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Numérisation des factures et de gestion des documents : I.R.I.S., un nouveau contrat ECM chez Jacques Delens


I.R.I.S., société cotée en bourse (EURONEXT Bruxelles: IRI), spécialisée en Reconnaissance Intelligente de Documents (IDR) 1, en Gestion Électronique de Documents (ECM) 2 et en Infrastructure IT complexe (ICT) 3, a le plaisir d'annoncer que Jacques Delens lui a confié son projet de numérisation des factures et de gestion des documents.



Le projet initial, réalisé en 2008, se concentrait sur la numérisation et la gestion des factures. Dorénavant, l’ensemble du courrier entrant - plusieurs dizaines de milliers de nouveaux documents papier, télécopies et courriers électroniques par an - sera capturé et indexé dans un système centralisé qui facilitera le partage et la recherche des documents tout en stimulant la collaboration entre les employés.

Jacques Delens est une société belge de construction et constituée en 1967. En 1982, l'entreprise a rejoint le Groupe BESIX, un acteur international de premier plan dans le secteur de la construction. Active dans les secteurs public et privé, la société se consacre à la construction, la rénovation et la restauration de bureaux, habitations, complexes industriels, etc.

Projet initial

En 2008, I.R.I.S. a mis au point chez Jacques Delens un système de lecture et traitement automatiques des factures entrantes. Depuis la mise en oeuvre de ce système, toute facture est scannée, reconnue puis soumise à un processus d'approbation permettant à la personne habilitée d'exécuter la tâche qui lui incombe (approbation du paiement, refus, etc.). L'image de la facture est également stockée et archivée dans un système centralisé de gestion de contenus d'entreprise. A l'heure actuelle, environ 25.000 factures sont ainsi traitées chaque année.

Développement du projet

Après la mise en oeuvre réussie du projet initial en 2008, Jacques Delens a demandé à I.R.I.S. d'étendre le processus à tout le courrier entrant : documents papier, télécopies et courrier électronique. Alors que la phase initiale ne concernait que les services impliqués dans le processus de paiement des factures, cet élargissement concernera tous les départements de la société.

«Cette mise en oeuvre progressive est une méthode que nous recommandons souvent à nos clients », déclare le CEO d'I.R.I.S., Etienne Van de Kerckhove. « Lorsque le système a fait ses preuves à l'échelle d'un service, il peut être en toute confiance étendu à l'ensemble de l'entreprise dans la mesure où le client sait que les résultats seront positifs.»

Le logiciel de capture de données existant a été intégré dans IRISPowerscan, la solution de numérisation et d'OCR de production d'I.R.I.S., compatible avec les scanners haute vitesse les plus courants. Après leur dématérialisation, les documents sont stockés dans un environnement IRISNext sécurisé. L'archivage numérique permet de rechercher et obtenir rapidement certains types de documents, ce qui améliore la productivité et la satisfaction des employés qui en bénéficient – une centaine environ. Chaque année, des dizaines de milliers de nouveaux documents devraient ainsi être traités.

À propos d’I.R.I.S.
La mission d’I.R.I.S. est d'augmenter la productivité et les connaissances de ses clients en les aidant à mieux gérer leurs documents, données et informations.
I.R.I.S. Products & Technologies développe des technologies et des produits dans le domaine de la Reconnaissance Intelligente de Documents et commercialise son portefeuille de produits à l'échelle mondiale à travers de solides partenariats.
I.R.I.S. Professional Solutions permet aux sociétés et aux administrations de trouver en une seule compagnie un savoir‐faire novateur et des solutions de haute technologie pour gérer efficacement leurs documents, leurs flux d'informations et leurs infrastructures informatiques
I.R.I.S. emploie plus de 600 personnes réparties entre Louvain‐la‐Neuve, Bruxelles et Anvers (Belgique), Orly (France), Windhof (Luxembourg), Amstelveen et Maastricht (Pays‐Bas), Aachen (Allemagne), Delray Beach (Floride, États‐Unis), Hong‐Kong (Chine), Oslo (Norvège) et Copenhague (Danemark).
iriscorporate.com

I.R.I.S. Europe Headquarters

1. IDR (Intelligent Document Recognition) : reconnaissance automatique du contenu des documents structurés (formulaires) ou non structurés (courrier entrant, factures, etc.)
2. ECM (Enterprise Content Management) : acronyme désignant les technologies de gestion électronique de contenus.
3. Optimized IT infrastructure : architecture “best-in-class” pour les serveurs et le stockage numérique, incluant la consolidation et la virtualisation

Mardi 8 Février 2011
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