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La dématérialisation, au delà d’un simple effet de mode


Aujourd’hui, pour un coût quasi nul, on peut communiquer en temps réel avec un correspondant, aussi bien en lui écrivant qu’en lui téléphonant, on peut même converser avec lui en le voyant grâce à l’utilisation de la visioconférence et tout cela même si ce dernier se trouve à l’autre bout du monde.



Gilles de Chezelles
Gilles de Chezelles
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à substituer à un produit physique existant, un produit n’ayant aucune existence physique ou un service.
Ainsi, par exemple, la dématérialisation des documents consiste à les faire circuler, les adresser, les échanger et à les stocker sans utiliser le moindre support matériel autre que des équipements informatiques.
La dématérialisation c’est également, par exemple, la possibilité de mettre à la disposition des citoyens des services en ligne leur permettant d’avoir des guichets virtuels accessibles vingt-quatre heures sur vingt quatre.
Attention toutefois à ne pas considérer la dématérialisation comme une mode mais bien comme une véritable façon de gérer administrativement et d’améliorer le fonctionnement des entreprises et des personnes publiques.

Réduire les coûts administratifs
La conséquence principale de la dématérialisation, dans un secteur donné, est qu’elle entraîne à terme la réduction significative, voire même la disparition, de la production, de la demande et de l'utilisation des produits ou matériels physiques à laquelle elle se substitue.
Dans le même temps, et par conséquence directe, elle réduit considérablement la dépendance des utilisateurs finaux aux produits physiques.
Globalement, la dématérialisation permet de réaliser des économies en matériaux, en énergie, en transport et en produits non durables.
Elle permet également de simplifier les problèmes de mise à disposition, de stockage, et supprime la nécessité de recyclage des produits en fin de vie.
Par ailleurs, au-delà de la réduction des coûts liés aux frais administratifs, aux ressources humaines et aux frais liés aux envois, la dématérialisation est avant tout un moyen de fluidifier les processus d'échange grâce à l'usage des outils informatiques et des moyens de communication associés et d'internet.

Les avantages de la dématérialisation accessibles à tous
La dématérialisation a donc pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métiers (formulaires, correspondances, factures, documents d’appels d’offres – DCE, réponses aux marchés publics, brochures, documents techniques, etc.) transitant au sein des entreprises comme des personnes publiques ou des informations faisant l’objet d’échanges avec l'extérieur (administrés, soumissionnaires, fournisseurs, etc.).
Ainsi chaque document dématérialisé recouvre de nombreuses problématiques, qu'elles soient comptables, commerciales, juridiques ou encore fiscales, ce qui explique que les procédures d’échanges dématérialisés soient très encadrés tant au niveau national qu’au niveau européen.

Que l’on travaille en entreprise, au sein d’une personne publique, ou que ce soit à titre personnel, les différents produits et services dématérialisés existants, ou qui sont en cours de développement, sont en train de modifier considérablement notre comportement, notre façon de travailler et notre mode de vie.

Améliorer la productivité des salariés et des employés
Pour les employeurs, la dématérialisation est aujourd’hui un sujet très concret et ils ont compris qu’en mettant en œuvre une véritable stratégie d’intégration des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) dans leurs modes de fonctionnement, ils avaient tout à y gagner.
En effet, une stratégie de dématérialisation bien gérée au sein d’une structure permet de générer de nombreuses améliorations avec pour conséquences, par exemple, des gains de temps, la réduction du nombre de papiers imprimés, une meilleure communication interne et externe, l’amélioration de la productivité et des équipes qui vont alors toutes travailler en temps quasi-réel.
Chaque personne à son niveau, quelle que soit sa fonction dans la structure, peut ainsi tirer profit des solutions de dématérialisation mises en œuvre. Le travail de chacun est valorisé grâce, par exemple, à la réduction du nombre des tâches administratives répétitives ou l’absence de classement physique des documents.

Et la E-administration ?
Pour l’Etat, comme pour les collectivités locales et publiques, la dématérialisation a été mise en œuvre pour améliorer les services, aussi bien en interne qu’à l’attention des usagers.
Ce plan d’action, dénommé ‘administration électronique’ ou ‘E-administration’, a pour ambition de mettre en œuvre une offre dématérialisée accessible à tous afin de passer d’une administration de l’information, avec ses guichets et ses queues, à une administration interactive dont l’objectif est de faciliter les démarches administratives.
Une bonne définition de l’administration électronique a été donnée par l’OCDE qui a précisé que ‘ l’usage des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) et en particulier de l’internet en tant qu’outil visant à mettre en place une administration de meilleure qualité ouvre la voie à de meilleurs services rendus aux usagers par les différentes administrations’ ce qui est l’une des préoccupations majeures des pays développés.
Gage d’une meilleure efficacité pour un coût global nettement inférieur, l’administration électronique apparaît tout autant comme une opportunité pour les Etats et leurs administrations, que comme une nécessité pour les citoyens ainsi que pour les entreprises quelles que soient leurs tailles et leurs domaines d’activités.

Sécurité et dématérialisation …
Mais la dématérialisation, pour être crédible et fiable, doit posséder un environnement juridique et sécuritaire à la hauteur des enjeux.
C’est ce que le législateur européen a très bien compris en conférant à la signature électronique la même valeur légale que la signature manuscrite.
La directive européenne de décembre 1999, en définissant très précisément le cadre juridique et technique de la signature électronique, a ouvert la voie à la dématérialisation des échanges sécurisés dont la signature électronique est la clé de voûte.

Même l’art …
La notion de dématérialisation n’est pas seulement réservée au monde du travail, l’art s’en est également emparé comme par exemple le peintre Yves Klein qui parle de ‘la dématérialisation du monde par la couleur’.
Il se propose de dépasser la couleur pour se débarrasser de ce qu’elle offre encore de matériel. Il ira au bout de sa pensée lors de son exposition en 1958, à Paris. En effet les murs de la galerie sont alors repeints par lui en blanc et le public est invité à ne rien regarder.
Le titre qu’il donnera à son dernier manifeste, écrit en 1960, ‘Longue vie à l’immatériel !’ en dit long sur sa vision de l’avenir.

Nous sommes tous impactés …
Les NTIC et la dématérialisation des échanges sont en train de nous faire évoluer très rapidement, aussi bien professionnellement que personnellement, en modifiant de façon radicale et très profonde, et certainement irréversible, notre appréhension de l’espace ainsi que notre notion du temps.

Gilles de Chezelles
Mail : gdc@ag-pm.com
Site : www.ag-pm.com

Jeudi 15 Septembre 2011
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