Les entreprises deviennent de plus en plus numériques. En raison des grandes quantités d’information, les données sont omniprésentes. Pour optimiser l’efficacité et la productivité, les entreprises doivent être capables de les gérer, de les stocker et d’y accéder quel que soit l’endroit ou le moment. C’est cet accès rapide et facile à l’information, associé à un degré élevé d’automatisation des processus, qui permet aux entreprises d’innover et de rester compétitives.

Alors que les entreprises commencent à réaliser le potentiel de la transformation numérique, nombre d’entre elles peinent encore à mettre en place les processus d’automatisation pertinents. Les entreprises ne peuvent pas se permettre de prendre davantage de retard en matière de productivité.

Le département comptable est un élément clé de toute entreprise. Pourtant, les processus manuels laborieux y provoquent un ralentissement et une forte baisse de la productivité. Les avantages des solutions et technologies d’automatisation des processus comptables sont évidents et font l’objet de discussions depuis un certain temps. Néanmoins, peu d’entreprises ont relevé ce défi et mis en place une automatisation des processus complète dans des domaines tels que le Procure-To-Pay et l’Order-To-Cash. Les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) se révèlent insuffisants en matière d’automatisation du transfert de données et de la procédure de saisie, qui constituent la base des processus ultérieurs. C’est pourquoi la saisie des factures et commandes dans les systèmes comptables reste manuelle et ainsi, propice aux erreurs. D’autres éléments, comme la gestion des frais de déplacement, sont également traités manuellement.

Jusqu’où est-il donc possible d’automatiser les processus comptables ? Prenons l’exemple du processus de comptabilité fournisseurs classique.

Automatisation de plus de 80 % des opérations de comptabilité fournisseurs grâce à la capture intelligente et aux solutions de logiciels robotiques

Les processus de comptabilité fournisseurs manuels constituent une énorme perte de temps et d’argent pour les entreprises. En effet, ces processus sont longs et fastidieux, car les factures passent par plusieurs points de contacts au sein de l’entreprise. Il s’agit au mieux d’une tâche sans heurt, mais chronophage. Dans les cas les plus graves, les factures urgentes ne sont traitées qu’en plusieurs jours, semaines ou même mois, car les processus manuels sont freinés par différents problèmes, comme les divergences et les retards. Pire encore, il n’est pas rare que des factures soient perdues ou mal classées, ce qui ne fait que provoquer des retards supplémentaires et peut entraîner un paiement en double au fournisseur.

Les processus de comptabilité fournisseurs manuels ne représentent pas seulement un gaspillage de temps et de ressources, ils peuvent aussi souvent être très chaotiques.

Le point de départ de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs est la numérisation. Lorsque des factures papier parviennent à l’entreprise, elles doivent être numérisées avant de pouvoir être traitées automatiquement avec les documents reçus sous format électronique, idéalement sur la même plateforme. Les solutions de capture intelligente extraient automatiquement les données de la facture grâce à la technologie qui reconnaît les éléments pertinents de la facture et identifie les informations à extraire. Le processus de validation est également automatique puisqu’il compare les données à celles de l’entreprise et aux règles de conformité. Des données précises sont ensuite transmises au système ERP, où sont activés d’autres processus allant de l’approbation des factures à l’archivage conforme. Quand l’intervention humaine est nécessaire (par exemple pour la validation de factures à montants élevés), l’automatisation des processus peut encore éliminer des étapes manuelles en fournissant des flux de travail assistés pour la gestion des exceptions, permettant d’accroître la productivité des processus comptables.

Une grande majorité des étapes de traitement de la comptabilité fournisseurs peuvent déjà s’effectuer avec peu ou pas d’intervention humaine. S’appuyant sur un système d’apprentissage intelligent et des algorithmes automatiques, le potentiel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs se déploie pour permettre un traitement simple, accélérer l’accès aux données, et libérer les collaborateurs de tâches répétitives, chronophages et propices aux erreurs.

Objectifs de l’automatisation des processus comptables

Chaque entreprise traite des quantités de documents et des types de données différents. Lors de la transition vers des processus automatisés dans le département comptable, les ressources et environnements disponibles doivent également être pris en considération dans l’établissement des objectifs. Parmi les objectifs typiques, nous retrouvons :

L’optimisation de la qualité des données
L’automatisation de la réception, la numérisation, l’extraction et la validation des données issues de factures réduit de 95% le nombre d’erreurs de saisie. La technologie est capable de valider les factures grâce aux données de l’entreprise, y compris les répertoires des collaborateurs. Elle doit également permettre d’éliminer les doublons de factures, d’effectuer un bon de commande et la ligne de correspondance, et de valider les taux contractuels. Les données de haute qualité optimisent l’efficience et l’efficacité du processus.

L’automatisation compatible avec les technologies mobiles
La transformation numérique est associée à une forte transition vers les technologies mobiles. De plus en plus de documents arrivent au département comptabilité fournisseurs sous la forme de photos prises avec des appareils mobiles, surtout en ce qui concerne les processus internes. L’implémentation de solutions logicielles d’automatisation doit inclure la possibilité de traiter les données provenant de sources mobiles. Pour optimiser l’investissement et la sécurité, ces solutions devraient être en mesure de s’adapter et d’évoluer dans l’optique de les déployer dans d’autres domaines d’automatisation de processus comptables et processus métiers de l’entreprise.

La transparence tout au long du cycle de traitement
Les étapes du cycle de traitement du document doivent être faciles à suivre et complètement transparentes. Les outils de suivi pour l’analyse des processus, la résolution des problèmes et la création de rapports précis permettent une traçabilité efficace des factures et commandes, ce qui aide à identifier et résoudre les problèmes majeurs, ainsi qu’à fournir des indicateurs clés de performance (KPI), qui informent les acteurs de l’entreprise concernés.

L’optimisation du processus de paiement – Les frais de retard de paiement, additionnés aux frais administratifs, doivent pouvoir être complètement évités. L’escompte dynamique (financement commercial) est un moyen pour les entreprises de faire plus d’économies.

La flexibilité pour les entreprises multi-sites et prestataires externalisés d’automatisation de processus comptable
Le traitement de grandes quantités de documents comptables issus de plusieurs sites sur une seule plateforme permet non seulement de réduire le risque de perte de documents, mais aussi de diminuer les frais d’expédition et d’éviter des retards inutiles. La centralisation de la gestion des processus comptables favorise également l’harmonisation au sein de grandes entreprises multi-sites, ce qui permet l’externalisation du traitement classique des commandes et de la facturation vers des centre de services partagés internes ou des bureaux externalisés. La flexibilité des solutions de capture permet aux prestataires externes de saisir facilement de nouveaux clients et flux de travail, tandis que la fonctionnalité intelligente de suivi et reporting rend la facturation transparente et facilite la validation d’accords de niveaux de services internes et externes.

L’atteinte d’une automatisation à l’échelle de l’entreprise

L’automatisation des processus comptables apporte de nombreux avantages à l’entreprise. Grâce aux technologies robotiques exploitant les solutions de capture de données et aux algorithmes d’apprentissage, un taux d’automatisation allant jusqu’à 80 %* peut être atteint pour les opérations de facturation. En fin de compte, l’automatisation des processus comptables réduit les coûts, renforce les contrôles internes, permet l’optimisation du flux de trésorerie et favorise la satisfaction des fournisseurs et des clients. En conséquence, le personnel comptable peut passer plus de temps sur les tâches importantes apportant une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.

*Le taux d’automatisation est variable et dépend de l’environnement global, de la qualité des entrées et de la disponibilité des correspondances de bons de commande.

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