Face à l’allongement du délai moyen de paiement des clients (DSO) pour le règlement des publicités et des annonces, le Service de Recouvrement du Groupe La Provence, décide à l’automne 2013 de se réinventer, en se dotant d’une organisation, de méthodes et d’outil performants. Afin d’optimiser de manière quantitative et qualitative toutes les facettes du Recouvrement, La Provence a fait le choix de l’expérience et de l’expertise de FINOPSYS, spécialiste des solutions de gestion comptable et financière à forte valeur ajoutée, pour déployer les « meilleures pratiques » et la solution collaborative de dernière génération ELOFICASH de COVLINE, 100% web. Aujourd’hui, le Groupe La Provence bénéficie de résultats tangibles, gages d’une bonne gouvernance d’entreprise, comme une diminution du DSO, une maîtrise des coûts financiers liés au FACTOR, une meilleure segmentation et connaissance des clients, pour une meilleure maîtrise du risque.

Madame LAYANI, Responsable Comptable de La Provence nous déclare : «Nous avons dynamisé et surtout optimisé notre activité de recouvrement, en automatisant, de bout en bout, nos processus, en vue de nous affranchir des tâches administratives à faible valeur ajoutée». Elle ajoute : « A toutes les étapes, FINOPSYS, résolument à l’écoute de nos besoins, nous a accompagné dans la mise en place d’une organisation, de méthodes de travail efficientes et dans l’utilisation optimale de la solution ELOFICASH, qui est devenue notre référentiel, capable de centraliser et de collecter toutes les informations clients, quelle qu’en soit la source».

Le défi initial : Optimiser et rentabiliser la relation avec le FACTOR

Afin de faire face à ses besoins de trésorerie, La Provence cède ses créances à un FACTOR qui lui rétrocède ces dernières non réglées au bout de 70 jours avec des frais additionnels. Dans ce contexte particulier, de gestion du poste client par un tiers, le quotidien doit pouvoir suivre précisément ses encours, gérer des relances selon différents profils de clients et ainsi, rentabiliser sa relation avec le FACTOR. Après une analyse des besoins et de l’existant, FINOPSYS propose une démarche de Gestion du Recouvrement rapide, concrète et fédératrice, avec comme réponse technologique, la solution logicielle de gestion du poste client ELOFICASH. Cette solution se distingue par sa richesse fonctionnelle, sa capacité à intégrer de gros volumes de données, sa technologie gage de pérennité, sa souplesse d’utilisation et son ergonomie. En quelques mois, FINOPSYS, en partenariat avec les collaborateurs de La Provence, instaure de nouvelles procédures de suivi des créances, dématérialisées et automatisées, élabore les interfaces nécessaires entre ELOFICASH, l’outil comptable et le système d’information du FACTOR. De nouveaux scénarios de relance sont paramétrés et améliorent rapidement la récupération des créances. A titre d’exemple, en vue d’agir toujours plus rapidement pour éviter tout retard de paiement, une relance destinée aux professions libérales est prévue par l’envoi automatique de SMS.

Le nouvel enjeu : Parfaire la segmentation et la connaissance des clients

Avec la solution ELOFICASH, le Service Recouvrement de La Provence dispose désormais d’un reporting hebdomadaire des actions réalisées et en cours, par type de clients. Comme nous le confie Madame LAYANI : « Agir rapidement ne suffit pas dans la Gestion du Recouvrement, il est essentiel d’assurer une traçabilité « sans faille » du portefeuille clients, afin de pouvoir mieux les connaître et mettre en place des indicateurs de risques. Une nouvelle fois, la solution ELOFICASH y répond». Résolument collaborative et ouverte sur l’écosystème de l’entreprise, la solution de COVLINE centralise toutes les données nécessaires à une vue à 360° de chaque client, de ses commandes à ses arriérés en passant par son historique. Madame LAYANI conclut : « Avec la solution ELOFICASH, nous allons à l’essentiel, en réalisant des tâches à forte valeur ajoutée, pour optimiser notre portefeuille clients, susceptible d’être exploité par d’autres services, en vue d’améliorer notre trésorerie, nos liquidités et à terme notre rentabilité. »

A propos de FINOPSYS
Spécialiste de solutions logicielles à forte valeur ajoutée pour le management, FINOPSYS a su développer en 20 ans son expertise dans les domaines périphériques aux ERP. Il intervient dans les domaines de la Gestion comptable (Suite Financière Sage Ligne 1000) et péricomptable (liasses, immobilisations), Gestion de la trésorerie et des paiements (Sage FRP Treasury), Paie et Ressources Humaines (Sage, Premium RH), Gestion de la relation client (Efficy CRM) et Gestion du Poste Client et duRecouvrement (Eloficash).
Les solutions distribuées parFINOPSYS s’adressent aux PME/PMI et aux grandes entreprises de tous secteurs d’activités. Environ 300 clients lui font confiance dont des références prestigieuses comme Bourbon, Petronineos, Thales, CNIM, Siniat, SNEF, GSE, Salins du Midi, Virbac, Mane, Robertet, CIS, GSF, BNP Factor, ASF, Escota, Aéroports de la Côte d’Azur, Mutuelle de France Plus, AGPM, Groupama, Domusvi, Critéo, Voyage Privé, Alinéa, Troc de l’Ile, Asics, Malongo, Saint-Mamet, Mericq, le Palais des Festivals de Cannes, le Festival d’Aix en Provence, Nice Matin, Midi Libre …

A propos de COVLINE
Editeur métier, COVLINE s’illustre par l’expertise de son équipe qui capitalise plusieurs décennies d’expérience et par la pertinence technologique de sa solution logicielle ELOFICASH qui répond à toutes les enjeux de gestion du cash, de prévention du risque, de recouvrement amiable et de traitement des litiges des entreprises. Multi langues, sociétés, devises, payeurs, ELOFICASH, se fond dans tout système d’information pour exploiter, traiter et tirer profit des données nécessaires au recouvrement. Outre de garantir des indicateurs et un suivi « sans faille » des actions, ELOFICASH se veut une solution collaborative et ouverte sur l’écosystème de l’entreprise, de l’échange entre collaborateurs via Smartphone, forum, workflow… à la collecte d’informations auprès de tiers - assureurs-crédit, fournisseur de données légales, juridiques...
Fidèle à son positionnement, l’éditeur COVLINE dispose d’une approche indirecte, créatrice de valeur ajoutée pour les clients. Il dispose d’un réseau de spécialistes – intégrateurs, cabinets de conseils – ayant des compétences pointues qui construisent, à partir d’ELOFICASH, en mode licence ou SaaS, des solutions personnalisées, intégrant les spécificités métiers et organisationnelles de chaque entreprise.
Fort de ces atouts, l’éditeur COVLINE affiche des ambitions mondiales, en particulier en Europe, en Afrique, en Amérique du Nord et du Sud. Force est de constater que COVLINE dispose d’une stratégie et d’un modèle organisationnel au service d’une nouvelle culture logicielle de la Gestion du Cash Management, où structure réactive, process industrialisés de R&D et travail en réseau priment.

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