la productivité de leurs services.

Cincom met à la disposition des Banques et Assurances des solutions sur mesure afin d'optimiser et de rentabiliser la valeur du portefeuille Clients par le développement de processus automatisés, maîtrisés et intégrés des ventes, du marketing et de la communication. Cincom dispose d'une expérience riche dans la conception, la gestion, la distribution du document et ce, depuis plus de 25 ans. Pour Cincom, le document doit s'intégrer dans les processus métiers, renforcer leur efficacité et réduire les coûts opérationnels.

Parmi nos références francophones : AGF, Azur GMF, GMF Vie, Banque Populaire, BNP Paribas, Caisses d'Epargne, CCF, Cetelem, La banque Covefi, Crédit Agricole, Crédit Foncier de France, Finaref, Generali, Groupama, Macif, Pacifica, MAPA, MMA, Société Générale, Reunica, etc …