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Vendredi 17 Octobre 2014

Les Transports Malherbe fluidifient la gestion de leurs factures fournisseurs grâce au Groupe T2i


Malherbe, troisième transporteur français de marchandises générales en lots et groupage avec un réseau de 20 agences en France, un parc de 750 véhicules et plus de 2 000 clients, a mis en place la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i, éditeur de logiciels et opérateur de services.



Cette application a permis d’une part, de fluidifier l’ensemble du processus de dématérialisation des factures fournisseurs et des documents annexes, et d’autre part, d’optimiser le processus interne de validation de factures.

La volumétrie globale de ce projet est de 110 000 factures et 180 000 documents annexes reçus annuellement pour 21 000 fournisseurs actifs en 2013.

Les factures fournisseurs de Malherbe sont réparties en 3 groupes distincts et intégrées à 3 ERP différents :
- Les frais généraux, soit plus de 13 000 par an, intégrés à l’ERP SAGE X3-v5.
- Les opérations de maintenance et d’entretien des véhicules, soit plus de 5 000 factures par an, intégrées à l’ERP SIP 2 d’Infoparc.
- Les activités d’affrètement, soit 80 000 factures annuelles, intégrées à l’ERP Ulysse de GFI Informatique.

Pour accompagner la réorganisation du Service Comptabilité Fournisseurs de Malherbe, le Groupe T2i a donc mis en place un processus de dématérialisation des factures fournisseurs, intégré aux différents ERP. Ces factures et documents annexes sont ensuite archivés en GED (Gestion Electronique de Document) pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire.

« Dans une logique d'optimisation des coûts souhaitée par notre direction début 2013, nous avons consulté les principaux éditeurs du marché afin de mettre en place une nouvelle solution de dématérialisation des factures fournisseurs au sein de Malherbe. Les équipes du Groupe T2i ont bien cerné notre demande et ont répondu, de manière très concrète et complète, à notre cahier des charges en nous proposant une solution adaptée et évolutive répondant à nos besoins » indique Sylvie Chéri dit Lenault, Directrice Administrative des Transports Malherbe.

Le projet de dématérialisation a débuté en janvier 2014. La solution est opérationnelle depuis fin juillet 2014 pour les factures de frais généraux et les activités de maintenance et d’entretien des véhicules. L’application pour les factures des activités d’affrètement est actuellement en phase de déploiement et sa mise en place devrait être achevée à la fin de l’année.

Ce projet a nécessité la mobilisation d’une équipe de 4 personnes. Les services concernés, qui représentent au total 35 utilisateurs quotidiens dont les 20 responsables d’agence, ont été formés. De plus, un transfert de compétences a été opéré par le Groupe T2i auprès des équipes informatiques Malherbe pour l’installation et la maintenance des solutions déployées.

« Mieux intégrée, plus simple, notamment pour la partie capture, la solution nous a permis de mettre en place une nouvelle organisation plus performante » indique Carole Forster, Responsable Comptabilité Fournisseurs des Transports Malherbe.

Une collaboration étendue à un projet Extranet

Un projet de mise à disposition de document (ordre de transport) pour les clients, via un Extranet, est également en cours de déploiement afin de fluidifier les échanges.
Malherbe souhaite également faire intervenir le Groupe T2i dans de nouveaux projets comme le Coffre-fort Electronique Individuel, les processus de gestion des courriers et des notes de frais.

« Même si les bénéfices ne sont pas encore quantifiables, nous avons d’ores et déjà constaté une meilleure gestion quotidienne des factures ainsi qu’une fluidité du circuit de validation, notamment grâce à une ergonomie améliorée pour les équipes. En résumé, une solution qui répond parfaitement à nos besoins et qui va nous aider dans notre stratégie de développement » conclut Sylvie Chéri dit Lenault.

A propos de Malherbe - malherbe.fr
Créé en 1953 en Normandie, Malherbe est aujourd'hui le 3ème transporteur français de marchandises générales, en lots et groupage. S’adressant majoritairement aux secteurs de l’agroalimentaire, des produits de grande consommation, de la grande distribution et de l’industrie, Malherbe propose à ses clients, un ensemble de prestations flexibles de transport, d’organisation de transport, de logistique et de pilotage de flux. Malherbe poursuit une politique de développement partagée entre croissance externe et croissance organique, tout en enrichissant constamment ses actions de développement durable.
En 2013, Malherbe comptait 1 300 collaborateurs, 20 agences réparties sur le territoire français, un parc de 750 véhicules et plus de 2 000 références clients, pour un chiffre d’affaires de 200 Millions d’euros.

A propos du Groupe T2i - groupe-t2i.com
Trait d’union entre différentes sociétés francophones : Azur Technology, HRS, Info Services, TI Informatique et TLC, le Groupe T2i est un éditeur de logiciels et opérateur de services.
Le Groupe T2i est organisé en 5 Unités d’affaires, chacune est orientée vers un marché ou un métier spécifique comme l’Administration Publique, l’Immobilier, les Ressources Humaines. Une unité est dédiée à la gestion de documents et l’automatisation des processus métiers, une expertise en infrastructure Cloud offre des prestations dans ce domaine et des solutions clé en main en mode hébergé ou en mode SaaS.
Disposant de 30 ans d’expérience dans l’édition de logiciels et les services informatiques, le Groupe T2i emploie 230 collaborateurs, avec des implantations à Sierre et Renens (Suisse), Lyon et Paris (France), Québec et Montréal (Canada).
L’innovation constitue une priorité pour le Groupe T2i qui a consacré l’an dernier près de 20 % du CA à la R&D et mobilise une équipe de 70 personnes.
Parmi ses références : Andros, Astria, Banque Mirabaud & Cie, BASF, Fédération des Entreprises Romandes, Franprix-Leader Price, Gécina, Groupe Arcade, Groupe SNI, HES-SO, ISO (International Organisation for Standardisation), Retraites Populaires, Start People, Ville de Sierre, Renens et Bulle, Yusen Logistics.

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