Alors que la période de clôture de l’exercice comptable vient à peine de s’achever, les Directeurs administratifs et financiers (DAF) font face à un nouveau défi : celui de maintenir à flots une entreprise en période de crise Covid-19. Dans ce contexte inédit, il est plus jamais essentiel que les Directions générales des entreprises travaillent de concert avec leurs DAF pour décider et mettre en oeuvre une stratégie viable pour l’entreprise.

Pour parvenir à cet objectif, des outils SaaS (Software As A Service) ont vu le jour pour soutenir les DAF. Mais que leur apportent-elles réellement ? Réponse avec Sébastien Marchon, CEO de Rydoo, la corp-up de Sodexo qui propose une solution complète de gestion de voyages d’affaires et de notes de frais qui accompagne les entreprises dans leur digitalisation.

Pouvez-vous nous présenter Rydoo ? À qui la solution s’adresse-t-elle ?

Nous avons lancé Rydoo avec pour ambition d’offrir une solution 100% mobile qui puisse couvrir l’ensemble des besoins des voyageurs d’affaires : de la réservation de leurs déplacements -train, avion- et d’hébergements, paiement aux frais professionnels grâce aux modules intégrés Rydoo Travel et Rydoo Expense. Notre solution s’adresse à la fois aux collaborateurs, en raison de sa simplicité d’utilisation qui offre une expérience utilisateur unique, et aux Directions financières et administratives, qui ont désormais accès à un contrôle efficace des coûts (politique dépenses et voyages) ainsi qu’à un reporting consolidé qui évite les erreurs ou les fraudes.

La crise Covid-19 a particulièrement affecté votre secteur d’activité : les déplacements du quotidien sont suspendus, les voyages hors Union Européenne encore incertains d’ici la fin de l’année, les restaurants et établissements hôteliers sont toujours fermés. Comment gérez-vous cette crise ?

Effectivement, le secteur du voyage est l’un des plus impactés par cette crise. Chez Rydoo, nous avons travaillé à la réalisation de différents scenarii pour anticiper la reprise. Le scénario le plus réaliste est celui d’une reprise à partir de janvier 2021, après un déconfinement et un retour à la vie “normale” progressif. Certaines entreprises affectées par la crise ne vont pas pouvoir reprendre immédiatement, et nombre d’entre elles risquent d’interdire ou limiter les vols long-courriers/intercontinentaux pendant quelques mois pour faire des économies. Je pense que de septembre à décembre 2020 les voyages d’affaires seront plutôt domestiques dans la plupart des pays. En janvier 2021, le marché sera peut-être à 50% de ce qu’il était cette année puis le retour sera progressif pendant toute l’année 2021 avec un retour à la normale d’ici un an. Mais ce scénario ne repose sur aucune donnée tangible. Personne ne peut prédire quand et avec quelle intensité la reprise aura lieu. Donc nous restons très prudents et nous adaptons mois après mois.

Vos interlocuteurs privilégiés sont les DAF et les responsables achats. Quels conseils leur donneriez-vous pour maintenir le cap malgré la situation ?

Le DAF a un rôle clé au sein de l’entreprise, et en ce moment au sein des cellules de gestion de crise qui ont été mises en place: il est à la fois un conseiller, un fin analyste et le garant de la stratégie définie par l’entreprise. Dans ce contexte, la sécurité des équipes doit rester la priorité sans pour autant négliger la gestion du financement et de la trésorerie. L’enjeu pour les organisations et les Directions financières est d’adopter les outils adéquats pour améliorer leur gestion des coûts, et pour gagner du temps et in fine en productivité. Les organisations veulent plus de souplesse, d’agilité, de fluidité. Comme les collaborateurs, les équipes financières souhaitent passer moins de temps sur des tâches chronophages, telles que le reporting de notes de frais sur un fichier Excel, devenu aujourd’hui obsolète. Selon l’enquête annuelle du cabinet de conseil PwC et le réseau des dirigeants financiers (DFCG) consacrée aux priorités 2020 du directeur financier, 68% des directions financières (vs 23% en 2019) estiment rencontrer des difficultés pour se doter des compétences en adéquation avec leurs besoins.

Notre façon de travailler a changé, tout comme nos attentes envers les outils à notre disposition. Pour les organisations, trouver les solutions adaptées à leur quotidien qui pourront les accompagner de manière efficace dans leur stratégie de rationalisation des coûts ainsi que dans leur transformation digitale, constituera un enjeu majeur cette année, comme pour les suivantes.

