- 62% des entreprises interrogées disposent d’une solution de facturation électronique
- Les entreprises dématérialisent dans un objectif d’optimisation des processus à 40% et de réduction des coûts à plus de 30%
- 53% des sondés possèdent un Centre de Services Partagés, 50% en France

De nombreuses entreprises ont la maturité technologique et un volume de factures qui légitiment l’adoption d’une solution de dématérialisation fiscale. Les réseaux B2B sont devenus familiers et le contexte actuel appelle à une transition vers des solutions d’économies à long terme. Malgré tous ces indicateurs, certaines entreprises n’envisagent toujours pas se doter d’une solution de dématérialisation de factures. Les avantages en sont pourtant prouvés, des solutions adaptées à tous profils d’entreprises et à tous budgets existent, et les bénéfices constatés vont au-delà de la simple optimisation de la facturation en elle-même, et s’étendent à toute la structure financière des acteurs concernés. L’étude montre cet impact sur la base des réponses de 184 profils européens, responsables de la comptabilité fournisseurs, directeurs financiers, ou encore responsables de la gestion des services partagés.

Les premières conclusions font le point sur le taux d’adoption de la facturation en Europe. 62% des entreprises interrogées disposent d’une solution de facturation électronique, dont 60% traitent plus de 150 000 factures par an. 29% sont en phase de planification et enfin 9% n’envisagent pas d’adopter la facturation électronique pour le moment.

Parmi les principaux arguments en faveur de la dématérialisation aux yeux des entreprises, on trouve la volonté d’optimiser l’efficacité des processus à 40%, et celle de réduire les coûts à plus de 30%. Ces deux objectifs prioritaires sont évalués dans l’étude en comparant selon différents critères les entreprises qui dématérialisent avec les autres.

Profil de la structure financière selon l’adoption de la dématérialisation

La mesure de l’efficacité des processus

Afin d’obtenir une mesure de l’efficacité des processus la plus universelle possible, un système de calcul basé sur l’Equivalent Temps Plein a été privilégié à la mesure du coût par facture, qui se révèle moins pertinent lorsqu’il s’agit d’analyser des sociétés de profils différents, sur des zones géographiques et des secteurs d’activité différents. L’Equivalent Temps Plein correspond dans ce cas au nombre de factures traitées par employé et par an sur la base d’un contrat à temps plein.

L’enquête révèle un montant moyen d’environ 13 000 factures par ETP pour l’ensemble des sondés, avec des chiffres maximum avoisinant 80 000 factures par ETP pour ceux dotés d’une solution de facturation électronique très développée, contre seulement 6 800 factures pour les entreprises dont le processus n’est pas automatisé.

La dématérialisation pour une organisation plus économique

Une étude récente a montré que 15 % des factures comportaient des erreurs ou anomalies[1] et que leur résolution pouvait coûter de 20 à 200 €. Ce qui signifie que sur 100 000 factures, 15 000 erreurs et anomalies peuvent générer un coût d’environ 300 000 €.

Par ailleurs, 60% des personnes interrogées comptent environ 50 salariés dans leur service comptabilité fournisseurs, dont environ 40% sont dédiés aux relations avec les fournisseurs. Deux objectifs se dégagent : la réduction des erreurs et anomalies, ainsi que le besoin de faire évoluer l’organisation des services en réorientant le personnel dédié à la gestion des relations avec les fournisseurs vers d’autres tâches à valeur ajoutée. La dématérialisation permet de les atteindre.

L’étude révèle que la structure organisationnelle de la fonction financière est bien plus optimisée dans les entreprises dotées de solutions de dématérialisation fiscale. Il existe trois types de fonction : décentralisées, centralisées et un centre de services partagés (CSP). Une fonction décentralisée affecte du personnel aux différentes fonctions comptables dans chaque unité opérationnelle, qui sont gérées indépendamment. Une fonction centralisée remonte vers un siège social ou une unité unique qui dispose d’une équipe dédiée et applique des systèmes et procédures standards. Enfin, un centre de services partagés est une organisation performante dotée de structures et de processus de gestion des services bien définis.

Parmi les sondés, plus de la moitié possèdent un CSP, 36% ont une fonction financière centralisée et seulement 9% décentralisée. Le contraste est particulièrement marqué entre les acteurs dotés d’un système de facturation électronique et les autres : 61% des entreprises qui utilisent la facturation électronique ont un CSP, contre seulement 31% pour les autres !

Profil de la structure financière selon l’adoption de la dématérialisation

La France se situe à peu près dans la moyenne à ce sujet, puisque 50% des répondants sont dotés de services partagés et un tiers de fonction centralisée.

L’étude montre que la dématérialisation fiscale est une cause directe de l’adoption d’une organisation financière mieux structurée qui permet de réduire les coûts en matière de ressources nécessaires et de correction des anomalies et erreurs éventuelles sur la facturation. En effet, les systèmes de dématérialisation fiscale utilisent dans la grande majorité des solutions intelligentes « cloud-based » qui permettent de repérer automatiquement les anomalies des factures au moment de leur soumission par le fournisseur. Les bénéfices de ces solutions n’ont de cesse d’être prouvés, il ne reste qu’à prendre l’initiative.

L’étude aborde d’autres thématiques telles que le délai réception-approbation d’une facture selon l’adoption de la dématérialisation ou encore la performance en matière de captation d’escompte.

b-process
Ariba, Inc.

[1] The Accounts Payable Network - Benchmarks: Invoice Exception Processing and Error Rates, 2010
www.theaccountspayablenetwork.com/segue.php?name=Articles&file=article&sid=395