Le pilotage économique des directions des systèmes d’informations répond à une logique d’optimisation de la création de valeur et contribue à la performance de l’entreprise. Ainsi pour pouvoir répondre à ce défi, le métier de contrôleur de gestion a évolué pour s’adapter à l’environnement des systèmes d’information et au nouvel enjeu de la maîtrise budgétaire.

Les missions du contrôle de gestion au sein de la DSI

Le budget SI représente entre 10% et 50 % du budget total de fonctionnement des entreprises utilisant des outils informatiques. Ce lourd investissement suppose une consolidation du budget qui passe par une meilleure connaissance de la nature des dépenses (ex : change/run distinction entre les coûts liés à la construction du projet et les coûts liés à son fonctionnement, interne/externe…) et de la structure des coûts (ex: CAPEX investissement/OPEX charges d’exploitations) afin d’optimiser l’impact de la dépense informatique sur les résultats financiers de l’entreprise.

Le contrôleur de gestion doit pouvoir encadrer de façon précise le périmètre informatique et identifier les « coûts cachés » des « coûts visibles ». Il peut agir aussi comme un point de référence pour un chef de projet, afin de suivre les coûts sur la durée de vie du projet et pouvoir conseiller l’opérationnel sur son pilotage et ce, grâce aux différents indicateurs (respect des prévisions, de la rentabilité, construction du budget, suivi du réalisé …).

Le contrôleur de gestion doit aussi pouvoir mettre en relief le retour sur les investissements financiers des projets en rendant compte de la création de valeur par rapport au coût de l’investissement. Les gains économiques et financiers (ex : la réduction future du nombre d’ETP grâce au projet) pouvant être plus facilement interprétables pour une prise décision que des gains qualitatifs (ex : data cleaning).

La mise en place d’une solution d’outils de contrôle de gestion adaptés aux organisations

L’utilisation d’outils informatiques adaptés à l’environnement de l’entreprise est nécessaire pour suivre les coûts et au pilotage des budgets. La multitude de collaborateurs et des réalités opérationnelles (ex : étalement des contrats sur plusieurs périodes et années différentes) lors d’un projet peut rendre le suivi difficile pour la finance et pour le chef de projet. Beaucoup de structures voient se multiplier les fichiers Excel de suivi et les macros qui deviennent vite obsolètes avec l’évolution des besoins.

La solution informatique mise en place doit permettre de rapprocher la vision métier de la vision comptable, d’éviter la multiplication des retraitements de données, de consolider l’information et de la restituer. La solution doit permettre la création de reportings compréhensibles et interprétables par l’ensemble des acteurs de la DSI mais aussi de ses clients.

Cette solution doit intégrer divers outils informatiques permettant de faciliter l’allocation des coûts aux entités concernées, mettre en place un time-tracking des activités (pilotage, conception, homologation …), faciliter la refacturation des prestations à d’autres entités du groupe, réaliser Le suivi des immobilisations, calculer automatiquement les provisions et dotations et permettre la réduction du nombre des opérations diverses à chaque clôture mensuel ou annuel, etc.

Enfin, Ces évolutions deviennent obligatoires dans le cadre du respect des normes et réglementations internationales (IFRS, IAS, SOX) qui imposent aux groupes une fiabilité des documents financiers.

La maîtrise de ces éléments permet un gain de temps considérable, une réduction de la charge de travail pour les métiers, un meilleur suivi pour les opérationnels et une meilleure fiabilité des données financière pour les entreprises.

Le contrôle de gestion SI est aujourd’hui devenu une activité incontournable pour les DSI dans le pilotage d’activité et de projets pour la satisfaction de tous leurs collaborateurs (métiers, dirigeants, chef de projet).

Rédacteur : Sofian Bouachiri, Consultant mc2i Groupe

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