Objectifs : économies...
À l'origine du projet, la prise de conscience par les instances financières de l'institution lilloise des coûts liés à la gestion des transactions de faibles montants. Selon leurs statistiques, 52% des factures payées étaient inférieures à 1 000 euros, avec des procédures aussi lourdes que pour des montants bien supérieurs.

Pour remédier à cette situation, LMCU décide de mettre en place des cartes d'achats. Les demandes d’achat sont réalisées et validées via l’Intranet de LMCU puis transmise à l’outil de gestion des achats Kimoce, laquelle transmet en temps réel la commande à la plate-forme collaborative d’Ogone (aussi appelée eProcurement ou Module Client). Ogone intervient ainsi en tant qu’interface d’échange des flux de données de commande et de gestion de transactions entre LMCU, le fournisseur référencé et la banque. Elle automatise l’approvisionnement électronique et le règlement du fournisseur.

...et souplesse d’utilisation
La Communauté Urbaine de Lille a été par ailleurs séduite par la souplesse de mise en œuvre de la plate-forme collaborative Ogone, disponible sous forme de Web Services et permettant une intégration rapide au système d’information existant. Son architecture offre de plus l'avantage aux utilisateurs de pouvoir se connecter quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Première utilisatrice publique de cartes d'achats
Depuis sa mise en place en 2004, l'opération est un succès. Désormais, fournitures de bureau, consommables informatiques, réparation des véhicules et autres inscriptions à des colloques se traitent par carte d'achats. Le système mis en place offrant un quadruple avantage : une délégation sécurisée des approvisionnements, une réduction des délais d’approvisionnement, une diminution par 3 du nombre de factures et de versements à gérer et une simplification du traitement des litiges.

Avec 1 200 transactions pour plus d'un million d'euros échangés, LMCU figure parmi les principaux utilisateurs de cartes d'achats de la sphère publique tout comme la Ville de Paris, le CNRS et le Ministère de la Défense, avec à elle seule 12% du montant global.

Des fournisseurs satisfaits
Alors qu'ils n'étaient que 3 au départ, près de 20 fournisseurs ont intégré aujourd'hui la plate-forme afin de pouvoir accepter les paiements par carte d'achat. Certains fournisseurs en font même spontanément la demande. Car pour eux aussi, l'opération est particulièrement intéressante. Les fournisseurs utilisent la solution Ogone e-Supply pour suivre en temps réel et gérer les commandes émises par LMCU. Le système mis en place permet de réduire les délais de paiement et de diminuer sensiblement leurs coûts administratifs de gestion, notamment de facturation, de suivi des règlements et des avoirs.

A propos d’Ogone
Ogone est un des principaux opérateurs européens de services de paiement électronique avec plus de 12 000 clients répartis dans 25 pays. La société propose diverses solutions de paiement - aussi bien BtoC que BtoB (carte d’achat) - pour le commerce en ligne et la vente à distance. Modulaires et personnalisables, les solutions d’Ogone transforment le traitement du paiement électronique en véritable outil de gestion proactive, grâce à des fonctions avancées d’analyse et de consolidation des paiements. Indépendante des banques et concentrée sur la gestion technique des transactions, la plate-forme d’Ogone traite plus de 30 moyens de paiement internationaux et locaux, incluant Visa, MasterCard, American Express, Diners’ Club, Paypal, Cofinoga et 1euro.com. Ogone est certifiée PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) par Visa et MasterCard.

Ogone compte parmi ses clients des sociétés telles que Brandalley, DHL International, IKEA, Lavazza, lemonde.fr, les hôtels Hilton, l'Institut National de l’Audiovisuel, Louvres Hotel, Manutan, Nespresso, Sodexho, Thalys International et ThomasCook. Créée en 1996, Ogone est implantée en France, en Belgique, aux Pays-Bas, en Allemagne, en Suisse et en Autriche.

www.ogone.com