Aujourd’hui, la maison Options, forte de 30 ans expérience, représente 22 implantations en France et en Europe, 770 collaborateurs, plusieurs centaines de réceptions assurées en moyenne par jour, plus de 2 800 références présentes au catalogue et 33 millions d’articles loués par an. Elle dispose d’un portefeuille clients extrêmement diversifié, des particuliers aux entreprises en passant par les institutionnels. A titre d’exemple, la maison Options dispose de plus de 12 000 clients actifs en région parisienne et ce chiffre croit d’année en année. Afin d’automatiser son recouvrement tout en le personnalisant, Options a fait le choix de la solution de gestion du poste clients ELOFICASH pour optimiser son DSO (Délai Moyen de Paiement) en France et depuis 2017 au Benelux.

Comme nous le confie Jean-Christophe Guestault, Credit Manager d’Options : « L’optimisation de la gestion des créances clients représente un levier clé pour la trésorerie de l’entreprise et de manière plus large pour sa santé financière. Le choix d’un outil comme ELOFICASH s’inscrit dans notre volonté d’automatiser le recouvrement, via des relances quotidiennes de masse et de s’affranchir des tâches administratives afin d’être plus à l’écoute et au service de nos clients. Cette approche, couplée à une plus grande efficacité dans la gestion du risque client, nous a permis de gagner plus de 3 points de DSO. »

De la simplicité aux capacités de personnalisation: les prérequis de la solution logicielle
En 2015, Options recherche une solution logicielle de gestion du poste clients, qui s’interface avec son outil comptable Cegid et ses spécifiques, afin de gagner en efficacité et en régularité dans les relances de clients, toujours plus nombreux en France. Le projet vise à automatiser les relances, par courrier et surtout par email, tout en ayant la possibilité de les personnaliser selon la cible des clients destinataires. Jean-Christophe Guestault, nous détaille les raisons du choix de la solution ELOFICASH « Elle s’est véritablement différenciée des autres solutions en compétition par son évolutivité, sa simplicité de prise en main et surtout par son aspect ludique. Elle nous garantissait de pouvoir facilement la promouvoir auprès de nos interlocuteurs des différentes filiales, des comptables aux chargés de recouvrement, impliqués dans la gestion des créances clients, qui ont chacun rapidement adhéré. » De plus, la richesse fonctionnelle d’ELOFICASH permet de personnaliser les relances selon les profils des clients concernés et de gérer, de manière intelligente, les litiges. Une fois la sélection de la solution actée en mars 2015, le projet s’articule en plusieurs temps forts : réalisation des scénarios de relance, interfaçages avec les différents outils dont le CRM gage d’une collecte optimale d’informations « utiles » et avec le fournisseur de données BtoB Creditsafe pour la cotation du « risque client ». En2016, la solution ELOFICASH se diffuse dans toutes les filiales françaises et en 2017 en Belgique puis au Luxembourg. Comme nous le confirme Jean-Christophe Guestault, « Il faut moins d’une demi-journée pour s’approprier la solution ELOFICASH. »

De l’automatisation du recouvrement à l’écoute des clients : la gestion au quotidien des délais de paiement et des litiges
Nombreux sont les bénéfices de la solution ELOFICASH pour la maison Options. Elle lui a permis de structurer, automatiser et accélérer les relances clients. Centralisant toutes les informations pertinentes de la relation financière, le Département Credit Management d’Options peut analyser les comportements de paiements des clients selon l’historique, tirer des enseignements et adapter les scénarios de relance afin d’être proactif. Le Département Credit Management peut également effectuer des relances par email, de manière régulière, qui déclenchent souvent les paiements, administrer ses garanties et optimiser ses litiges. Dans le secteur de l’événementiel, les litiges peuvent être variés ; l’écoute et le service client prennent alors toute leur importance. Avec ELOFICASH, le Département Credit Management et les filiales équipées assurent un suivi actif et pointu de toutes formes de litiges pour les résoudre et déclencher les règlements. Jean-Christophe Guestault nous le confirme : « L’automatisation des tâches administratives à faible valeur ajoutée et l’intensification des relances nous permettent aujourd’hui de nous concentrer sur l’échange et le dialogue avec nos clients. En effet, la communication et les relations humaines occupent une place primordiale pour le recouvrement des créances, en complément d’une solution logicielle»

De l’anticipation des risques au partenariat « business » avec la Direction Commerciale : les nouveaux indicateurs
La prochaine étape du Département Credit Management Options, toujours à partir de la solution ELOFICASH, sera de mettre en place de nouveaux indicateurs comme le taux de litige, le délai de paiement calendaire en vue d’être toujours plus réactif. Le projet vise à rendre toujours plus « intelligibles » les données financières en vue de les communiquer au Département Commercial. Ce dernier disposera ainsi de « matière » pour négocier au mieux, surtout dans le cadre de contrats annuels avec les entreprises et les institutionnels. « Au delà des missions traditionnelles de recouvrement et de gestion du risque client, notre rôle est d’être un facilitateur de business en délivrant à notre Département Commercial toutes les informations nécessaires. Cela contribue aussi à sécuriser le poste clients» nous confie Jean-Christophe Guestault.

Il conclut : « A l’image de l’évolution des besoins de notre entreprise, la collaboration avec Covline progresse constamment en privilégiant l’efficience, l’efficacité et l’écoute. Notre objectif est d’insuffler une nouvelle culture cash dans toutes les filiales et à tous les étages de notre Groupe en impliquant les collaborateurs et en créant de la motivation. »

A propos de COVLINE -
Editeur métier, COVLINE s’illustre par sa solution logicielle ELOFICASH qui répond à tous les enjeux des entreprises en matière de gestion du cash, de prévention du risque, de recouvrement amiable et de traitement des litiges. Multi langues, sociétés,devises, payeurs, ELOFICASH, se fond dans tout système d’information pour exploiter et tirer profit des données nécessaires au recouvrement. En complément de garantir des indicateurs et un suivi « sans faille » des actions, ELOFICASH se veut une solution résolument collaborative et ouverte sur l’écosystème de l’entreprise, de l’échange entre collaborateurs via Smartphone, forum, workflow… à la collecte d’informations auprès de tiers - assureurs-crédit, fournisseurs de données légales, juridiques...
Fidèle à son positionnement, l’éditeur COVLINE dispose d’une approche indirecte, créatrice de valeur ajoutée pour les clients. Il dispose d’un réseau de spécialistes – intégrateurs, cabinets de conseils –qui construisent, à partir d’ELOFICASH, en mode licence ou SaaS, des solutions personnalisées, intégrant les spécificités métiers et organisationnelles de chaque entreprise.

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