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Avec une Révision Générale des Politiques publiques, installée il y a presque 4 ans, entrainant un contexte budgétaire de plus en plus contraint, accompagnée d’une pression accrue de Bruxelles sur la dette publique, les administrations doivent désormais mettre tout en œuvre pour équilibrer leurs budgets. Les leviers activables sur la « recette », c'est-à-dire les impôts, étant restreints et politiquement sensibles, les enjeux se portent de façon majoritaire et logique sur un meilleur contrôle de la «dépense ». Où en est-on aujourd’hui ?
Les administrations sont encore insuffisamment préparées à la rationalisation des achats
Les entités publiques ne sont le plus souvent que faiblement armées pour faire face à cette exigence car elles disposent de peu d’outils d’optimisation de la demande et de grandes difficultés à cartographier de manière précise et utilisable leurs dépenses…. Par ailleurs et globalement, la culture achat y est faible ou inégale car les agents ont en général peu d’expertise économique et connaissent mal les règles de gestion des entreprises. Les acteurs de la fonction achat / marché sont, de plus, dispersés au sein de multiples unités, ce qui ne permet pas le partage des compétences et des savoirs et les organisations en place ne permettent pas de donner de la visibilité sur l’ensemble de la dépense d’une même entité, limitant ainsi leur légitimité à pouvoir décider et agir. Notons également que dans ces organisations très « silotées », les prescripteurs, c'est-à-dire ceux censés définir le besoin public, se transforment le plus souvent en « acheteurs » et les « acheteurs » en simples rédacteurs de marché. Quant à la « relation fournisseurs » indispensable levier d’amélioration de la performance dans le privé, elle est, dans le secteur public encore « hors la loi » sous prétexte de « neutralité », sur des sujets cependant vitaux pour dialoguer et optimiser la dépense.
Certaines d’entre elles ont cependant passé le cap
Faces à ces rigidités lourdes de conséquences, certaines administrations ont déjà réagi et commencent à se doter de véritables services. La Ville de Paris a ainsi crée sa Direction Achat en 2009, la Ville de Lyon renforce sa structure achat en ce début d’année en regroupant le pôle achat et le pôle marchés publics en Direction de la Commande Publique et feu l’ACA devient en 2009 le SAE, Service des Achats de l’Etat. Plusieurs entités publiques commencent donc à organiser leurs achats en professionnalisant leurs acteurs, à organiser les relations acheteurs / prescripteurs, à mutualiser et rationnaliser les besoins en matière de dépense. Chez celles-ci l’expertise achat n’est plus reléguée au second plan derrière une expertise juridique, seulement garante de la sécurité des marchés et encadrant le risque contentieux mais devient une fonction réellement autonome et efficiente.
Un grand absent dans l’optimisation des achats publics : les travaux pour 54 Mds €/ an
Pour autant, ces organisations achats et leur objectif de maitrise de la dépense restent limitées à un périmètre d’intervention restreint. Les nouveaux services achats créés sont certes les champions des économies en matière de fournitures et services sur lesquels ils se sont déployés en priorité, mais quid des achats de travaux qui représentent plus de 60% du volume d’achat public ? Le véritable enjeu n’est-il pas dans la maitrise de cette catégorie, qui reste encore aujourd’hui la citadelle imprenable des prescripteurs ? Peut-on sérieusement envisager que les objectifs ambitieux de 10 Mds € d’économies supplémentaires de la deuxième étape de la RGPP soient atteignables sans l’intervention des directions achats sur 54 milliards € (*) annuels de dépense en Bâtiments et travaux publics de l’Etat et des collectivités ? Chacun l’aura compris, ces dernières dépenses constituent le gisement principal des économies et pourtant celui-ci n’est pas traité. Les services achats sont en effet encore considérés illégitimes aux yeux des grands prescripteurs de travaux, prétendant que ceux-ci seraient trop techniques, trop complexes, trop risqués, bref des achats différents… Cette légitimité, certaines grandes entités publiques ont néanmoins décidé de la conquérir. La Direction des Achats de la Ville de Paris a ainsi, dès sa création, souhaité intégrer les achats de travaux : après les travaux d’infrastructures en 2010, la fin de l’année verra l’intégration des travaux de bâtiment. D’autres collectivités ou entreprises publiques, telles la Ville de Lyon, la RATP, le SAE travaillent en collaboration avec les prescripteurs travaux et testent différents leviers tels des allotissements fins pour minimiser les coûts liés à la sous-traitance, la revue des interfaces entre les lots, la généralisation des négociations jusqu’à 4 845 000 euros…
Les acheteurs publics doivent s’attribuer la maîtrise des dépenses de travaux
Les directions Achats publics ont un rôle primordial à jouer, bien au-delà de la « stratégie de marché » et leur collaboration avec les prescripteurs est nécessaire et légitime. La dimension TCO (coût total de possession ), la dimension durable de l’achat, le questionnement du juste besoin, la maîtrise des méthodologies d’analyse fonctionnelle, d’analyse de la valeur, la démarche lean (lutte contre les gaspillages) sont autant de leviers activables et performants pour les acheteurs. Leur utilisation en phase amont, dès la conception, permettrait de s’affranchir de la plupart des contraintes pesant sur l’achat public. Les acheteurs ont également un rôle fondamental à jouer sur « l’aval ». Comme dans tout type d’achat, le suivi de la bonne application du marché est une clef. Les acheteurs doivent savoir être force de proposition pour la mise en place et le suivi d’indicateurs pertinents, ils doivent s’impliquer dans la négociation et le suivi des travaux supplémentaires et des avenants, et être les garants de la bonne application de tous les « leviers de marché ».
