Centralisée à Paris, l'Administration des Ventes de toutes les marques, collecte les réservations en provenance d'internet, des call centers, des boutiques ou des résidences elles-mêmes. Le versement des arrhes doit impérativement être enregistré dans un délai de 7 jours, afin de confirmer la réservation. Ce versement peut se composer de chèques bancaires ou postaux, chèques vacances, bons d'achats, chèques cadeaux, … et être ou non accompagné d'un document reprenant les éléments de la réservation. Chaque dossier peut comporter un ou plusieurs moyens de paiement, émanant d'une ou plusieurs personnes.

" La rapidité de traitement est un enjeu crucial pour nous et nos clients, en particulier pour la phase de confirmation de réservation. " Déclare Madame Robillard, Responsable de l'Administration des Ventes Directes du Groupe Pierre et Vacances. " Il ne nous reste souvent que peu de temps pour traiter les paiements dans les délais, et nous pouvons avoir de très gros volumes à traiter à certaines périodes. "

Le choix du logiciel ITESOFT.ISpid, a été précédé de tests réels sur des documents Pierre et Vacances, selon un scénario de traitement imposé. " L'expertise d'ITESOFT sur les traitements de tous types de documents de paiement a permis à leur équipe projet d'appréhender facilement nos souhaits et contraintes, pour nous proposer une solution adaptée à nos spécificités." ajoute Madame Robillard.

ITESOFT.ISpid va traiter simultanément les paiements (chèques – chèques vacances – autres moyens de paiement) et les courriers joints (lettre – formulaire de réservation – coupon de versement de soldes). Le paiement sera automatiquement rapproché du numéro de réservation, les données de paiement enregistrées dans le dossier du client, et le versement prêt à être transféré. Un fichier TLMC sera généré chaque jour, pour transfert des montants à la banque.

Tous les documents numérisés seront archivés en version électronique, ce qui permettra de répondre en ligne aux clients, par une simple consultation à l'écran.

" En automatisant le traitement des versements, y compris les règlements multiples (plusieurs paiements pour une seule réservation), nous libérerons un temps précieux de nos collaborateurs, qui pourront se concentrer sur les cas plus délicats des paiements qui arrivent seuls, sans courrier, et qui ne comportent aucun numéro de réservation ou encore faire de la relance clients." constate Madame Robillard.

Dans le futur, le Groupe Pierre et Vacances envisage d'aller vers la constitution d'un dossier client électronique plus complet, qui intégrerait les échanges de courriers, et les formulaires tels que les réservations de voyages, bons de confirmation de séjours, bulletins de demande de carte membre …

Créé en 1984, ITESOFT est un éditeur européen de solutions d'automatisation du traitement des flux d'information, implanté en Allemagne (ITESOFT Deutschland GmbH, Hambourg), au Royaume-Uni (ITESOFT UK Ltd, Farnham) et en France (Aimargues (30) : Siège social ; Paris : ITESOFT).
Grâce à un savoir-faire unique dans les technologies de reconnaissance de formes et de caractères, ITESOFT équipe plus de 600 clients en Europe dans les secteurs de l'Administration, de l'Assurance, de la Distribution, de la Finance, de l'Industrie, de la Retraite, de la Sécurité Sociale, des Services, de la Vente A Distance, de la Vente Directe...
Ces solutions traitent plus d'un milliard de documents chaque année en vue d'optimiser les processus internes des entreprises, de réduire les coûts et les délais de traitement de leurs documents et d'améliorer la fiabilité des données traitées.

ITESOFT est aujourd'hui leader sur le marché français de la capture et du traitement de documents et un acteur majeur au niveau européen.
CA 2005 Groupe : 16,8 M€ n Effectif 2005 Groupe : 141 personnes