Plusieurs pays ont déjà mis en œuvre des projets de dématérialisation au sein de leurs administrations. La France a défini un objectif clair pour les services de l’Etat : ils devront être en mesure d’accepter les factures électroniques au 1er janvier 2012. Cette contrainte ne s’applique pas aux collectivités territoriales qui représentent pourtant l’essentiel des factures traitées. Ce Livre Blanc dresse un état des lieux de la situation en Europe comme en France. Où en sommes-nous ? Quelles solutions se dessinent ? Quels enseignements tirer des succès et échecs de nos voisins européens ?

Des expériences en Europe riches d’enseignements pour la France
Les institutions européennes jouent un rôle essentiel dans la promotion et l’harmonisation de l’utilisation de la facture électronique, tous secteurs d’activité confondus. Elles ont mis en place le cadre juridique global qui prévaut aujourd’hui, notamment les directives 2001/115/CE et 2010/45/UE, et prônent activement le développement de la facture au format électronique dans l’ensemble de l’Union.

Les projets visant à généraliser l’usage de la facture dématérialisée dans l’administration tendent à se multiplier en Europe, à l’image de ceux mis en place dans les pays du Nord, précurseurs dans ce domaine. L’Espagne et l’Italie ont également adopté des textes de loi en ce sens en 2007 et 2008.

Tous ces projets présentent des degrés de maturité différents et s’inscrivent dans des contextes souvent peu comparables. Des enseignements globaux peuvent néanmoins être tirés :
- les enjeux financiers sont considérables : plus de 15O millions d’euros d’économies annuelles pour le projet danois[1] ; un total estimé à 40 milliards d’euros par an à l’échelle l’Union[2].
- les meilleurs résultats sont obtenus par des approches volontaristes, consistant à imposer par la loi la facture électronique aux fournisseurs et aux acheteurs ;
- la mise en place d’infrastructures techniques adaptées est nécessaire. Ces infrastructures englobent parfois la gestion de la facture électronique dans un ensemble fonctionnel plus vaste, « de la commande au règlement » ;
- la qualité des mesures d’accompagnement du changement, tant auprès des administrations que de leurs fournisseurs, est le facteur clef de la réussite du projet ;

En France : des projets en cours de déploiement pour une réalité en 2012
La logique de la dématérialisation répond bien aux enjeux de modernisation du fonctionnement de l’Etat, affirmés depuis 2001 au travers de nombreux textes :
- la Loi Organique relative à la Loi de Finances (août 2001) ;
- la Révision Générale des Politiques Publiques (juillet 2007) ;
- la Loi de Modernisation de l’Economie (août 2008), qui fixe au 1er janvier 2012 l’obligation, pour les services de l’Etat, d’accepter toute facture dématérialisée fiscalement qui lui serait envoyée ;

Comme dans les autres pays de l’Union, les enjeux économiques et écologiques sont conséquents. A titre d’exemple, pour le traitement comptable et financier, la consommation de papier représenterait plus d’un milliard de feuilles A4 par an dans le secteur public local[3].

Le déploiement des projets de dématérialisation reste aujourd’hui conditionné par la mise en place d’infrastructures techniques assurant la dématérialisation de la chaîne comptable et financière qui existe entre l’ordonnateur et le comptable, en charge du paiement des factures.

Les projets CHORUS et Hélios, qui sont quasi déployés, apportent sur ce point des solutions techniques pour les administrations centrales (CHORUS) comme pour les collectivités territoriales (Hélios), bien que ces dernières ne soient pas soumises à l’échéance du 1er janvier 2012 (LME) du fait du principe constitutionnel de libre administration. Elles représentent pourtant l’essentiel des enjeux.

En l’absence du volet coercitif qui existe dans certains pays, la qualité du dispositif d’accompagnement des administrations et de leurs fournisseurs déterminera la vitesse du déploiement et la capacité des administrations à réaliser les bénéfices escomptés. Ceci suppose une communication active vis-à-vis des fournisseurs, les incitant à adhérer rapidement au projet, ainsi que la mise à disposition de solutions technologiques adaptées à la diversité de ces derniers.

b-process
CDC Arkhinéo
Cabinet TAJ

[1] Source : epractice.eu/cases/EID
[2] Source : Etude Capgemni, SEPA : potential benefits at stake
[3] Source : Direction Générale GFIP