Préparation et définition des objectifs

Avant le calcul du budget, il faut établir les conditions générales et les objectifs de votre présentation au salon. Cela nécessite une préparation intensive. Commencez donc par concevoir votre présentation au salon avec toutes les mesures d'accompagnement et calculez votre budget sur cette base. De quoi avez-vous besoin pour entrer en contact avec les clients ? Peut-être un comptoir d’accueil ? Combien de personnes sont nécessaires pour représenter votre entreprise au salon ? Une fois vous avez créé une liste de contrôle, vous pouvez commencer à calculer les coûts.

Temps au salon net

Vous pouvez prévoir six heures par jour de salon et par employé. Souvent les salons ont une durée de trois jours max. Un exemple avec un personnel de cinq personnes qui représentent votre entreprise au salon illustre ce calcul :

5 employés x 3 jours x 6 heures/jour = 90 heures nettes au salon

Le temps est important pour un calcul réaliste des coûts, c’est-à-dire l’investissement dans les salons par jour et par mètre carré. Ces paramètres vous permettent de comparer plusieurs salons :
- Coût par mètre carré
- Coûts par jour au salon

Investissement dans les expositions par heure/minute

Comme beaucoup d'employés ne savent pas combien l'entreprise investit dans leur apparence, le coût d'une heure ou d'une minute au salon est un bon moyen de sensibiliser l'équipe à cette question.

Première étape : Nous supposons que vous disposiez d'un budget net de 40.000 euros.
Deuxième étape : Si nous divisons ces 40.000 euros par les 90 heures nettes que nous avons calculées pour cinq employés, nous obtenons le montant que l'entreprise investit par heure dans le salon.
40.000 euros / 90 heures nettes = 444,44 euros net par heure
Troisième étape : Dans notre exemple, chaque minute de mesure du temps coûte à l'entreprise 7,40 euros.

En outre, il faut penser à l’équipement pour une présence réussie sur le salon.

Voici une liste des équipements d'exposition standard :
• Comptoir d’accueil
• Cartes de visite
• Stand d’exposition
• Présentoirs de rues
• Dépliants
• Un système Roll-up
• Housses de tables
• Pop-up Tower

Vous pouvez consulter les prix et d’autres produits du salon en ligne.

Conclusion
Si vous commencez à planifier votre salon à l'avance, vous pouvez économiser beaucoup d'argent. Cela vous laisse suffisamment de temps pour comparer les offres et négocier les prix. Les commandes et les changements à court terme ne sont pas seulement éprouvants pour les nerfs, mais ils pèsent également sur votre budget.

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