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Paperasse et processus manuels inefficaces : le frein des services financiers


Par Matt Tuson, SVP & Managing Director EMEA chez Conga



Dans le secteur de la finance, tout tourne autour du client. Cependant, il est difficile de développer et d’entretenir des relations avec ce dernier lorsque ces relations s’accompagnent de tonnes de documents et de processus manuels, qui sont bien souvent lents et inefficaces.

En outre, les aspects réglementaires évoluent constamment dans le domaine de la finance – devenant plus complexes et plus rigoureux – tandis que les forces concurrentielles du marché et la pression des entreprises de haute technologie ne cessent de croître, tout comme les exigences en matière de cybersécurité et de protection des données des consommateurs. En disposant des outils appropriés, les entreprises proposant des services financiers peuvent bénéficier d’une expérience intelligente et connectée pour l’ensemble de leurs documents et contrats.

Faire courir un risque à l’entreprise

Les contrats constituent la clé de voûte des relations et des interactions entre les entreprises, quel que soit leur type ou leur taille. Dans le secteur des services financiers, le nombre de contrats régissant les interactions entre entreprises prolifère – notamment les prêts, les ouvertures de nouveaux comptes, etc. En effet, une entreprise type dans ce secteur gère entre 20 000 et 40 000 contrats. Cependant, si ceux-ci font l’objet d’une mauvaise gestion, ils comportent des risques et peuvent entraîner des pertes importantes.

De nombreuses entreprises n’ont pas pris les mesures nécessaires pour mettre à niveau et optimiser leurs processus de gestion des contrats. En fait, moins de 10 % des organisations ont mis en place des systèmes numériques destinés à rationaliser la gestion des contrats – et plus de 50 % ne prévoient pas de le faire dans l’immédiat. Tel est souvent le cas des entreprises de services financiers. Cette situation risque non seulement de les exclure du monde numérique moderne, mais aussi de les reléguer loin derrière leurs concurrents les plus proches.

À l’instar de nombreux processus opérationnels, le recours à des classeurs remplis de paperasse ou à des systèmes en ligne rudimentaires pour conserver les contrats est inefficace et présente des risques importants. En réalité, une proportion non négligeable des contrats est perdue, ce qui signifie essentiellement que les conditions et modalités qui y sont énoncées ne seront pas contrôlées ni appliquées.

La question de la conformité

Dans le domaine juridique et des marchés publics, en particulier, le non-respect des dispositions et les manquements aux performances constituent le principal risque. À titre d’exemple, les entreprises consacrent 60 % de leurs bénéfices à la sous-traitance, alors que peu d’entre elles investissent dans des systèmes leur permettant de gérer une multitude de relations et de contrats indépendants.

La conformité se traduit par la nécessité de respecter toutes les réglementations applicables aux entreprises du secteur. Dans le domaine des services financiers, il n’est pas vraiment étonnant de noter que la conformité est un enjeu majeur. En France, ils sont soumis au règlement général de l’autorité des marché financiers ainsi qu’au règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD), qui traite du transfert de données à caractère personnel en dehors de l’UE et de l’EEE.

Éliminer les processus manuels

Les professionnels des services financiers ont besoin de solutions d’automatisation intelligentes pour surmonter ces difficultés, comme par exemple une solution de gestion de contrats qui contribue à éliminer les processus manuels laborieux et permet aux professionnels des services financiers de remplir des formulaires, des contrats et des documents en un temps record et avec un nombre de champs réduit, tout en garantissant la conformité.

Efficacité et productivité – La transition vers une solution automatisée de gestion des contrats élimine les processus manuels à forte intensité de main-d’œuvre, tout en simplifiant et en harmonisant les procédures relatives à la création, au stockage et à la gestion des contrats. La migration des contrats vers une interface automatisée de pointe améliore la cohérence et la normalisation, tout en réduisant de moitié le temps consacré à la création des contrats.

L’utilisation de workflows intégrés, d’alertes, de notifications et de modèles permet de réduire davantage la charge administrative et de raccourcir considérablement les cycles de contrats, réduisant ainsi le cycle de négociation des contrats jusqu’à 50 % et le cycle global des contrats jusqu’à 60 %. En ajoutant une fonctionnalité de signature électronique à sa solution de contrat, une entreprise peut réduire son cycle de contrat de 3,4 semaines en moyenne à cinq jours, voire moins.

Depuis 2016, la signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services). Ainsi, les signatures électroniques sont aujourd’hui légalement admises pour l’exécution d’un document, et ont la même valeur qu'une signature manuscrite.
Visibilité et contrôles accrus – L’adoption d’un référentiel unique et consultable de contrats électroniques permettra aux services financiers de bénéficier d’une meilleure visibilité et d’un meilleur contrôle sur tous les contrats. Cela signifie que les diverses informations contenues dans chaque contrat peuvent être consultées à tout moment, ce qui permet alors aux professionnels des services financiers de rechercher des renseignements et d’agir rapidement.

Pour des situations contractuelles plus complexes, comme celles qui concernent les équipes chargées des marchés publics ou les équipes juridiques, les entreprises peuvent repérer et exploiter des liens qui n’étaient peut-être pas visibles auparavant, tels que des contrats multiples et distincts avec la même partie. Une autre caractéristique essentielle réside dans la possibilité de visualiser et de gérer des familles de contrats, afin de pouvoir naviguer dans tous les contrats connexes et de comprendre leurs relations au sein de la hiérarchie du contrat, ainsi que d’accéder à tous les documents connexes, en un seul endroit. Cette solution peut s’avérer extrêmement précieuse pour les entreprises de services financiers.

De plus, une visibilité accrue du cycle des contrats permet de repérer les contrats peu performants et offre une vision plus large pour déterminer si certains types de contrats, certaines étapes ou certaines parties provoquent des ralentissements ou posent des difficultés. Les entreprises peuvent même identifier des contrats dont les modalités créent un risque, en les examinant au regard des exigences réglementaires, des produits, de la localisation ou d’autres caractéristiques.

Atténuer le risque de non-conformité – Les services financiers peuvent protéger les données sensibles des clients et des institutions, tout en se conformant aux législations et aux réglementations sectorielles les plus récentes. Une solution de gestion des contrats permet non seulement de faire apparaître les éventuels problèmes de conformité, y compris les problèmes d’audit, mais aussi de garantir la conformité grâce à la conservation automatisée des documents.

Selon le type de document concerné, les services financiers appliquent des politiques strictes quant à la durée de conservation des documents. Un outil de gestion des contrats facilement configurable permet par exemple d’automatiser les procédures de conservation des documents pour garantir la conformité en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.

En fin de compte, si les organisations financières n’agissent pas maintenant et ne remédient pas aux lacunes de leur processus de gestion des contrats, les pertes et les risques seront encore plus importants à l’avenir. Grâce à des solutions d’automatisation intelligentes, telles que celles de gestion de contrats, les services financiers bénéficieront d’une plus grande efficacité, productivité et visibilité, et pourront garantir une conformité et un contrôle performants.


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Vendredi 3 Avril 2020
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