Beaucoup de réunions servent d’excuse au manque de créativité ou à l’indécision de leurs initiateurs qui s’imaginent ainsi pouvoir bénéficier d’une thérapie de groupe. L’impréparation et le flou sont alors la règle. On sort de ces réunions sans direction précise et avec l’impression d’avoir perdu son temps.

Ne soyons pas iconoclaste ! Certaines réunions permettent aux équipes d’avancer mais elles suivent alors des règles précises :

1 – Lorsqu’il s’agit d’une communication rapide ou d’un échange de lancement de journée, tenez vos réunions debout. Vous éviterez ainsi les prolongations inutiles.

2 – Quand vous convoquez une réunion, la convocation contiendra un ordre du jour (un sujet ou plus), une heure de démarrage et une heure ultime de clôture.

3 – Commencez vos réunions à l’heure. Tant pis pour les retardataires.

4 – Terminez vos réunions à l’heure ou même avant, si les sujets sont épuisés. Présider ou animer une réunion fait partie des techniques qu’un chef d’entreprise doit maîtriser. C’est à lui de recentrer les débats sur l’ordre du jour et l’objectif ; c’est à lui de couper court aux digressions. Et, si vous n’avez pas couvert l’intégralité de l’ordre du jour, terminez quand même à l’heure. Vous poursuivrez ultérieurement.

5 – Ne clôturez pas une réunion sans avoir récapitulé et reformulé les dispositions qui ont été prises et rappelez précisément qui a été chargé de quoi.

6 – Faites faire un compte rendu sous 24 heures pour tous les participants et servez-vous de ce compte rendu pour consigner les tâches distribuées à vos collaborateurs dans vos fiches de suivi de leur action.

Pourquoi les réunions doivent-elles être gérées rigoureusement ? Parce que vous êtes celui qui paye les heures qui y sont passées.

Lisez gratuitement chaque jour (5j/7) le quotidien Finyear.
Recevez chaque matin par mail la newsletter Finyear, une sélection quotidienne des meilleures infos et expertises de la finance d’entreprise.
Lien direct pour vous abonner : www.finyear.com/newsletter

Lisez gratuitement chaque mois :
- le magazine digital Finyear sur www.finyear.com/magazine
- la lettre digitale "Le Directeur Financier" sur www.finyear.com/ledirecteurfinancier
- la lettre digitale "Le Trésorier" sur www.finyear.com/letresorier
- la lettre digitale "Le Credit Manager" sur www.finyear.com/lecreditmanager
- la lettre digitale "Le Capital Investisseur" sur www.finyear.com/lecapitalinvestisseur