Certes, ce calcul n'est pas forcément très exact. Mais il donne une idée de la quantité d'énergie déployée pour le traitement des factures sur papier. Le temps perdu est considérable: ces documents sont saisis, souvent photocopiés, transmis, classés, parfois encore recherchés et retransmis. Cela représente à chaque fois des dizaines de minutes. Pour une PME, ce sont autant d'efforts qui ne sont pas consacrés à l'activité commerciale.

L'intérêt à utiliser les possibilités qu'offre l'informatique pour optimiser le traitement des factures est évident. D'un point de vue économique, naturellement, mais aussi écologique.

En Suisse, deux systèmes de facturation électronique existent sur le marché, celui des banques (Paynet) et celui de PostFinance (Yellowbill). Ils ne sont pas gratuits et ne suppriment pas tous les coûts, mais permettent d'accélérer le traitement et de faire des économies substantielles. Leur apparition ne remonte qu'à quelques années, mais ils sont intégrés à plusieurs logiciels de gestion et leur usage commence à entrer dans les mœurs.

L'enjeu dépasse celui des factures. Demandes de documentation, offres, commandes, confirmations, procès-verbaux, contrats, statuts, dossiers de procès, formulaires pour les impôts ou les assurances sociales: tous ces documents sont importants pour la comptabilité. Selon la loi, la plupart doivent impérativement être conservés en sécurité durant au moins 10 ans. Leur manipulation sous forme papier alourdit la charge administrative et mobilise des surfaces d'archivage.

Pourquoi en rester à ce système, alors que le courrier électronique tend à supplanter les envois postaux, les fax ou les télégrammes ? En effet, la maturité des systèmes de gestion électronique de documents (GED) permet aujourd'hui de travailler sans document imprimé. On se rapproche du rêve du bureau sans papier.

Pour revenir aux documents comptables, les solutions de gestion et d'archivage électronique sont maintenant à la portée de toutes les entreprises. Comme toujours, l'introduction de nouvelles technologies suscite une certaine méfiance. Les progiciels de gestion intégrés, les ERP, rencontrent des résistances du même ordre auprès de leurs clients.

Il est vrai que, souvent, plus un système informatique est puissant, plus il impose sa méthode de travail. Comme celle d'un ERP, l'installation d'un système de gestion électronique de documents est une tâche qui demande de la rigueur. Cela intimide de nombreuses PME, mais l'effort en vaut la peine.

Comme dans tout projet informatique, il importe simplement de bien établir les besoins et de choisir une solution en fonction. Il est nécessaire de définir clairement les processus, tandis que le personnel doit être formé et informé des objectifs. Mais avant toute chose, il faut impliquer le conseil d'administration, qui est responsable du contrôle, et le réviseur, qui devra se prononcer sur la conformité des comptes.

Se remémorer les exigences des bases légales n'est pas inutile. Les principaux textes concernés sont le Code des obligations, notamment en matière de comptabilité commerciale, et l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). A cela s'ajoute l'Ordonnance concernant les données et les informations transmises par voie électronique (OelDI) et la Loi sur la signature électronique (SCSE), ainsi que les textes touchant à la TVA, aux impôts, au droit du travail ou à la protection des données.

Les seuls documents devant impérativement être conservés sous forme écrite et signée sont le bilan et le compte de résultats. Les autres, livres de compte, pièces comptables (documents bancaires, extraits de compte, bulletins de livraison, décomptes de salaire et de frais, reçus ou factures) et correspondance (lettres envoyées et reçues, factures, commandes et confirmations, instructions de paiement, notes de crédit, contrats, pièces juridiques ou correspondance avec l'administration) peuvent être conservés sous une forme électronique.

Le Code des obligations exige simplement que leur authenticité et leur intégrité puissent être prouvées. Cela implique que ces documents sont archivés dans un format numérique infalsifiable et munis d'une signature électronique. En outre, le délai de conservation légal de 10 ans est une éternité dans le monde de l'informatique. Il faut donc penser au fait que les migrations futures d'un système à l'autre devront pouvoir se faire sans perte d'information.

Pour l'hébergement de leurs archives, les entreprises ont le choix entre deux solutions, des serveurs internes ou un abonnement dans un centre informatique externe. La première solution facilite l'intégration avec les autres logiciels impliqués dans la gestion, tel un ERP, et n'implique pas de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur de services. Mais la seconde permet de réduire les investissements initiaux et de travailler avec des sociétés garantissant la conformité avec la loi.

Dans l'intensification de la concurrence et la pression sur les prix, une utilisation intelligente de l'informatique est un moyen pour une PME de faire des économies. Optimiser le traitement des documents permet de dégager des capacités qui seront affectées à l'activité commerciale. De tels projets sont aussi d'excellentes occasions pour remettre à plat le fonctionnement de l'entreprise et les processus de décision. Cette démarche permet souvent d'identifier les domaines où des améliorations permettent des gains sensibles en productivité et en efficacité.

Avec l'aimable autorisation de l'auteur :
Marc Ziegler, Directeur Marketing Sage Suisse
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