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E-mails : consommez avec modération


Tout le monde est surchargé, non ? Pourtant, la grande promesse des nouvelles technologies n’était-elle pas qu’elles nous économiseraient du temps et rendraient nos vies plus faciles ? Malheureusement, comme nous le constatons chaque jour, le rythme de mise sur le marché d’outils destinés à accroître notre efficacité, nous submerge et, en définitive, nous ralentit.



Alain Goetzmann
Alain Goetzmann
Les e-mails, par exemple. Je ne suis certainement pas le seul à constater que ma boîte déborde chaque jour de correspondances importantes, plus ou moins importantes, pas importantes du tout, et pour certaines, même, indésirables. Si j’attaque ma journée par la lecture de mes mails, je sais que les priorités que je m’étais fixées passeront au second plan. Je sacrifie alors l’important à l’urgent. Mais, comme il s’agit, quand même, d’un extraordinaire moyen de communication, pourquoi ne pas observer quelques règles afin d’en alléger le fardeau ?

1. Evitez de perdre trop de temps

D’après le site weekdone.com (outils collaboratifs d’amélioration de l’efficacité en entreprise), 25 % d’une journée est, en moyenne, consacrée à l’émission et à la réception d’e-mails. Combien d’entre eux sont-ils vraiment nécessaires ? Adoptez une attitude frugale. N’écrivez que des choses importantes.

2. Les conversations de groupes échappent au sens commun

Les « en copie » de tous ceux qui tentent simplement de se « couvrir » ajoutés à la foison de mails comportant juste un « bien reçu » ou un « merci » doivent être bannis. Ils sont vraiment importuns.

3. Privilégiez les échanges physiques

Ne devenez pas autistes. Rester à longueur de journée devant son PC à envoyer des e-mails ou à y répondre fait perdre le sens des relations humaines. Vos collaborateurs, vos collègues, vos fournisseurs et vos clients ont aussi besoin d’empathie.

A chaque fois qu’un entretien physique, téléphonique ou par Skype peut remplacer un e-mail, n’hésitez pas. Outre le fond, les attitudes et le comportement de vos interlocuteurs dans l’échange, permettront souvent d’éviter les malentendus.

4. Evitez le petit bout de la lorgnette

L’un des inconvénients des e-mails, traités de façon « stakhanoviste », est de vous faire perdre le contrôle de votre agenda et la faculté d’embrasser des sujets importants avec distance et hauteur de vue.

5. Ne vous laissez pas déconcentrer

Lorsqu’on vérifie ses e-mails 36 fois par jour, comment voulez-vous vous concentrer sur un sujet de fond qui nécessite une vraie réflexion et exige un raisonnement cohérent ?

Faites des e-mails un usage parcimonieux et exigez qu’on fasse de même autour de vous. C’est un moyen de communication trop pratique pour le laisser se dévoyer

 

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Vendredi 30 Janvier 2015
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