Au cours de ces dernières années, les relations commerciales entre clients et fournisseurs sont devenues très complexes du fait de la diversification des canaux de vente, de la personnalisation croissante des produits, de la fréquence accrue des promotions, des nouvelles politiques de fidélisation, etc. Plus récemment, en 2008, la Loi de Modernisation de l’Economie, a assoupli la négociabilité des conditions commerciales : désormais les fournisseurs, au même titre que les distributeurs, peuvent moduler leurs tarifs en fonction de leurs partenaires commerciaux.

En conséquence, les entreprises doivent pouvoir suivre plus finement l’ensemble des composantes de leur relation avec leurs clients. Elles doivent en particulier veiller à éviter les erreurs qui entraînent des contestations de factures, des émissions d’avoirs… et qui leur font subir un allongement sans fin du délai moyen de paiement ainsi qu’une augmentation des coûts administratifs - autant d’aléas qui ont de surcroît un impact négatif sur leur image et leur crédibilité.

C’est pourquoi les conditions commerciales doivent être gérées de façon dynamique, structurée, et une à une afin de pouvoir appliquer différentes conditions de prix, de paiement, de livraison, d’y intégrer des opérations promotionnelles, des avantages exceptionnels, etc. et de les faire figurer à la fois dans le bon de commande et au niveau de la facturation. Or la multiplicité des combinaisons possibles peut vite dépasser le raisonnement humain.

Les outils de BRMS (Business Rules Management System) apportent des solutions pour pouvoir gérer dynamiquement les conditions commerciales. Le principe est simple : il s’agit de faire porter les règles métier par un applicatif dédié, comme celui proposé par ILOG, plutôt que par les applications de gestion (gestion commerciale, comptabilité - trésorerie, CRM). Le référentiel de règles sera appelé par les différents outils qu’utilisent au quotidien les forces de vente, le département Achats, la direction marketing ou encore les équipes comptables pour une application automatique des conditions commerciales qui ont été négociées.

Même si l’outil est administré en central par la DSI, qui doit assurer son interface avec le système d’information, ce sont les utilisateurs métier qui vont en maîtriser le contenu. Les solutions du marché permettent en effet l’ajout de nouvelles règles écrites en langage fonctionnel et non en code informatique.

Une solution de BMRS doit remplir quatre fonctions principales :
- gérer les règles pour en faciliter la création, la mise à jour, le suivi des différentes versions et la validation (workflow),
- simuler l’impact de leur mise en œuvre et faire des tests sur l’environnement de référence,
- les exécuter au sein d’une application métier en définissant des priorités les unes par rapport aux autres et en veillant à la sécurité des accès,
- les administrer de façon homogène et cohérente à la fois au niveau des droits d’accès, du monitoring et de la supervision.

Les bénéfices du déploiement d’une technologie de BRMS sont rapidement constatés.

Les utilisateurs gardent la main sur les règles à appliquer. Ils peuvent aisément les publier et les adapter en fonction des évolutions du contexte économique ou des spécificités de leur interlocuteur. Certains outils leur offrent en plus la capacité de simuler l’impact qu’aurait la modification d’une règle sur l’ensemble d’une négociation commerciale. Enfin, le partage d’information, voire le travail collaboratif entre les différentes directions concernées dans l’entreprise est fluidifié.

Côté DSI, la maintenance est simplifiée du fait de la séparation entre l’application et le moteur de règles : les cycles de vie sont en effet gérés de façon indépendante et les modifications de règles ne nécessitent pas d’intervenir sur chacune des applications métier. Ajoutons le fait que ces technologies, reposant sur les principes des architectures orientées services, sont ouvertes et compatibles avec les différents composants du système d’information (applications de gestion mais aussi référentiels de données, gestionnaires de processus).

Globalement, la compétitivité commerciale est accrue grâce à des offres affinées en temps quasi réel en fonction du client, du type de produits, de la saison, etc. Le potentiel d’innovation en matière de stratégie commerciale est plus élevé grâce aux simulations. Les processus commerciaux sont plus rigoureux du fait de la centralisation et de l’automatisation. Enfin, des rapports d’analyse peuvent être produits pour mesurer et apprécier l’intérêt de conserver ou de modifier telle ou telle règle.

À ce jour, les secteurs de la grande distribution, de l’agro-alimentaire, de la banque et de l’assurance sont ceux qui ont la plus grande appétence aux projets de BRMS. L’amplitude de leurs portefeuilles de produits et services et leur maturité quant aux nouvelles approches de SI (SOA, mise en place de référentiels…) expliquent en partie cet intérêt. Toujours est-il que les projets de BMRS font souvent partie d’une démarche plus globale de modernisation des systèmes d’information pour les rendre plus agiles et capables d’absorber les évolutions de l’entreprise et de ses activités.

Par Lilian Jouaud, Directeur d’Agence e-Business chez Micropole-Univers

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