Comment une solution comme Rydoo peut aider les entreprises à rationaliser leurs coûts cette année?

Pour répondre aux attentes des entreprises dans leur stratégie de rationalisation des coûts, la solution proposée par Rydoo offre aux équipes financières et aux DAF des avantages uniques :

1) Une solution disponible dans le monde entier : pour les entreprises, Rydoo est un outil très puissant, capable de calculer des frais kilométriques ou de décrypter automatiquement une facture, même émise à l’autre bout du monde. L’inventaire en matière de vols ou d’hébergements est également très complet, et permet à n’importe quel utilisateur de trouver une solution en adéquation avec la politique voyage de son entreprise.

2) Une approche user friendly avec une application simple d’utilisation : la priorité de Rydoo est de satisfaire les besoins des utilisateurs, qui doivent prendre du plaisir à utiliser l’application et comprendre ses grands principes en 1 ou 2 clics comme sur une simple utilisation comme Uber.

3) Une facturation mensuelle à l’utilisateur actif : si le fonctionnement de Rydoo en mode SaaS (Software as a Service) lui permet de combiner agilité et innovation, Rydoo propose également un système de facturation par abonnement mensuel calculé en fonction du nombre d’utilisateurs utilisant effectivement la solution. Il n’y a pas de coûts cachés, de grilles tarifaires incompréhensibles, ou de coûts appliqués à chaque note de frais réalisée.

4) Un paiement centralisé dont le bénéfice est double : la direction financière reçoit une facture unique regroupant l’ensemble des voyages de son entreprise, à la fin de chaque mois, ce qui permet notamment une approche proactive de la gestion des dépenses. Cela apporte un bénéfice conséquent en matière de BFR (Besoins en Fonds de Roulement), car les directeurs financiers, grâce à cette facture consolidée, n’ont plus à se préoccuper des besoins financiers résultant des décalages de flux de trésorerie.

Concrètement, quels sont les avantages proposés par la solution aux collaborateurs ?

Avec un taux d’adoption de 93% dès le premier mois, Rydoo soulage les collaborateurs dans la réalisation des tâches chronophages. Notre volonté est de satisfaire l’utilisateur final, avec une expérience proche des plateformes B2C. Nous souhaitons que celui-ci prenne autant de plaisir à utiliser notre solution pour la gestion de ses voyages d’affaires et de ses notes de frais, qu’en se servant d’une application comme Uber pour sa vie quotidienne. Grâce à une expérience utilisateur optimale, Rydoo permet aux collaborateurs de se concentrer pleinement sur les tâches à valeur ajoutée, et donc d’améliorer directement la qualité de vie au travail. Pour le collaborateur, une simple pression du doigt sur son smartphone pour réserver son hébergement, prendre en photo sa note de frais suffit afin de voir celle-ci immédiatement traitée.

Qu’est ce qui différencie Rydoo de ses concurrents sur le marché ?

Le premier élément différenciant est notre capacité d’innovation. Dès ses débuts, Rydoo a un parti pris fort : celui de proposer une solution standard ajustable aux besoins de l’entreprise avec des mises à jour hebdomadaires, élaborées sur la base des retours utilisateurs. Cette approche unique sur le marché permet d’offrir la version la plus à jour aux voyageurs d’affaires. Il faut savoir qu’entre deux mises à jour d’un outil traditionnel, il peut se passer parfois une année.

Nous proposons également un système de gestion “par ligne de dépense”. Dans de nombreuses entreprises, le processus habituel pour les employés consiste encore à enregistrer leurs reçus sur papier ou à remplir un tableau Excel avec chaque dépense ce qui génère un pic d'activité, lorsque tous les employés soumettent leurs notes de frais en fin de mois, car les équipes comptables doivent vérifier la validité de toutes les données ligne par ligne. Or, il faut savoir qu’une note de frais sur cinq comporte des erreurs, ce qui la rend invalide et empêche le remboursement du salarié. La note de frais est renvoyée pour correction, et le processus de remboursement s’allonge considérablement. Avec Rydoo, le système est très différent : les notes de frais disparaissent, car les dépenses sont gérées ligne par ligne et les salariés sont remboursés en temps réel. Un atout considérable aux yeux des DAF, qui peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus ambitieuses.

Enfin, il est important de rappeler que Rydoo est le seul outil du marché à couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur, de la réservation du voyage au paiement en passant par le remboursement des frais professionnels et de la TVA.

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