Pour information, sachez qu’en France, chaque année, alors que ce sont près de deux milliards de factures qui sont émises par les entreprises dont moins de 5% sont dématérialisées à ce jour …

La facture dématérialisée, une histoire déjà ancienne ...

Les premières règles de dématérialisation des factures ont été initiées en France au cours des années 80 à la demande d’importants émetteurs de factures comme, par exemple, les constructeurs automobiles.
La solution technique retenue à l’époque fut de faire transiter à travers des réseaux informatiques spécialisés un grand nombre de factures en une seule opération, cette solution se dénomme ‘EDI’ (Echange de Données Informatisées) mais son important coût de fonctionnement en a réservé l'usage aux grosses entreprises ainsi qu’aux administrations centrales.

Ainsi, afin de permettre aux PME-PMI de pouvoir réduire leurs coûts de fonctionnement, nécessité absolue dans le cadre actuel de la compétition économique mondiale, le législateur a défini un environnement juridique et fiscal très précis permettant d’utiliser Internet pour envoyer des factures.
Ce sont ces factures dématérialisées que les entreprises comme les personnes publiques sont maintenant susceptibles d’émettre et de recevoir.

Le cadre légal de la facturation
Document central dans la relation commerciale, la facture recouvre de nombreuses problématiques, qu'elles soient comptables, commerciales, juridiques ou encore fiscales, ce qui explique que sa version électronique, au même titre que sa version papier, soit très encadrée. L'établissement et la conservation des factures sont définis par les articles L. 441-3 du Code de Commerce et 289 et 289bis du Code Général des Impôts. Afin d’en permettre la dématérialisation tout en l’encadrant, le législateur a modifié et complété cette législation en deux étapes successives.

La première étape de la réforme a consisté en l’harmonisation des mentions obligatoires des factures au sein de l'Union Européenne. Ainsi les factures ont été découpées, schématiquement, en trois parties principales :
- les mentions générales (les noms et coordonnées de l'entreprise et du client) ;
- les mentions relatives à l'opération (date, quantités et libellés, prix HT, taux de TVA, …) ;
- les mentions relatives à la facturation (total HT, montant de la TVA, …).

La seconde étape a permis de définir les règles de base de la dématérialisation des factures grâce notamment à la directive du 17 août 2003 qui fait suite aux différentes directives européennes. Il y est clairement indiqué que chaque facture dématérialisée se doit d'être un document unique, non falsifiable, authentifiable et dont l'origine doit être absolument certaine tant du point de vue comptable que du point de vue fiscal. Bien sûr, ces contraintes s'imposent aussi aux destinataires de ces factures qu’ils soient personnes publiques ou entreprises.

Dématérialisons …

Attention toutefois car dématérialiser des factures ou accepter de recevoir des factures dématérialisées nécessite de prendre certaines précautions préalables. En effet la dématérialisation des factures ne doit pas être considérée comme ‘une mode’ mais bien comme une nouvelle façon de gérer administrativement les entreprises. Ainsi, dématérialiser une facture c’est modifier le mode de fonctionnement interne de l’entreprise en supprimant l’impression, la mise sous enveloppe, le postage et enfin et surtout le mode de stockage et d’archivage.

C’est également la possibilité pour les entreprises de recourir à l'autofacturation, méthode qui consiste à permettre à ses clients ou à une société tierce (dite d'affacturage) d'émettre des factures en son propre nom.

… mais pas tout seul !

Légalement un projet de dématérialisation de factures ne peut se faire qu’en accord avec les entreprises ou les personnes publiques destinataires, il faut donc, avant de présenter le projet à ses partenaires, définir de façon très précise chaque étape du processus qui va de la rédaction de la facture en passant par son contrôle, sa sécurisation, son authentification jusqu’à l’expédition de la facture en mode dématérialisé.

N’envisagez pas de mettre en œuvre tout seul un projet de dématérialisation des factures car vous risqueriez alors de vous retrouver ‘hors la loi’ avec, pour conséquence, le risque d’avoir de gros problèmes juridiques et fiscaux. Faites vous donc accompagner par un expert qui pourra contrôler la conformité juridique et fiscale de la solution de votre fournisseur. Pour votre confort et votre sécurité, choisissez un expert indépendant qui ne soit pas lié à votre fournisseur ou aux différents prestataires de services de dématérialisation.

Comment vous organiser ?

Maintenant que vous avez fait contrôler et valider la méthode utilisée par votre fournisseur, vous devez en interne mettre en œuvre une organisation ainsi que les moyens vous permettant de pouvoir conserver ces factures tout en pouvant y accéder aisément comme, par exemple, dans le cadre d’un contrôle fiscal. A nouveau, faites vous accompagner par un expert qui vous conseillera et vous présentera les solutions rationnelles adaptées à votre situation réelle.


Avant tout, faite étudier votre projet

Que vous souhaitiez émettre ou recevoir des factures électroniques, faites vous assister au préalable par un conseil extérieur indépendant même, et peut être surtout, si votre fournisseur ou votre partenaire technique vous assure que la mise en œuvre est très simple.

En effet comment, sans les conseils d’un expert, être sûr que chaque facture électronique :
- est un document unique et non falsifiable ;
- est conforme à la législation comptable et fiscale française ;
- utilise des signatures électroniques au sens de la loi ;
- est conforme à la législation en vigueur en matière de preuve numérique ;
- assure la sécurité et la confidentialité du transfert à travers le réseau Internet.

Ces contraintes fortes ne doivent pas vous faire oublier que, du fait du cadre juridique, commercial et fiscal qui encadre la facture, vous êtes totalement responsable devant la loi de la validité des factures que vous émettez comme de celles que vous recevez et qu’en cas de disfonctionnement vous risquez fort alors de vous retrouver 'hors la loi' avec les conséquences juridiques et fiscales qui pourraient en résulter.

En guise de conclusion :

Avant de prendre la décision d'émettre ou de recevoir des factures électroniques, n’hésitez donc pas à faire réaliser une étude préalable adaptée à votre environnement propre. Cette étude vous permettra alors de mettre en place une organisation et un contrôle qui vous soit véritablement adapté et, surtout, évitez de tomber dans les pièges, les raccourcis et les 'fausses bonnes idées' que certains pourraient vous présenter.

Enfin gardez en mémoire que la réglementation sur la dématérialisation des factures offre aux entreprises le moyen de réduire leurs coûts et de rester compétitives dans le cadre de la compétition économique mondiale et, à l’heure où le chômage sévit, cette opportunité ne doit laisser personne indifférent.

Gilles de Chezelles
Mail : gdc@ag-pm.com
Site : www.ag-pm.com