« Dans un groupe international tel que VINCI, leader mondial dans le secteur de la construction et des concessions, chaque entité doit répondre à des attentes diverses en matière de communication financière selon les destinataires concernés » commente Philippe Bavay, Directeur Informatique du groupe VINCI. « La multiplicité des référentiels nécessaires (fiscalité en normes françaises, consolidation en normes IFRS, reporting opérationnel selon
les normes internes.) augmente le volume d'informations à produire et à analyser tout en visant en permanence une réduction des délais de production. Pour répondre à cette double contrainte, la solution TOSCANE FAS de la société INVOKE a été retenue par VINCI pour automatiser le reporting comptable de la holding » poursuit-il.

En 2005, VINCI Holding décide de mettre en place une solution de reporting afin de répondre à la problématique de production d'information en double référentiel (normes françaises, normes IFRS) directement tenu en détail dans ces 2 normes dans le système comptable. Pour cela, VINCI Holding a réalisé un appel d'offre auprès des éditeurs comptables.
La solution de reporting recherchée devait permettre d'automatiser le processus de production des plaquettes financières internes. Ces plaquettes financières disponibles à J+20, étaient établies jusqu'alors par le service comptable à chaque bilan trimestriel par reports mensuels des différents éléments d'analyse comptable dans les tableaux Excel classiques.

Après une phase de consultation s'appuyant sur diverses présentations de maquettes du produit à un panel d'utilisateurs, VINCI Holding a choisi la solution TOSCANE FAS éditée par INVOKE, solution présentée par LEFEBVRE SOFTWARE dans sa réponse à l'appel d'offre. Ces maquettes se basaient notamment sur 2 ou 3 états, représentatifs des possibilités que devrait offrir l'outil en termes de paramétrage et de restitution.

Ces séances de travail en atelier ont permis aux utilisateurs d'apprécier les avantages de TOSCANE FAS tels que :
- l'ergonomie et le confort d'utilisation de la solution pour une exploitation directe par le personnel comptable sous cellule d'administration dédiée,
- la souplesse et l'adaptabilité du paramétrage : évolutions, transfert de compétences.


Pour une meilleure traçabilité de plus de 3 millions d'écritures comptables

Le processus actuel de production des reportings de VINCI Holding avec la solution TOSCANE FAS s'appuie en entrée sur des interfaces qui alimentent automatiquement le système à partir des bases comptables en conservant le niveau de détail des écritures de la comptabilité analytique.
Un des objectifs était de réaliser ce transfert et la production de la plaquette financière en moins de 10 minutes pour la société comptable la plus volumineuse, et ce à la demande des utilisateurs, qui réalisent cette opération plusieurs fois par jour en période de bilan.

A l'aide des librairies de restitution et des fonctionnalités puissantes proposées dans TOSCANE FAS (traitement de texte et tableur dynamique intégré TOSCANE IMAGINE d'INVOKE), les plaquettes financières sont disponibles dans le système pour les différentes entités de la holding de VINCI, selon les fréquences définies et la norme choisie (norme française ou IFRS).

Une des capacités fortes du système est la possibilité de disposer, par un simple clic sur un montant, d'une piste d'audit permanente des différents postes financiers restitués. En effet, la valeur d'un poste de bilan peut ainsi être justifiée jusqu'au détail de l'écriture comptable.

Après un démarrage du projet début 2006, une version simplifiée de la plaquette a été produite avec TOSCANE FAS pour l'arrêté du 30 juin 2006. Cette première mise en production a confirmé les bénéfices attendus de ce système :

- éliminer le risque informatique que représentait la multitude de tableaux Excel utilisés auparavant, l'ensemble étant désormais centralisé et stocké dans l'application,

- gagner du temps globalement sur la production d'une version des états de la plaquette (réduction des délais particulièrement sensible et appréciable pour les « ultimes modifications comptables » en période d'arrêté).

« Plus d'un an après la mise en production de TOSCANE FAS, l'exploitation fréquente du système nous a conforté dans notre choix. La solution d'INVOKE nous a en effet permis de répondre à l'ensemble de nos objectifs de départ » conclut Philippe Bavay.

TOSCANE FAS est désormais en cours de déploiement dans une première phase pour le reporting de trésorerie dans le pole VINCI Construction Filiales Internationales.