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Accélérer le processus de clôture des comptes financiers


« L’information financière a un coût ; son insuffisance a un surcoût ».



Éric Schüller
Éric Schüller
De plus en plus de sociétés cherchent à accélérer la production de leurs résultats, qu’ils soient provisoires ou définitifs, afin de répondre aux attentes des différents acteurs financiers et de la Direction Générale.
Les résultats financiers servent à analyser les performances passées de l’entreprise et de ses activités, à réaliser des diagnostics présents, à opérer des analyses prospectives, à rédiger des supports de communication pour le compte des acteurs financiers (investisseurs, actionnaires, banques, …).
Quant aux états financiers transmis à la Direction Générale, ils doivent lui permettre de perfectionner le pilotage opérationnel présent afin de bonifier les performances économiques et financières futures de l’entreprise.
La course contre la montre est donc engagée pour clôturer au plus vite les comptes ou fast close. Mais comment faire vite et bien tout en conservant un degré de fiabilité maximale des informations financières ?

Etats des lieux
Le délai de clôture des comptes est en général inversement proportionnel à la taille de la société.
En effet, en moyenne les grands groupes mettent moins de 30 jours calendaires pour clôturer leurs comptes sociaux et consolidés ; les groupes et entreprises de taille moyenne mettent entre 30 et 60 jours ; enfin les PME et TPE mettent de 90 jours jusqu’à la limite du dépôt légal des comptes.
Mais alors quelles sont les raisons d’une telle disparité selon la taille de la société pour réaliser le même travail ?

Clôturer plus vite
La principale explication résulte dans l’équipement financier et l’organisation interne de l’entreprise.
En effet, plus la taille de la société est grande plus son équipement et son organisation sont importants.
Par équipements financiers il faut entendre les différents logiciels utilisés (comptabilité, finances, trésorerie, etc…), les compétences humaines et techniques des équipes comptables et financières ainsi que leur temps consacré aux différentes tâches. Et par organisation, il s’agit que le « qui fait quoi » soit clairement identifié entre les services et qu’il fasse l’objet d’une communication claire à l’attention de tous salariés concernés.
Mais contrairement à de nombreuses idées reçues, il n’est pas nécessaire de procéder à des investissements colossaux pour atteindre l’objectif final de clôture rapide des comptes.
Cependant un bon logiciel financier est capital (sa qualité n’est pas proportionnelle à son coût d’achat), sans oublier un paramétrage structuré et une formation ciblée des futurs utilisateurs.
Car « c’est bien la régularité des entrainements qui permet d’être performant le jour de la compétition ». On s’entraîne bien en sport pour réaliser des performances lors des compétitions ! Alors pourquoi ne pas faire de même avec les arrêtés comptables pour que la clôture annuelle des comptes ne devienne plus un évènement exceptionnel mais un arrêté comptable comme un autre !
Et il n’y a pas meilleur entraînement que de se positionner tous les mois dans les conditions réelles de la clôture annuelle des comptes. Mais cette « clôture mensuelle » nécessite une préparation préalable, comme :
- Analyser toutes les charges et leur fréquence qui composent le compte de résultat,
- Enregistrer en temps réel les charges récurrentes,
- Abonner les charges non-récurrentes,
- Sensibiliser tous les services de l’entreprise à communiquer rapidement les informations qui peuvent avoir des répercussions financières sur l’arrêté,
- Récupérer rapidement auprès des fournisseurs les données qui auront un impact sur les charges,
- Facturer rapidement vos clients une fois les marchandises livrées ou les services réalisés,
- Paramétrer par avance tous les comptes et la typologie des charges de l’entreprise dans le logiciel financier,
- Optimiser l’organisation des services comptables,
- Renforcer les analyses et contrôles à postériori des comptes afin de tester la fiabilité des informations financières enregistrées,
- Communiquer le planning de clôture des comptes à l’ensemble des acteurs internes et externes en lien avec le service comptable,
- Réaliser un préclosing le mois précédent le mois de la clôture annuelle (un préclosing en novembre pour une clôture annuelle en décembre par exemple).
Bien sûr cet entrainement peut tout à fait s’adapter aux comptes consolidés.

Pour quelles conséquences
Car arrêter plus fréquemment vos comptes vous permettra de :
- Raccourcir la production des données financières,
- D’améliorer la qualité du pilotage de l’entreprise par la Direction Générale et les acteurs opérationnels afin d’apporter plus rapidement les ajustements nécessaires à la réalisation des objectifs visés,
- D’accroître la réactivité des équipes,
- De pouvoir prendre du recul plus régulièrement sur les évènements,
- D’accompagner les équipes aux changements nécessaires à la réussite du projet global de l’entreprise.

En conclusion
Cependant il est tout à fait possible de clôturer rapidement les comptes sans réaliser des clôtures intermédiaires tout au long de l’exercice comptable. Dans ce cas il s’agit de provisionner en comptabilité, en réel ou par estimation, les mouvements financiers du mois de clôture : c’est la méthode du « hard closing ». Cette méthode permet aux équipes comptables de préparer les informations financières en avance et d’arrêter en amont les arbitrages comptables restants. Elle est massivement utilisée par les entreprises du CAC 40 et les groupes. Mais cette méthode est tout à fait transposable aux entreprises de type PME et TPE.
En conclusion, il n’existe pas une solution pour la clôture de ses comptes mais bien des solutions qui restent cependant à adapter à l’organisation, aux besoins et objectifs de votre entreprise.
Selon les entreprises et leur situation initiale, cette stratégie permet de gagner de quelques jours à plusieurs semaines sur les délais de clôture et donc sur l’exploitation de l’information financière qui sera produite.
Et comme le temps c’est de l’argent …

Éric Schüller
Directeur Administratif et Financier
Intervenant à l'EM Normandie
Membre du réseau entreprendre

Consultant en organisation, finances, management, formations, SI, sécurité
Expert en développement des entreprises
Eric Schuller Développement (ESD)

www.esdeveloppements.com
esdeveloppements(at)orange.fr

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Mardi 13 Septembre 2016
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