Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent s'assurer de la conformité de leur système comptable aux règles fiscales et être en mesure de remettre, au début d’un contrôle, un fichier des écritures comptables (FEC).

Ce fichier doit respecter des règles strictes, notamment avoir un contenu et un format technique conformes aux exigences de l’article A 47 A-1 du livre des procédures fiscales.

Or, il apparait que peu d’entreprises aujourd’hui sont capables de produire un fichier FEC dans le format requis par l’Administration fiscale. Ou bien si elles sont en mesure de lui communiquer ce fichier, les entreprises, par manque de temps, ne réalisent pas l’ensemble des contrôles comptables nécessaires pour valider et commenter les écritures suspectes. Elles doivent donc externaliser la préparation des éléments auprès de cabinets externes et cette opération peut s’avérer onéreuse, sans assurer une totale autonomie à l’entreprise. En effet, cette dernière devra chaque année renouveler ces opérations de contrôles.

Il est clair que les objectifs poursuivis par l’administration fiscale sont principalement :
- Faciliter la phase de prise de connaissance de la comptabilité et de réalisation des contrôles de cohérence entre les déclarations souscrites et la comptabilité présentée
- Valider la régularité et la sincérité de la comptabilité

En outre, la transmission de ce fichier permet à l’administration d’opérer par la suite des contrôles précis et exhaustifs de la comptabilité, voire des demandes de traitements complémentaires.

Rappelons que les sanctions pour inciter les entreprises à remplir cette obligation sont les suivantes :
- Une amende de 5000 EUR par fichier sanctionnant le défaut de remise du FEC ou la remise d’un FEC non conforme
- Une pénalité complémentaire de 10% sur les redressements éventuellement effectués à l’issue du contrôle.
- Le rejet de la comptabilité
- Une procédure d’évaluation d’office (L74 du LPF) avec le cas échéant, de l’application de la majoration de 100 % prévue à l’article 1732 du CGI.
- Et, à coup sûr, la dégradation des relations de l’entreprise avec l’administration fiscale.

Les contraintes imposées par l’administration sont importantes. Par conséquent, les entreprises ont besoin de s’équiper d’une solution simple et économique leur permettant de faciliter l’analyse du FEC, voire sa création si nécessaire, avec les règles du contrôle de la comptabilité informatisée.

Utiliser un outil simple et sécurisé

ACL a déjà été choisi par de nombreux Commissaires aux Comptes et cabinets d’avocats fiscalistes. Il s’agit également de l’outil utilisé par l’Administration fiscale.

En utilisant la solution ACL pour le contrôle fiscal, les entreprises ont la garantie de pouvoir :
- Préparer en amont leur fichier conformément aux exigences requises par l’administration
- Réduire les coûts en devenant autonome et en automatisant les contrôles nécessaires au contrôle du FEC. ACL peut fournir toute l’aide nécessaire à la création de ces contrôles clés avec une solution complètement paramétrée et automatisée, adaptée à l’environnement de chaque entreprise, et intégrant les contrôles clés pour l’analyse du FEC.
- Anticiper les contrôles fiscaux avec une meilleure analyse des flux comptables.
- Etre toujours assurées que le fichier FEC est remis correctement et documenté, en temps et en heure.
- Disposer d’un contrôle interne comptable plus strict.
- Maîtriser leur comptabilité de manière continue et éviter les retards de rapprochement des comptes en fin d’exercice fiscal. ACL permet d’optimiser les phases de clôtures comptables.
- Eviter les erreurs comme des taux de TVA erronés ou des doublons de paiement et plus de contrôles encore.

Transformer la contrainte réglementaire en opportunité

La production d’un FEC conforme peut être également l’occasion pour l’entreprise de renforcer son contrôle interne. Une réflexion qui peut déboucher sur une refonte des procédures comptables.

Cette refonte peut conduire l’entreprise vers une meilleure maîtrise de ses activités.
Il est important de prendre en compte l’opportunité qu’elle représente.

La contrainte imposée par l’administration peut en effet servir l’entreprise et lui permettre de mieux prendre en compte ses risques, de veiller à la sauvegarde de ses actifs, et de s’assurer de la fiabilité de ses informations financières.

En conclusion, elle peut contribuer à créer de la valeur ajoutée.

Bio Pascal Gadea
Pascal Gadea occupe depuis 10 ans, la fonction de Directeur des Ventes Entreprises en Europe chez ACL Services Ltd, leader mondial de solutions de contrôle et d’audit.
Diplômé de l’Université de Bourgogne (DESS), Pascal a plus de 20 ans d’expérience dans l'industrie du logiciel notamment dans les ventes de solutions de Business Intelligence et de GRC, ainsi que dans le management des équipes commerciales dans un contexte français et international.

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