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Automatisation de la comptabilité fournisseurs dans le Cloud : comment s'y prendre ?


Par Brice PHOSARAJDAVONG, Consultant Avant-Vente des solutions d'automatisation des processus financiers chez Kofax.



Toutes les organisations, quelle que soit leur taille, sont aujourd'hui confrontées à un volume exponentiel et une complexité croissante des données qu'elles collectent, stockent et traitent. A tel point que leur traitement manuel est tout simplement devenu impossible. La comptabilité fournisseurs en est un bon exemple : la diversité des sources et des formats de données, et l'hétérogénéité des processus de paiements, en font un client tout désigné pour une solution d'automatisation des flux à même d'en améliorer la qualité, la sécurité et la fiabilité.

Ces solutions d'automatisation sont légion sur le marché, et en particulier dans le cloud, reconnu pour sa capacité à offrir à la fois accessibilité, évolutivité, performance et réduction des coûts. Les dépenses en matière de solutions financières en SaaS auraient ainsi augmenté de 17% depuis 2015.

Mais si le cloud est plein de promesses pour les organisations qui cherchent à optimiser leur processus de facturation, il doit toutefois être appréhendé avec prudence et raison. Il ne suffit pas de s'équiper de la dernière solution d'automatisation à la mode, encore faut-il s'assurer de sa performance, de sa crédibilité et de sa solidité, afin d'en tirer le maximum de profit.

Voici trois éléments clés à prendre en considération avant de choisir une solution :

1. Évaluez ses performances techniques et fonctionnelles

Les produits en SaaS ont beaucoup évolué sur le marché de l'automatisation de la comptabilité fournisseur, et fournissent aujourd'hui d'excellentes fonctionnalités, tout à fait comparables à celles des solutions sur site.

Avant de porter votre choix sur une solution, il faut néanmoins vous assurer au préalable qu'elle dispose des fonctionnalités adéquates, compte tenu de vos besoins et de vos contraintes. En particulier sur les questions d'intégration à votre système d'ERP : vérifiez par exemple que la solution est utilisée par d'autres organisations disposant du même ERP, ou mieux, qu'elle possède une certification témoignant d'une étroite collaboration entre le fournisseur de la solution et le fournisseur de l'ERP.

Évaluez également la qualité de l'OCR (ou ROC - Reconnaissance Optique de Caractère) de la solution. Une technologie OCR performante permet de bénéficier d'un traitement des factures plus précis, notamment dans la capture des en-têtes et des lignes complexes. A défaut d'une technologie précise, notamment dans la prise en charge de gabarits hétérogènes, l'efficacité et la vitesse de collecte et de traitement des données pourraient être compromises.

Enfin, déterminez l'étendue et la profondeur des fonctionnalités de la solution : prend-elle en charge le traitement de bout-en-bout ? Privilégiez une solution capable d'automatiser l'ensemble du processus de facturation fournisseurs, de l'entrée de la facture jusqu'au transfert, à l'allocation et la validation. Veillez également à ce que la solution soit « scalable », c'est-à-dire qu'elle puisse évoluer dans le temps et grandir avec votre organisation.

2. Vérifiez la sécurité et la fiabilité de la plateforme

Dès lors que l'on envisage une solution dans le cloud, se pose toujours la question de la sécurité. Opter pour une solution dans le cloud signifie que vous vous appuyez sur des systèmes tiers pour assurer la protection de vos données, avec des data centers potentiellement situés dans différents pays. Du fait du niveau de contrôle requis sur leurs données sensibles, certaines organisations demeurent donc réticentes à l'idée de transférer leurs processus et leurs données financières hors de leur environnement.

La technologie cloud, désormais mature, couvre toutefois aujourd'hui les principales questions relatives à la protection des données. Les data centers des principaux fournisseurs fonctionnent, par exemple, à une échelle complètement différente de celle d'une entreprise moyenne. Ils utilisent des couches de défenses qui seraient impossibles à mettre en œuvre pour une PME. Le niveau de sécurité serait donc supérieur à ce que votre entreprise serait capable d'implémenter dans le cadre d'une offre sur site.

Gartner encourage cependant les utilisateurs à assumer la pleine responsabilité de l'évaluation de la sécurité globale des services cloud qui leur sont fournis. Autrement dit, il leur revient de vérifier que la plateforme d'hébergement soit robuste et ait des antécédents fiables en matière de sécurité des données et de fiabilité des processus, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vous pouvez ainsi considérer la possibilité de faire appel à un CASB (Cloud Access Security Broker) et à des applications de sécurité tierces pour vous assurer un niveau optimal de sécurité.

3. Assurez-vous de la solidité de l'éditeur

Il s'agit enfin d'examiner le niveau d'expérience et d'expertise de l'éditeur de la solution en matière de capture de données et de workflows automatisés. Un fournisseur avec plus d'expérience en matière de comptabilité fournisseurs sera a priori plus à même d'adresser les défis spécifiques aux processus de facturation. Posez notamment la question de la manière dont la solution est développée : si l'éditeur externalise le développement, ou fait appel à une équipe sans connaissance spécifique du domaine, cela peut poser un problème en termes de responsabilité.

Étudiez également la réputation du service après-vente, et choisissez un éditeur proposant un service de support internalisé, et disposant d'une base d'employés expérimentés et fidèles.

Enfin, la preuve la plus tangible de fiabilité réside dans le nombre effectif de clients satisfaits. Vérifiez notamment que la base de clients soit diversifiée en termes de tailles et de secteurs d'activité.

Les avancées technologiques, en matière de puissance informatique et de capacités de stockage, permettent aux organisations de choisir parmi de nombreuses options, à un coût bien moindre qu'il y a vingt ans. Mais le choix comme le succès d'un déploiement dépend d'abord de la compréhension de vos besoins et de vos objectifs, et de la capacité d'une solution et de son éditeur à y répondre de la manière la plus efficace. Comme le souligne Gartner, le choix d'une solution dans le cloud nécessite également de développer une « culture de l'amélioration continue » pour que vos employés s'approprient la nature changeante du cloud, notamment via la mise à jour régulière des systèmes par les fournisseurs. Un accompagnement expert s'avère ainsi souvent crucial pour réussir et tirer le maximum de profit du déploiement d'une solution d'automatisation dans le cloud.

A propos de l'auteur :
Brice PHOSARAJDAVONG est Consultant Avant-Vente des solutions d'automatisation des processus financiers chez Kofax. Son expérience terrain de 9 ans en tant que Consultant Solution et Manager de Solution sur le "Purchase to Pay" lui permet de mieux conseiller les entreprises sur les possibilités d'automatisation et d'optimisation de leurs processus financiers.

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Wednesday, May 29th 2019
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