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Révélez tout le potentiel de connaissance de votre organisation

Par Antti Nivala, Fondateur et CEO de M-Files.


Toutes les entreprises ont des données. Parfois à ne plus savoir qu’en faire. Et plus la transformation digitale est avancée, plus les données sont nombreuses. Génial ! A condition d’en faire bon usage et de savoir faire jaillir la connaissance de toutes ces informations. Car toutes ces données peuvent aussi bien être un casse-tête qu’une source d’intelligence.

Selon une étude de Deloitte sur les tendances du capital humain au niveau mondial, parue en 2020, 75% des personnes interrogées considéraient « la création et la conservation des connaissances » comme importantes dans leur réussite sur 12 à 18 mois, mais seulement 9% se disaient outillées pour cela.

Étape 1 : formaliser la connaissance pour la conserver

L’entreprise est un regroupement d’expertises et de savoir-faire. Chaque collaborateur est une pépite qui détient une pièce du puzzle. Toutes ces connaissances sont des atouts précieux pour l’entreprise et elle doit en tirer profit en se les appropriant et en les conservant par des écrits.

Toute connaissance doit être formalisée pour être capitalisée.

Que faire si le capital intellectuel reste prisonnier du cerveau de quelques personnes, dispersées sur plusieurs sites, ou parfois absentes ?

Il faut absolument formaliser la connaissance de chaque métier pour faciliter les remplacements et les nouvelles embauches. Il est indispensable de conserver les tendances observées, pour mieux maîtriser l’activité, connaître les envies des clients, leurs habitudes, les saisonnalités, ajuster la charge de travail et les ressources, dans le but d’optimiser, tout simplement.

Grâce à la connaissance, les décisions sont plus éclairées.

Étape 2 : la connaissance doit être partagée.

Cette connaissance aura peu d’intérêt si elle est stockée sur des serveurs accessibles à un nombre limité de personnes. Plus elle est partagée, plus elle est utile, et plus les collaborateurs peuvent s’en imprégner pour mieux travailler.

Les entreprises doivent adopter une politique de partage des informations, mettre en place des processus et des bonnes pratiques qui facilitent l’accès aux données utiles à chacun.

Peu de personnes travaillent seules dans leur coin. Les achats travaillent avec la comptabilité, la production avec les approvisionnements et la logistique, le marketing avec la direction générale et les chefs de produit… C’est pourquoi il est utile de partager pour faciliter la co-création, en interne comme avec l’externe, avec les fournisseurs, mais parfois aussi avec les clients.

Parmi les bonnes pratiques de partage de connaissances, on peut trouver différents outils comme des modèles ou des listes de contrôles pouvant être utilisées pour des travaux similaires, des moteurs de recherche pour trouver le contenu pertinent ou les personnes ayant une expertise ou une expérience sur le sujet voulu, ou encore l’organisation de sessions de rétrospectives au niveau d’une équipe pour documenter et partager les leçons tirées suite à la réalisation d’un projet commun.

Étape 3 : avoir recours à l’intelligence artificielle

Pour trouver facilement une information, deux choix s’offrent aux entreprises : bien les classer avec une organisation irréprochable, partagée par tous et sans écart de conduite, ou utiliser l’intelligence artificielle pour fouiller partout, même dans les endroits où on ne serait pas allé chercher nous n'aurions pas pensé à chercher.

L’erreur étant humaine, je miserais sur l’intelligence artificielle.

En effet, de nombreuses informations se perdent dans les messageries électroniques ou les disques partagés désorganisés. L’IA peut aller chercher toutes ces informations. Les solutions dotées d’une IA omniprésente et de moteurs de recherche basés sur des règles peuvent parcourir automatiquement de gros volumes de données, y compris des enregistrements critiques et des données cachées, pour identifier le contenu et en extraire la connaissance.

Si les données sont inaccessibles ou trop difficiles à trouver, les collaborateurs finissent par prendre leurs décisions avec une partie incomplète de l’information. Avec l’intelligence artificielle, les employés trouvent l’information et la connaissance dont ils ont besoin, à tout moment, ce qui augmente leur efficacité et la rentabilité de l’entreprise.

Étape 4 : mettre en place un environnement collaboratif

Comme le succès des projets repose souvent sur la bonne circulation de l’information, le collectif étant plus fort que l’individuel, il faut créer un environnement collaboratif, dédié à l’échange d’information où chacun trouvera sa place, tous sur un pied d’égalité, la parole étant libre. Ce type d’outil est fédérateur et contribue au sentiment d’appartenance à un collectif qui œuvre pour une même cause.

La connaissance ne vaut que si elle est partagée par tous et son partage est une richesse dont il ne faut pas sous-estimer la portée. En effet, moins les salariés passent de temps à rechercher une information et plus ils ont de temps à consacrer à des tâches à valeur ajoutée, et à la satisfaction des clients. C’est un réel moteur de productivité. La connaissance est un incontournable, pas un gadget dans une entreprise. La partager doit faire partie de la stratégie d’entreprise, en utilisant l’IA et des environnements collaboratifs.


Mercredi 28 Septembre 2022




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