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Lundi 6 Juillet 2015

Gestion des notes de frais : la fin d’Excel ?


Concur révèle huit conseils pour optimiser sa gestion des notes de frais



Traiter les notes de frais manuellement – papier ou tableur – peut être frustrant. Mais grâce à l’automatisation progressive cette tâche est facilitée et les tableurs ne sont plus l’unique façon de les gérer. Concur, éditeur de solutions de gestion des frais et déplacements professionnels ayant rejoint le groupe SAP, explique comment faciliter la saisie des notes de frais et comment optimiser leur gestion tout en respectant les objectifs fixés.

1/ Débarrassez-vous des idées reçues sur les notes de frais
La peur et le manque de temps sont les principaux freins à l’adoption d’une solution automatisée. Un peu de pédagogie et d’accompagnement permettent de désarmer facilement les réticences que certains collaborateurs peuvent avoir. Afin d’effectuer la transition avec succès, il faut identifier les raisons du blocage et sensibiliser les employés aux bénéfices que le changement apportera (soumission, validation et remboursement seulement en quelques jours au lieux de nombreuses semaines, etc.)

2/ Mettez en place de nouveaux processus
Manuellement, il faut compter en moyenne une heure par demande de remboursement à traiter. Si l’on multiplie ce chiffre par le nombre d’employés d’une entreprise, cela fait déjà trop d’heures perdues. Continuer à traiter les notes de frais manuellement ne se justifie plus surtout si une autre solution existe.

3/ N’utilisez plus de tableur
Pourquoi abandonner Excel ? Il est vrai que le tableur est le couteau suisse de la note de frais. Et, c’est un bon moyen de traiter des quantités importantes de données si on ne considère pas les erreurs de calcul, feuilles imprimées, reçus perdus et aller-retour de mails. Mais ce tableau Excel est peut être plus cher qu’il n’y paraît. Par ailleurs il ne permet pas la détection automatique de fraude (double déclaration d’une note de restaurant, cohérence entre le justificatif et le montant saisi…).

4/ Redonnez le sourire à votre contrôleur de gestion
Avoir un bon processus de gestion des notes de frais en place augmente la satisfaction de votre équipe comptable et de vos employés mais surtout du contrôleur de gestion qui est toujours serein à l’approche d’un contrôle fiscal ou pour faire sa demande de récupération de TVA.

5/ Mettez en valeur les meilleures pratiques
Comment vérifier que les notes de frais respectent la politique de dépenses de votre entreprise ?
Un conseil serait d’intégrer les règles de l’entreprise à un système qui vérifierait automatiquement la conformité des notes de frais de sorte que les notes non conformes soient rejetées ou notifiées avec une alerte.

6/ Soyez créatifs, dites vous que l’on peut toujours faire mieux
Et si les notes de frais étaient traitées directement ? Et si l’on pouvait photographier un reçu avec son portable et joindre la photo à notre demande de remboursement, la soumettre et que cela soit directement lié aux dépenses de notre Carte Bleue professionnelle ? Et si c’était déjà possible ?

7/ Renseignez-vous sur la meilleure manière de changer votre gestion des notes de frais
Gagner en flexibilité en gérant vos notes de frais sur mobile via une application pour pouvoir les soumettre n’importe où et n’importe quand. Il est possible d’avoir une visibilité complète sur les dépenses de l’entreprise en temps réel depuis un smartphone ou une tablette. Une solution de gestion des notes de frais automatisée permet de faire tout cela.

8/ Passez à l’acte
L’heure est au changement. Ne vous laissez pas dépasser par la technologie. Connectez votre solution de notes de frais aux systèmes informatiques de votre entreprise : ERP, logiciels de comptabilité, CRM, etc. C’est simple et le système peut être opérationnel en quelques jours voire heures. Vos employés vous en seront reconnaissants.

A Propos de Concur
Concur, filiale de SAP, est un des principaux fournisseurs de solutions dédiées à la gestion des déplacements et frais professionnels. Sa mission est d’aider les entreprises de toutes tailles à changer la manière dont elles gèrent leurs dépenses pour qu’elles puissent se concentrer sur leur cœur d’activité. Grâce à la plate-forme ouverte de Concur, l’ensemble des acteurs de l’écosystème du voyage d’affaires (clients, fournisseurs et développeurs), peut accéder au Cloud Concur. Le système Concur s'adapte aux préférences individuelles des employés et répond aux besoins de toutes les entreprises.
Concur France est la filiale du groupe international Concur. Au quotidien, et depuis plus de 15 ans, son équipe française pluridisciplinaire accompagne les organisations du secteur public et privé.
www.concur.fr

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1.Posté par Chris le 04/02/2016 10:49 | Alerter
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Les entreprises ont en effet tendance à sa focaliser sur le montant des dépenses et en oublie les coûts indirects liés au processus de traitement d'une note de frais.
Une étude réalisée par HRS et la fondation GBTA sur l’impact financier de la gestion des notes de frais démontre que le temps de réalisation d'une note de frais est de 20 minutes soit un coût pour l'entreprise de 53€ ( ce chiffre peut se discuter). Par ailleurs, le processus comporte également des erreurs dans 1 cas sur 5, avec un impact financier direct : 18 minutes par note de frais corrigée, soit 48 €.
Cette étude est disponible ici

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