Notre signature fait depuis longtemps partie de notre identité. Nous l’apposons sur tous types de documents pour authentifier nos décisions, et cela depuis des siècles. Chaque acte important de nos vies est lié à une signature : une nouvelle maison, l’achat d’une voiture, l’officialisation d’une relation conjugale...

Mais cette pratique ne va peut-être pas durer éternellement. L’e-mail, les archives électroniques et la dématérialisation a changé notre façon de signer des documents. Le rôle des signatures faites au stylo et à l’encre demeure important, surtout lorsque l’on s’engage en face-à-face vis-à-vis d’une autre personne. Cependant, dans certaines conditions, une signature électronique au moyen d’un stylet numérique (ou par d’autres méthodes) peut avoir plus de force probante encore. Elle est de plus particulièrement adaptée à l’approche omnicanale qu’adoptent de plus en plus d’entreprises pour leurs clients, et qui ouvre à de nouvelles méthodes numériques fiables.

Malgré cela, un grand nombre d’entreprises, dans les secteurs de la banque, des services financiers et des télécoms, demandent toujours une signature manuscrite à leurs clients pour la grande majorité de leurs transactions. Pour ouvrir un compte bancaire, demander un crédit et conclure un nouveau contrat, nous devons tous apposer notre signature.

Lors d’une étude récente, 56% des entreprises ont confirmé utiliser des signatures physiques pour les contrats et les commandes, et 31% de celles-ci admettent que la plupart des documents qu’elles conservent n’ont pas d’autre objet que de garder la trace de ces signatures. Or la gestion de tous ces documents finit par alourdir la charge de travail administratif. On estime que la simple nécessité d’une signature à l’encre peut transformer une tâche qui prendrait trois heures en un processus long de trois jours. Et les envois postaux entre les agences et les clients rajoutent encore des coûts, et compliquent la relation avec les nouveaux clients qui aimeraient pouvoir signer à leur convenance quel que soit le lieu où ils se trouvent. Jusqu’à présent, cette contrainte était jugée inévitable par les entreprises. Mais les conditions sont aujourd’hui réunies pour que cela puisse changer, et la signature électronique est en passe de se généraliser.

Jusqu’à présent, les entreprises qui opèrent dans l’UE ont toujours privilégié les signatures manuscrites originales pour être certaines que leurs documents seraient recevables par les tribunaux d’un autre pays de l’UE. Cela vient du fait que tous les pays européens n’ont pas adopté la même approche vis-à-vis des signatures électroniques. Cette diversité des approches donne lieu à des mécanismes d’identification variés. Et si la diversité est généralement une bonne chose, dans le contexte des signatures transfrontalières, elle complique plutôt les choses.

A partir du 1er juillet 2016, le règlement eIDAS (910/2014) remplacera 28 lois nationales régissant les signatures électroniques et établira un marché interne européen pour les transactions transfrontalières. Le règlement eIDAS vient remplacer la directive sur les signatures électroniques (1999/93/EC) en vigueur depuis 15 ans. Cette directive adoptée en 1999 n’encadrait pas les obligations de supervision nationale des fournisseurs de services, elle comportait des problèmes d’interopérabilité transfrontalière et ne prévoyait pas de dispositions pour les nouvelles technologies mobiles et cloud.

Le nouveau règlement autorise les pays de l’UE à reconnaître les différents systèmes d’identification électronique des uns et des autres. Surtout, il permet la traçabilité de l’identité électronique de chaque individu et autorise des tierces parties à interroger ces systèmes en ligne et gratuitement. Le principal objectif d’eIDAS est de faciliter l’accès transfrontalier aux services publics. A compter de septembre 2018, chaque pays de l’UE devra reconnaître que tous les « moyens d’identification électronique » notifiés par l’UE sont au moins équivalents ou meilleurs que l’ID électronique (eID) émise au niveau national.

Le principal avantage qui en ressort est que les entreprises qui travaillent dans plusieurs pays de l’UE savent désormais à quoi s’en tenir. Le Règlement définit clairement les différents termes applicables aux signatures électroniques, alors qu’auparavant, avec la Directive, les « signatures électroniques avancées » étaient transposées de différentes façons dans la loi nationale de chacun des 28 pays de l’UE. Le Règlement clarifie aussi le statut légal de la signature électronique lors des transactions transfrontalières.

Ce qu’établit également clairement ce Règlement, c’est que tout tribunal de l’UE peut désormais reconnaître automatiquement la validité des signatures électroniques de tout autre état membre. Une signature électronique émanant de France peut être reconnue par un tribunal allemand, italien ou espagnol, par exemple. C’est crucial en cas de litige sur la validité d’un document, et c’est là une étape majeure de l’évolution de la signature électronique.

En autorisant deux parties, où qu’elles se trouvent en Europe, à conclure un accord juridiquement contraignant en quelques secondes, le Règlement permet aux entreprises de profiter enfin des avantages économiques et de gains d’efficacité des signatures électroniques, et donc de rationaliser leurs opérations et de réduire la charge administrative. De nombreuses entreprises se sont déjà engagées dans cette voie en recourant à un prestataire de services de confiance (PSCO). De cette manière, elles peuvent adopter une plateforme uniforme pour déployer la signature électronique dans différents pays de l’UE ; un outil qui leur propose aussi différents types de signature électronique selon la préférence nationale, pour que chacun y trouve son compte.

A l’ère du numérique et de la mondialisation, le marché européen est prêt pour l’émergence de formes d’identification alternatives. De nouvelles solutions d’authentification, comme le click-to-sign et l’authentification sur la base de connaissances, offrent toujours plus de choix aux entreprises. Bien sûr la signature manuscrite a toujours un rôle à jouer, et la numérisation de l’économie signifie que les entreprises cherchent à intégrer signatures manuscrites et processus numériques. Et quand les documents sont porteurs de signatures électroniques, les entreprises peuvent définir le niveau de force probante qui leur convient. Le nouveau Règlement eIDAS ainsi ouvre la voie à une plus grande adoption des signatures électroniques et des pratiques du 21ème siècle par les entreprises.

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