Après avoir été soumise à enquête publique par l’AFNOR une nouvelle norme relative à la numérisation fidèle voit le jour. Elle couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations. Cette norme constitue un référentiel permettant de concevoir, auditer et certifier des systèmes dont les objectifs sont d’apporter les garanties nécessaires pour envisager la destruction des originaux papiers et de permettre la production de copies numérisées fidèles.

La nouvelle norme NF Z 42-026 a pour objectif de permettre la destruction à grande échelle des originaux papier, dès lors que ceux-ci auront été numérisés selon un processus parfaitement encadré. Cette finalité nécessite le recourt à des opérations de numérisation conformes. Elle sera complémentaire de la NF Z 42-013 qui, elle, certifie déjà depuis quelques années les SAE. Une entreprise pourra s’assurer elle-même de la conformité de sa numérisation ou la confier à des prestataires, tels que les tiers-archiveurs.

Face au développement exponentiel de la digitalisation des processus documentaires au sein des entreprises, collectivités et administrations, et des évolutions législatives, il devient nécessaire de faire évoluer le cadre normatif lié à ces pratiques. Cette norme permettra de guider les utilisateurs dans la mise en œuvre de leurs solutions de numérisation en formalisant les bonnes pratiques en terme de fiabilité de la copie.

LA DESTRUCTION DES ORIGINAUX PAPIERS

Dans le prolongement du Décret du 5 décembre 2016 pris en application de l’article 1379 du Code civil, il est à noter qu’un arrêté du 22 mars 2017 fixe les modalités de numérisation des factures papiers des entreprises à destination de l’administration fiscale, ce qui prouve bien, précise Alain Borghesi , vice-président de la FNTC que : « la démarche du groupe de travail de la FNTC, à l’origine de ce projet, va dans le sens d’une nécessité de sécurisation dans la production de données fiables mais aussi des évolutions législatives, des besoins exprimés par le marché et des initiatives législatives et réglementaires ».

La numérisation des documents papier permet une meilleure accessibilité à leur contenu et accroît, par l’emploi de systèmes conformes, la sécurité de la conservation de l’information (intégrité, confidentialité, disponibilité et pérennité). Dès lors, l’opportunité de s’affranchir d’une double conservation (document d’origine et copie numérique fidèle) se pose. Ce sujet s’inscrit dans une tendance Européenne amorcée depuis plusieurs années, et la norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle, permettra de disposer d’une référence notamment concernant les exigences de qualification des procédés, de conservation, d’intégrité et de sécurité.

Parallèlement, selon le décret du 5 décembre 2016 six points doivent être respectés pour la reproduction par voie électronique :
- Les informations relatives à la copie, son contexte et son identification (art. 2) ;
- Les conditions entourant l’intégrité de la copie (horodatage, cachet ou signature électroniques qualifiés au sens du Règlement eIDAS) (art. 3) ;
- Les modalités de conservation des copies (art. 4)
- La conservation des empreintes numérique (art. 5)
- Les conditions de sécurité du procédé (art.6).
- La documentation des dispositifs et mesures (art. 7) ;

L’article 1379 du Code civil et le décret du 5 décembre 2016 ne précisent pas explicitement la possibilité de la destruction des originaux papiers. Cependant, le fait d’introduire le texte par « La copie fiable a la même force probante que l'original. » suffit à répondre au besoin de disposer d’une sécurité juridique de la copie numérique équivalente à celle portée par l’original.

Nouvelle norme NFZ42-026, comment ça marche…

La norme identifie les quatre cas d’usages couvrant la plupart des configurations de numérisation qu’elle soit externalisée ou réalisée dans une organisation. Les cas d’usage sont déterminés selon deux critères :
- numérisation de stocks d’archives ou de flux, par exemple de courrier entrant ;
- numérisation centralisée dans un atelier de numérisation ou décentralisée, par exemple avec une station de numérisation au guichet.

Les principales thématiques d’exigences à mettre en œuvre concernent :
- la qualification du processus et des outils de numérisation : il s’agit de tester les capacités de chaque outil mis en œuvre dans la chaine de numérisation pour identifier à partir de quels seuils il existe un risque sur la fidélité : résolution, colorimétrie, méthode de suppression de pages blanches, détection de doublons, … Pour chaque typologie de documents, des échantillons représentatifs doivent être numérisés pour valider que les profils paramétrés sont conformes aux exigences de fidélité.
- la mise en œuvre d’une chaine de traçabilité : il s’agit d’enregistrer chaque opération du processus de numérisation (préparation, numérisation, traitements post numérisation, contrôle, …) de manière à pouvoir démontrer que la numérisation a été réalisée conformément à la convention de numérisation établi avec le propriétaire des documents.
- Les moyens techniques pour la préservation de l’intégrité et notamment les marques d’intégrité et de temps (empreinte numérique, horodatage, cachet électronique …) de chaque document afin de garantir qu’il n’y a aucune perte d’intégrité des documents entre les opérations de numérisation et d’archivage.
- la production de livrables vers un système d’archivage électronique (SAE) dans lesquels seront conservées les copies fidèles. Il s’agit d’un format d’interopérabilité permettant de transférer les copies numériques, les métadonnées produites et les marques d’intégrité et de temps.

La norme propose une option :
- la numérisation fidèle consistant à fournir les métadonnées techniques relatives à l’intégrité au système de destination.

Et une recommandation de produire des attestations de numérisation :
- la numérisation fidèle attestée consistant à produite une attestation de numérisation comportant tous les éléments de traçabilité de la chaine de numérisation. Il s’agir d’un moyen de « portabilité » de la journalisation et des éléments de preuve qui permettront de démontrer que le procédé de numérisation a été respecté.

La numérisation attestée permet notamment de récupérer les éléments de preuve lorsqu’une prestation de numérisation est externalisée ou de renforcer la sécurité sur la fidélité de la copie, notamment s’il s’agit, par la suite, de détruire un original sensible, par exemple un contrat signé
FNTC (www.fntc-numerique.com). La Fédération des Tiers de Confiance du Numérique, créée en 2001 par un ensemble de professionnels réglementés et de prestataires de services, regroupe 130 acteurs Français et étrangers qui entendent prendre une part active dans la mise en œuvre et la promotion de la Confiance dans l’Economie Numérique. Son action s’articule autour de trois missions : construire la confiance dans le numérique de demain ; promouvoir les techniques et méthodes pour garantir la confiance dans le numérique et favoriser la connaissance des meilleures pratiques ; accompagner les institutions publiques.

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