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Jeudi 26 Novembre 2020

Concur Request : un outil clé pour contrôler et optimiser la gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels


En France, la loi encadre l'ordre de mission qui prévaut à tout déplacement professionnel et précise ses conditions (par exemple, la convention collective), ainsi que les plafonds de remboursement, notamment dans la fonction publique. Dans le contexte actuel de pandémie, 71 % des entreprises reconnaissent d'ailleurs l'importance de mettre en place ou de renforcer encore ces processus de validation.



Au-delà des aspects légaux, les entreprises cherchent à mieux anticiper les dépenses liées aux déplacements professionnels et à les encadrer pour épargner au maximum leur trésorerie. Pour cela, leurs collaborateurs doivent pouvoir disposer en amont d'un maximum d'informations. C'est ce que leur propose SAP Concur, spécialiste du Travel & Expense, au travers de son module Concur Request qui, en cette période particulière, voit ses applications étendues, de façon parfois inattendue…

Une maîtrise totale des coûts et frais de déplacement de bout en bout
Obtenir plus de visibilité sur les dépenses liées aux déplacements professionnels avant même que celles-ci ne soient engagées est une vraie attente des entreprises, d'autant plus dans le contexte actuel où la préservation de la trésorerie est hautement stratégique. SAP Concur propose à ses clients son produit Concur Request, qui renforce le processus d'ordre de mission, en automatisant les validations (hiérarchique, budgétaire…), et en anticipant le contrôle des dépenses qui seront engagées dans le cadre d'un déplacement.

Concur Request intègre la politique voyage de l'entreprise et offre une visibilité accrue sur l'ensemble de la demande d'un collaborateur. Il permet à ce dernier de préciser les objectifs de son voyage, d'estimer précisément les dépenses prévues et les avances de trésorerie. Il peut également soumettre des demandes pour des frais annexes tels qu'un déjeuner client, tout en permettant aux responsables de comparer les prévisions de dépenses avec les dernières données budgétaires. Celui qui valide la demande peut ainsi prendre des décisions stratégiques pour éviter tous frais inutiles.

Une expérience utilisateur optimale
Avec Concur Request, les coûts voyage (transport, hébergement), les autres coûts (frais annexes), les moyens de paiement (avance en devise), et les conformités réglementaires (devoir de protection) sont centralisés dans un même système : finies les demandes manuelles ou via différentes plateformes non-intégrées. De plus, grâce à l'intégration de Concur Request dans Concur Travel & Expense, relié aux agences de voyages d'affaires, les employés ne saisissent qu'une seule fois leurs données de déplacement. Les approbations et planifications sont quant à elles générées de façon automatique.

De plus, SAP Concur renforce encore cette expérience collaborateurs , en agrégeant les offres de ses partenaires comme Airbnb, Uber ou Booking.com. Ainsi, le collaborateur prévoit les dépenses liées à son hébergement ou à son transport, sans sortir de l'environnement SAP Concur. Un gain de temps et une simplicité qui rejoint ses usages personnels.

Assurer la sécurité des collaborateurs en déplacement
Concur Request présente un autre avantage non négligeable en cette période de crise sanitaire, en permettant aux entreprises de répondre à leur obligation de protection de leurs employés en déplacement. Prenons l'exemple d'un collaborateur qui envisagerait un trajet vers un pays où le risque sanitaire, terroriste ou de catastrophe naturelle est élevé. Avant même que la réservation du voyage ne soit effectuée, celui-ci est averti par Concur Request du niveau de risque estimé dans le pays de destination. Soit il le trouve acceptable et poursuit sa réservation, soit il la stoppe. S'il envoie malgré tout sa demande, le responsable qui la valide peut à son tour décider d'interdire ce voyage ou de l'encadrer pour limiter le risque.

Être en conformité avec la politique RSE de l'entreprise
Pour rappel, en 2019, 3 travel managers sur 5 disaient recevoir la demande, à la fois des voyageurs mais aussi de leurs managers, de proposer plus de solutions de voyages éco-responsables et 80 % d'entre eux expliquaient se rendre compte des changements de mentalité et vouloir travailler avec des fournisseurs de voyage proposant des options éco-responsables dans le processus de réservation.

Ainsi, dans le module Concur Request, des données sur la politique RSE de l'entreprise en matière de déplacements peuvent également être intégrées et influencer les collaborateurs dès la planification du voyage, et avant même la réservation, comme : privilégier le train pour les déplacements en Europe, réserver en classe éco pour les vols domestiques, etc.

Enfin, au moment de sa réservation, le collaborateur pourra se voir rappeler ces règles s'il y déroge, voire être empêché de soumettre sa demande s'il décide de ne pas suivre ces recommandations ou être forcé de modifier sa commande.

Une application inattendue : la gestion des retours au bureau
Grâce à sa grande flexibilité et à sa puissance de configuration, Concur Request s'adapte à l'actualité, aux restrictions gouvernementales - pour le confinement ou le déconfinement - et l'outil a parfois été détournée ces derniers mois de son utilisation première afin de permettre aux collaborateurs de faire leur demande de retour au bureau. En effet, de nombreux salariés continuent d'exercer leur activité en télétravail. Mais, pour des raisons professionnelles (réunion d'équipe…) ou un problème technique (ordinateur cassé…), ils peuvent avoir besoin de revenir provisoirement dans les locaux de leur entreprise.

Ils utilisent alors un formulaire simple généré par Concur Request pour faire leur demande de retour au bureau. L'entreprise accepte ou refuse la demande et peut s'organiser pour réactiver son badge d'accès, mettre à sa disposition des masques à l'accueil, etc.

« On le constate tous les jours chez nos clients, Concur Request se révèle un véritable couteau suisse pour toutes les demandes nécessitant une validation hiérarchique. En s'équipant avec Concur Request, les entreprises assurent la conformité des ordres de mission à la politique voyage interne, contrôlent plus efficacement les dépenses liées aux déplacements et limitent les risques qui y sont associés tout en permettant à leurs collaborateurs de profiter d'une expérience utilisateur optimale », conclut Sylvain Muller, Strategic Product Management.

A propos de SAP Concur
SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels.
Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d'automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l'approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l'IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu'elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d'ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d'hier, facilitent le travail d'aujourd'hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. concur.fr


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