Par Christophe Coupé, Expert Principal Lean Management chez inspearit.

Obeya : une pratique managériale qui se généralise

Obeya est un terme japonais signifiant grande salle. Dans la terminologie Lean, il s’agit d’une pratique de management visuel. Plébiscitée pour son efficacité et la simplicité de sa mise en place, l’Obeya se répand de plus en plus, tous secteurs et toutes activités confondus. Nombre de managers ont désormais adopté cette pratique Lean pour animer et piloter leur équipe. Ses bénéfices sont reconnus et accessibles rapidement, qu’il s’agisse d’une équipe projet ou fonctionnelle, d’un service, d’un comité… Ses vertus sont multiples : responsabilisation des participants, transformation des postures managériales, collaboration accrue des membres de l’équipe, création d’un esprit d’équipe, meilleure tenue des engagements…

L’obeya : une pratique qui s’apprend par l’expérience

Bien que facile à comprendre et à mettre en œuvre, l’Obeya n’en reste pas moins une pratique, qui s’apprend par l’expérience. A l’instar de toute initiative Lean, la mise en place d’une Obeya doit être comprise, conçue et vécue comme une expérimentation, c’est-à-dire un processus collectif d’apprentissage et d’amélioration continue. L’Obeya physique - élaborée avec des supports papier, des post-it, voire des panneaux mobiles - est le lieu idéal pour expérimenter le management visuel. L’Obeya physique fournit un rapport direct avec l’information, qu’il est aisément possible de manipuler, de maquetter et d’ajuster. En travaillant avec des supports physiques, il est simple d’expérimenter, d’acquérir les bons réflexes et de corriger rapidement les mauvais. Tous ceux ayant implémenté une Obeya ont conscience que l’apprentissage individuel et collectif est facilité par la proximité des échanges entre, d’une part, les individus et, d’autre part, l’individu et le support de l’Obeya. Après quelques semaines d’utilisation, une équipe peut réellement s’approprier son Obeya. Elle devient la propriété de l’équipe, son lieu de vie et de ralliement.

L’Obeya virtuelle : une réponse efficace aux limites de l’Obeya physique

L’Obeya physique a néanmoins une limite majeure : elle n’est pas adaptée au management visuel d’une équipe multi sites. En conséquence, les managers de collaborateurs répartis sur différents sites géographiques recourent à des solutions d’Obeya virtuelle permettant de simuler véritablement une Obeya physique.

Pour que cette virtualisation ou cette digitalisation de l’Obeya soit un succès majeur, il est important de s’en donner les moyens. Cela suppose, d’une part, de mettre en place des grands écrans tactiles et, d’autre part, de coupler ces écrans à une solution de vidéoconférence. Si les écrans sont trop petits, l’équipe devra partager et échanger sur une partie des panneaux, sans avoir une vision d’ensemble. Sans la fonction « tactile », la fluidité et dynamique d’animation seront absents. Enfin, animer une Obeya sans voir les collaborateurs réduit l’efficacité du management visuel. Un regard, une réaction physique, une position en disent parfois beaucoup et sont autant de signaux pour le manager.

Si l’Obeya physique est si efficace, c’est parce qu’il s’agit d’une pratique Lean, c’est-à-dire une démarche fondée sur la simplicité. Quand on met en place une Obeya virtuelle, il faut être vigilant sur ce point : l’Obeya virtuelle doit rester simple. Il convient donc d’éviter de recourir systématiquement à toutes les fonctionnalités et options proposées par la solution.

Mise en œuvre dans les règles de l’art, l’Obeya virtuelle est, à l’instar de l’Obeya physique, une formidable pratique pour dynamiser le management d’une équipe et piloter efficacement leurs activités.

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