La gestion des frais a atteint un sommet d’une importance et d’une criticité stratégiques, alors que les entreprises continuent de compter sur les voyages d’affaires internationaux pour stimuler la croissance de leur chiffre d’affaires, améliorer le relationnel avec fournisseurs et clients et s’assurer un statut compétitif sur le marché mondial.

L'étude sur laquelle se fonde ce rapport a constaté que 41% des organisations percevaient la gestion des frais comme une fonction tout aussi vitale que leurs autres services internes. Par ailleurs, 39% d’entre elles ont vu cette fonction gagner de l’importance au cours de l’année écoulée. Les quelque 7% de leur budget moyen alloué aux déplacements professionnels permettent aux entreprises de tirer parti d’ un large éventail de nouvelles démarches, stratégies et solutions pour faire progresser la gestion de leurs frais de déplacements professionnels et valoriser palpablement l’ ensemble de ces processus courants dans les entreprises.

Une performance Exemplaire

Cette étude retrace les intentions, les stratégies et les performances de plus de 175 entreprises et utilise les deux indicateurs-clés de performance ci-dessous pour définir ce qu’est une performance Exemplaire : d’une part le respect des politiques de l’entreprise en matière de frais de déplacements et de représentation et, de l’autre, le coût du traitement d’une unique note de frais. Les entreprises Exemplaires de cette étude se distinguent par une performance supérieure et attribuent les avantages qu’elles possèdent sur leurs pairs par des compétences et des technologies-clés, soit :
- Coût du traitement des notes de frais : 83% de moins que toutes les autres compagnies
- Taux de conformité aux politiques de déplacements de l’entreprise : 43% de plus.

Évaluation de la maturité en termes de compétitivité

Les résultats de l’enquête démontrent que les sociétés affichant une performance Exemplaire partagent certains traits communs, à savoir qu’elles sont :
- 40% plus susceptibles de recourir à des solutions de gestion des frais
- 35% plus susceptibles de produire des rapports réguliers sur leur conformité aux politiques applicables

Actions requises

Outre les recommandations détaillées au Chapitre 3 de ce rapport, les entreprises se doivent, pour atteindre une performance Exemplaire, de :
- Se tourner vers des solutions de nouvelles technologies, telles que la gestion des frais en « Cloud » (services infonuagiques) ou le recours à des applications mobiles pour programmer des initiatives de plus grande envergure
- Tirer parti des analyses de données et du Reporting des frais professionnels pour élaborer des budgets, des prévisions et des plans d’avenir
- Intégrer des solutions de cartes de paiement d'entreprise aux systèmes de gestion des frais préexistants.

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suite dans le document de 29 pages téléchargeable ci-dessous.