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Nomadvance réduit son DSO de 3 jours grâce aux solutions SaaS d’Esker


Nomadvance, leader français des solutions de mobilité et de traçabilité pour les professionnels, a choisi d’automatiser la réception et l’envoi de ses documents de gestion grâce aux solutions SaaS d’Esker, un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation des processus documentaires. Avec plus de 16 000 documents par an traités par les solutions d’Esker (factures clients, relances, bons de commandes SAV, courriers d’information…), Nomadvance a réduit de 3 jours son DSO (Day Sales Outstanding ou délai moyen de recouvrement des factures), réalisé des gains de temps de plus de 2 heures par jour tout en améliorant la fiabilité et la qualité de ses processus de gestion.



Avec une forte croissance et des agences réparties dans toute la France, le processus d’envoi des factures clients de Nomadvance n’était pas optimal et s’avérait très chronophage : une personne à l’accueil était monopolisée 2 heures par jour pour gérer l’envoi manuel des factures et relances clients (édition, pliage, mise sous pli…) et les factures étaient envoyées en fin de semaine plutôt qu’au fil de l’eau, ce qui impactait significativement le DSO.

Nomadvance a donc repensé son organisation afin d’externaliser certains de ses processus internes, rationnaliser ses coûts et affecter ses collaborateurs à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

« Après avoir étudié plusieurs offres du marché, nous avons retenu la solution SaaS d’Esker qui était la plus aboutie, la plus innovante et s’interfaçait totalement avec notre ERP Microsoft Dynamics NAV. Grâce à Esker, nous avons pu automatiser notre processus de facturation clients de A à Z, et ainsi réduire notre DSO de 3 jours ! Nous avons également gagné significativement en temps et en traçabilité » explique Baudouin Puvis de Chavannes, Directeur Administratif et Financier de Nomadvance.

Nomadvance utilise aujourd’hui les solutions d’Esker pour automatiser et externaliser l’envoi et la réception de plus de 16 000 documents par an :
- Automatisation et externalisation de l’envoi de factures et relances clients : un fichier généré quotidiennement par l’ERP de Nomadvance (facture ou relance) est envoyé à Esker qui assure l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en poste le lendemain au sein de ses usines courrier.
- Automatisation de la réception des commandes en « Fax-to E-mail » : les commandes clients reçues par fax sont automatiquement transférées sur plusieurs adresses e-mail au sein du Service Après Vente.
- Externalisation de l’envoi de courriers bureautiques : les assistantes de Nomadvance utilisent le service de courrier en ligne FlyDoc pour envoyer leurs courriers et leurs campagnes marketing ponctuelles, directement depuis leurs ordinateurs, tels que l’envoi de 3000 courriers d’information (changement de mode de prélèvement, Loi sur la Modernisation de l’Economie…).

Les solutions SaaS d’Esker apportent aujourd’hui à Nomadvance de multiples bénéfices parmi lesquels :
- Une réduction du DSO de 3 jours grâce à l’envoi quotidien automatique des factures.
- Des gains de temps allant jusqu’à 2 heures par jour sur les tâches d’envoi des courriers.
- Une fiabilité et une traçabilité accrues dans le traitement : plus de pertes de documents, remontée d’information automatique pour les courriers non remis et les adresses erronées…

« La solution proposée par Esker a été extrêmement simple et rapide à mettre en œuvre et ceci malgré l’intégration avec notre ERP. L’appropriation de la solution par les équipes s’est faite toute seule. Le mode SaaS nous affranchit de toutes les contingences techniques et nous permet de faire notre métier sans nous en préoccuper. Nous sommes ainsi passés d’un mode opératoire avec des assistantes qui devaient imprimer, mettre sous pli, affranchir, etc., à un processus complètement dématérialisé, efficace et fiable. Pour preuve, nous travaillons avec Esker depuis 2007 et n’avons jamais eu aucun souci ! » conclut Baudouin Puvis de Chavannes, Directeur Administratif et Financier de Nomadvance.

Fort de ces premiers projets, Nomadvance envisage aujourd’hui d’étendre l’utilisation des solutions Esker à d’autres flux de documents tels que l’envoi automatique des devis SAV (Service Après-Vente) scannés avec les factures correspondantes ou la dématérialisation des bulletins de paie de ses collaborateurs.

Esker

Vendredi 13 Avril 2012
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