Adecco est présent dans 70 pays avec 6 700 agences d'emploi dans le monde. En France, le groupe Adecco, est un acteur majeur de l’emploi, avec un réseau de plus de 1 400 agences, spécialisées dans l’intérim comme dans le recrutement (principalement avec les marques Adecco, Adia et Alexandre Tic).

Depuis plusieurs années, Adecco France voit son nombre de virements augmenter annuellement de 11% jusqu’à représenter en 2007 près de la moitié du montant total des encaissements. L’intervention manuelle pour rapprocher les virements reçus aux factures correspondantes se révèle particulièrement lourde à cause du volume des virements (27 500 par mois), de l’absence d‘avis de virement du client, ou du manque d’information sur les relevés de compte.

Mme Venditelli, Responsable de la Comptabilité Encaissements clients, résume: «La situation devenait critique, nos retards étaient intolérables pour notre réseau et notre plate-forme de relance clients alors qu’une équipe importante était déjà affectée au lettrage des virements ».

Adecco se met à la recherche d’une solution, avec deux objectifs: accélérer le temps de traitement du lettrage afin améliorer la lisibilité des comptes clients & optimiser la relance et améliorer la productivité de l’équipe en charge du lettrage afin d’absorber le nombre croissant de virements.

Adecco se met à la recherche d’un outil de lettrage avec deux besoins primordiaux: la fiabilité à 100% des écritures lettrées et la capacité à traiter de gros volumes. Mme Venditelli explique : « Nous avons choisi GEC lettrage pour sa puissance, sa capacité à s’adapter à nos spécificités et à répondre à tous nos besoins. »

GEC traite désormais chaque jour à minima 50% du lettrage en automatique. Pour chaque échéance du 10, les équipes dédiées reçoivent environ 2500 virements. A leur arrivée le matin du 11, la moitié a déjà été lettrée par l’outil. Durant la journée, les opérateurs traitent sous GEC, avec l’assistant de lettrage, quelque 1000 autres virements. Le soir, il n’en reste plus que 10 % environ, chiffre qui va en s’améliorant au fil des mois. En comparaison, avant la mise en place de GEC, il fallait près d’une semaine de travail pour absorber la seule charge de travail du 10 du mois.

En apportant une meilleure productivité au Service Virement, GEC permet aux opérateurs de travailler mieux. Ce que constate Mme Berthe, utilisatrice : «Nous subissions une pression légitime de la part de notre réseau et de la plate-forme de relance. Nous pouvons désormais consacrer plus de temps à un contact de qualité avec nos clients ». De plus, GEC permet d’affecter les paiements à traiter à des portefeuilles et donc à des collaborateurs dédiés et d’analyser cette affectation ; il en découle une organisation du travail repensée et une meilleure répartition des comptes, pour par exemple éviter que tous les clients complexes soient dans le même portefeuille. De façon globale, GEC répond aux attentes d’Adecco : les écritures lettrées sont fiables, les comptes clients sont mis à jour plus vite, la relance est optimisée.

Deux façons de mesurer le ROI du projet mettent en lumière les bénéfices de GEC.
- Le premier calcul est un ratio du montant encaissé non lettré (0,5 jour signifie qu’il reste chaque soir l’équivalent d’une demi-journée d’encaissements à traiter). Le mois précédent la mise en place de GEC, le ratio s’élève à 1,5 jour. Après le déploiement de l’outil, et d’actions de réorganisation, il tombe aux alentours de 0 ,75 rapidement et se trouve aujourd’hui autour de 0,50
- Le second est basé sur la productivité de l’équipe de lettrage. GEC a en effet permis d’optimiser l’effectif du Service Virements et de le préparer à absorber de nouveaux volumes !

Mme Venditelli conclut: «Nous allons étendre l’utilisation de GEC à d’autres modes de paiement (chèques et traites). Nous pourrons être encore plus productifs et améliorer la qualité du service rendu à notre réseau et à nos clients ! »

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