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Réussir sa réunion au Japon !


La réunion est généralement le premier acte que l’on fait quand on arrive dans une entreprise au Japon. Or si en France, c’est bien le résultat final qui compte - un contrat n’a de valeur que quand il est signé - au Japon c’est le chemin pour y parvenir qui est important. Ce chemin peut être semé d’embuches si vous ne faites pas, un tant soit peu, une approche méthodique et humble avec vos partenaires japonais.



Laurent Goulvestre
Laurent Goulvestre
Quelques éléments clefs à connaître :

Le temps
Arrivez 15 minutes en avance au rendez vous ! Les Japonais ont une conception du temps extrêmement rigide et c’est le seul pays asiatique que je connaisse ou arriver à l'heure, c'est déjà être en retard. Vos interlocuteurs ne vous respecteront que si la réunion commence à l'heure exacte (vidéo projecteur installé et documents distribués) et que si vous montrez de la rigueur dans tous vos actes et vos propos.

Quand vous arrivez dans la salle et pour trouver votre place, laissez les Japonais vous l’indiquer. Si c’est vous qui organisez la réunion, il faut respecter certaines règles dans le placement de vos convives. A savoir : toujours placer en face à face des invités à niveau hiérarchique identique. Placer le plus haut hiérarchique à l’opposé de la porte. Plus les participants sont loin du directeur et plus ils descendront dans la hiérarchie.
Si vous allez régulièrement visiter le même partenaire Japonais, ne saluez pas tout le monde dans tous les services même si vous avez tendance à tous les connaitre. Cette démarche serait perçue comme cavalière.

Cherchez la personne la plus compétente et non pas la plus importante dans vos discussions. Le chef reste souvent discret et il est très écouté quand il prend la parole.
Apprenez à parler en mode pondéré, avec des silences, pour montrer de la considération. Ne jamais interrompre son interlocuteur ou le mettre en porte à faux en disant qu’il n’a pas complétement raison, ou pire encore, de dire qu’en France on ne fait pas ça et que cela marche mieux.

Prenez en notes les points importants. Vous verrez que les Japonais son souvent accompagnés de leur secrétaire pour prendre les notes, cela est une marque d’importance pour leur statut. Ne laissez pas votre portable allumé et ne sortez de la salle qu’exceptionnellement car cela est souvent mal perçu.

Les valeurs Japonaise sont : l’ordre, le respect et la rigueur. Il y a donc de bonnes manières connaitre.
Lorsque vous prenez la parole, balayez du regard tout l’auditoire sans fixer une personne en particulier. Ne parlez pas trop fort, limiter la gesticulation et dans la mesure du possible, tenez-vous droit. Remerciez toujours les personnes qui vous ont invité en leur signifiant que c’est un grand honneur d’être ici et en inclinant légèrement la tête.
Limitez-vous au strict minimum dans les démonstrations de sympathie. Les présentations doivent être très formelles, sans excès et surtout pas d’humour. L’humour c’est pour le soir mais ce n’est pas vous qui commencerez car la gaffe est souvent proche tellement notre humour est différent du leur.

Le Ringi
Les patrons japonais sont des adeptes du « ringi », la recherche du consensus sans compromis, chose impossible à comprendre pour un cerveau occidental et qui ne sera pas développé ici. Une fois le consensus obtenu, une décision est alors prise.

La tradition du cadeau
Le cadeau n’est pas là pour faire plaisir mais pour ne jamais oublier « Giri », l’obligation du retour. Il montre un engagement réciproque proportionnel au cadeau offert. Tout ce que l’on reçoit doit être redonné d’une manière ou d’une autre, sinon c’est la perte d’honneur : Haji. Les cadeaux qui se donnent entre partenaires doivent donc être de valeurs similaires. Offrir un cadeau de plus grande valeur que celui reçu, c’est mettre son partenaire dans l’embarras et c’est là que la notion de face intervient et sera perdue dans ce cas là. Conserver la face c’est donc trouver le juste équilibre entre les parties dans le don. A noter aussi que s’ils vous offrent un cadeau, il faudra en faire un en retour lors d’une prochaine visite. Le cadeau ne s’ouvre pas en public pour éviter la perte de face.
Exemple de cadeau : bouteilles de vin, Cognac, livres sur l’art, chocolat, un stylo Mont-Blanc, carte postale de la région et photo de l’entreprise.
Dans la mesure du possible, il est toujours mieux de l’apporter et de l’offrir soit même. Veillez à l’emballage qui a pratiquement plus d’importance que le cadeau lui-même. Le Japon a besoin de mise en forme et de respect des traditions.

Les contrats se gagnent le soir
Il faut accepter toutes les sorties du soir dans tous les cas. Il s’agit d’un moment de libération et il est impressionnant de voir le changement d’attitude à ce moment là. Le lendemain, vous serez aussi saisi dans l’autre sens. Le Japonais aura fait un RAZ de sa soirée pour commencer à nouveau sa journée comme si rien ne s’était passé !
En ce qui concerne l’humour et comme cité ci-dessus, les blagues japonaises sont généralement d’un niveau étonnamment bas ! Attention à ne pas tomber dans le piège de l’alcool et du tout et n’importe quoi pour avoir leur adhésion…

Bonne chance

Laurent Goulvestre
Facilitateur interculturel
 

Mercredi 9 Mai 2012
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