La réussite de la conquête du segment « achat de travaux » est la condition sine qua non de la reconnaissance de valeur ajoutée de la fonction. C’est vraisemblablement son principal indicateur.
(*)Source : Ministère des Finances
Patrick de Coucy - Senior directeur du Pôle Conseil de BravoSolution France
www.bravosolution.fr
Juin 2011
Les administrations sont encore insuffisamment préparées à la rationalisation des achats
Les entités publiques ne sont le plus souvent que faiblement armées pour faire face à cette exigence car elles disposent de peu d’outils d’optimisation de la demande et de grandes difficultés à cartographier de manière précise et utilisable leurs dépenses…. Par ailleurs et globalement, la culture achat y est faible ou inégale car les agents ont en général peu d’expertise économique et connaissent mal les règles de gestion des entreprises. Les acteurs de la fonction achat / marché sont, de plus, dispersés au sein de multiples unités, ce qui ne permet pas le partage des compétences et des savoirs et les organisations en place ne permettent pas de donner de la visibilité sur l’ensemble de la dépense d’une même entité, limitant ainsi leur légitimité à pouvoir décider et agir. Notons également que dans ces organisations très « silotées », les prescripteurs, c'est-à-dire ceux censés définir le besoin public, se transforment le plus souvent en « acheteurs » et les « acheteurs » en simples rédacteurs de marché. Quant à la « relation fournisseurs » indispensable levier d’amélioration de la performance dans le privé, elle est, dans le secteur public encore « hors la loi » sous prétexte de « neutralité », sur des sujets cependant vitaux pour dialoguer et optimiser la dépense.
Certaines d’entre elles ont cependant passé le cap
Faces à ces rigidités lourdes de conséquences, certaines administrations ont déjà réagi et commencent à se doter de véritables services. La Ville de Paris a ainsi crée sa Direction Achat en 2009, la Ville de Lyon renforce sa structure achat en ce début d’année en regroupant le pôle achat et le pôle marchés publics en Direction de la Commande Publique et feu l’ACA devient en 2009 le SAE, Service des Achats de l’Etat. Plusieurs entités publiques commencent donc à organiser leurs achats en professionnalisant leurs acteurs, à organiser les relations acheteurs / prescripteurs, à mutualiser et rationnaliser les besoins en matière de dépense. Chez celles-ci l’expertise achat n’est plus reléguée au second plan derrière une expertise juridique, seulement garante de la sécurité des marchés et encadrant le risque contentieux mais devient une fonction réellement autonome et efficiente.
Un grand absent dans l’optimisation des achats publics : les travaux pour 54 Mds €/ an
Pour autant, ces organisations achats et leur objectif de maitrise de la dépense restent limitées à un périmètre d’intervention restreint. Les nouveaux services achats créés sont certes les champions des économies en matière de fournitures et services sur lesquels ils se sont déployés en priorité, mais quid des achats de travaux qui représentent plus de 60% du volume d’achat public ? Le véritable enjeu n’est-il pas dans la maitrise de cette catégorie, qui reste encore aujourd’hui la citadelle imprenable des prescripteurs ? Peut-on sérieusement envisager que les objectifs ambitieux de 10 Mds € d’économies supplémentaires de la deuxième étape de la RGPP soient atteignables sans l’intervention des directions achats sur 54 milliards € (*) annuels de dépense en Bâtiments et travaux publics de l’Etat et des collectivités ? Chacun l’aura compris, ces dernières dépenses constituent le gisement principal des économies et pourtant celui-ci n’est pas traité. Les services achats sont en effet encore considérés illégitimes aux yeux des grands prescripteurs de travaux, prétendant que ceux-ci seraient trop techniques, trop complexes, trop risqués, bref des achats différents… Cette légitimité, certaines grandes entités publiques ont néanmoins décidé de la conquérir. La Direction des Achats de la Ville de Paris a ainsi, dès sa création, souhaité intégrer les achats de travaux : après les travaux d’infrastructures en 2010, la fin de l’année verra l’intégration des travaux de bâtiment. D’autres collectivités ou entreprises publiques, telles la Ville de Lyon, la RATP, le SAE travaillent en collaboration avec les prescripteurs travaux et testent différents leviers tels des allotissements fins pour minimiser les coûts liés à la sous-traitance, la revue des interfaces entre les lots, la généralisation des négociations jusqu’à 4 845 000 euros…
Les acheteurs publics doivent s’attribuer la maîtrise des dépenses de travaux
Les directions Achats publics ont un rôle primordial à jouer, bien au-delà de la « stratégie de marché » et leur collaboration avec les prescripteurs est nécessaire et légitime. La dimension TCO (coût total de possession ), la dimension durable de l’achat, le questionnement du juste besoin, la maîtrise des méthodologies d’analyse fonctionnelle, d’analyse de la valeur, la démarche lean (lutte contre les gaspillages) sont autant de leviers activables et performants pour les acheteurs. Leur utilisation en phase amont, dès la conception, permettrait de s’affranchir de la plupart des contraintes pesant sur l’achat public. Les acheteurs ont également un rôle fondamental à jouer sur « l’aval ». Comme dans tout type d’achat, le suivi de la bonne application du marché est une clef. Les acheteurs doivent savoir être force de proposition pour la mise en place et le suivi d’indicateurs pertinents, ils doivent s’impliquer dans la négociation et le suivi des travaux supplémentaires et des avenants, et être les garants de la bonne application de tous les « leviers de marché ».
La réussite de la conquête du segment « achat de travaux » est la condition sine qua non de la reconnaissance de valeur ajoutée de la fonction. C’est vraisemblablement son principal indicateur.
(*)Source : Ministère des Finances
Patrick de Coucy - Senior directeur du Pôle Conseil de BravoSolution France
www.bravosolution.fr
Juin 2011
