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Un savoir vivre de l’e-mail ?


A la lecture des quelques principes de correspondance régnant au sein de l’équipe de David Allen, l’auteur du best-seller «Getting things done ®», il m’a semblé qu’un certain « savoir-vivre » s’installait petit à petit dans la rédaction et l’envoi d’e-mails. Nous sommes tous submergés par la quantité d’e-mails entrants qu’Il faut bien, bon gré, mal gré, traiter. Pourquoi alors ne pas observer une discipline dans nos envois afin de tous nous soulager de ce véritable fardeau que constitue le traitement des échanges électroniques ?



Alain Goetzmann
Alain Goetzmann
1. Un usage pertinent

L’e-mail n’est pas forcément le moyen le plus approprié pour communiquer. Il vaut mieux, parfois, se rencontrer en tête-à-tête ou s’entretenir par téléphone. Ce n’est pas parce qu’une polémique a commencé par un e-mail maladroit, par exemple, qu’il faut la poursuivre de la même façon. A l’inverse, il y a parfois des réunions dont l’objet gagnerait à être traité par e-mail. Tous les participants économiseraient du temps et de l’énergie. Selon l’objet, faites le choix de la communication la plus pertinente : tête-à-tête, téléphone, réunion ou e-mail. Souvenez-vous que la forme souligne le fond.

2. A : /cc :

Il faut faire preuve de discernement dans l’adressage des e-mails. Le ou les destinataires {A :} doivent savoir que l’e-mail qui leur est adressé exige une réponse ou une action. Tous ceux qui sont en copie {cc :} n’ont rien d’autre à faire que d’assimiler l’information. Il est donc souhaitable de vérifier qui doit véritablement bénéficier de cette information. La transparence et le sens de la communication ne justifient pas qu’à tout bout de champ, un émetteur arrose la terre entière.

3. Objet

Ce n’est pas qu’une formule vague. Un e-mail devant être écrit de façon synthétique, il est indispensable que son objet soit précis. Ce n’est pas la peine de le résumer en un mot. Bien faire apparaître l’objet et le rendre immédiatement intelligible est une source immédiate d’évaluation, par le destinataire, de la complexité du sujet et de son caractère d’urgence.

4. Répondre à tous

Qu’il est tentant et facile de se servir de ce bouton. C’est rapide et cela donne bonne conscience mais ce n’est pas productif. Jetez un œil à la liste des destinataires, vérifiez qui a vraiment besoin de connaître votre réponse et éliminez en quelques clics les adresses de ceux qui ne sont pas concernés. Vous leur rendrez service.

5. Temps de réponse

Heureusement, nous ne passons pas nos journées assis devant notre PC à attendre qu’arrivent les e-mails pour y répondre. Consulter sa boîte à mail 2 ou 3 fois par jour est bien suffisant. Lorsque vous émettez un mail, n‘attendez pas un retour dans la minute. Si votre problème est urgent, servez-vous du téléphone – voix ou SMS -. Laissez à votre correspondant jusqu’à 48h00 pour répondre avant de le relancer. Il a peut-être besoin de se documenter auparavant.

L’e-mail s’est substitué au bon vieux courrier postal qu’on recevait une fois par jour. Il est quasi-instantané et permet donc d’aller plus vite dans ses correspondances mais si nous voulons éviter qu’il devienne une nuisance insupportable, il n‘est pas inutile de respecter un certain « savoir-vivre ». Il n’est pas non plus nécessaire que la courtoisie cède le pas à la célérité.

 

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Mercredi 20 Janvier 2016
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