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Transformer un projet éditique en une réalité opérationnelle !


Si la maîtrise des coûts reste un enjeu important, l'approche doit être globale.




Jean-Philippe Sarraut
Jean-Philippe Sarraut
Aujourd'hui beaucoup de grandes entreprises ont atteint un seuil d'équipement complet pour l'ensemble de leur production documentaire. Ces investissements se sont réalisés au fil du temps avec autant de solutions divergentes que de besoins. La recherche d'économie et d'efficacité passe donc par la rationalisation des investissements. Prenons un exemple : les entreprises disposent souvent d'un ensemble hétérogène de moyens de production qui répondent aux diverses exigences d'usage ; les imprimantes couleurs monoposte, ont fleuri sur les bureaux entraînant une hausse substantielle des coûts de consommables ; les imprimantes départementales visent une rationalisation des coûts et cohabitent aux côtés de photocopieurs ou sont remplacées par les « multi-fonctions ».

Abaisser les coûts d'impression constitue un enjeu économique important et les projets éditiques visent souvent la massification des flux. Mais, si l'on tient compte du fait que le prix du timbre constitue à lui seul 80% à 90% du coût d'un envoi, la recherche d'une économie postale passe au premier plan. Ainsi, outre la recherche d'économies directes sur le timbre, la capacité à exploiter les canaux électroniques est une exigence fondée sur l'évidence et une évolution inéluctable.

Les nouveaux médias de diffusion doivent être intégrés à des fins de « communication à valeur ajoutée », et non pas seulement de réduction de coût

Les nouveaux modes de communication (Email, Web, sms, .) allient rapidité, coût modeste mais surinformation. L'échelle de temps se rétrécit et la quantité d'information augmente. Il faut donc que les entreprises, services public et administrations veillent à l'efficacité du média utilisé et à la pertinence du message. L'enjeu est double ! Les producteurs doivent d'abord mener une réflexion profonde sur leur rôle en tant que fournisseurs d'information et, ensuite, rechercher la rationalisation des moyens de diffusions pour bénéficier du meilleur rapport investissement/performance - performance dont la réactivité est un facteur certain.

La conception d'un contenu doit répondre aux exigences de pérennisation du savoir-faire des entreprises et l'on peut s'interroger sur la justification d'une refonte systématique des documents pour chaque canal de communication. L'optimisation passe par une analyse des besoins en termes de canaux de diffusion, de mise en oeuvre d'outils et de méthodes propres à rendre l'organisation efficace. Même si l'exploitation de tous les modes de communication est un enjeu essentiel, la traditionnelle dichotomie Fond/Forme, tant valorisée sur le média papier est aujourd'hui mise à mal par les capacités de présentation infinies liées tant à la technologie qu'aux exigences fonctionnelles. Il est important pour chaque entreprise de préserver son identité et que celle-ci soit non seulement perceptible, mais également porteuse d'une réelle valeur ajoutée.

L'importance des enjeux de communication globale et la variété des technologies peuvent inciter au recours à la sous-traitance

Pour des raisons légales ou informationnelles, produire des documents est une obligation pour les entreprises. Le niveau d'investissement, pour produire vite et bien en interne, n'étant à la portée que des grandes organisations, de nombreux prestataires de services disposant de plates-formes éditiques performantes permettent la sous-traitance de tout ou partie de la production documentaire. Le métier d'Outsourcer a pris en quelques années une nouvelle dimension : celle d'un partenaire de l'économie globale des entreprises.De plus en plus, le prestataire éditique prend en compte la gestion globale du cycle de vie des documents. Ces services s'étendent à tout ce qui n'est pas le cour de métier du client. Il doit prendre en compte l'ensemble des étapes de la vie d'un document ; à savoir, sa création, sa composition, l'optimisation des tarifs postaux, les prestations d'impression et de mise sous plis, l'archivage, le stockage.

Les exigences des clients en termes de sécurité élève le niveau d'expertise des professionnels du métier

L'opérateur de services éditiques doit proposer aujourd'hui à ses clients une offre complète et clef en main intégrant toutes les évolutions technologiques mais également un très haut niveau de sécurité. Non seulement il doit maîtriser et intégrer les constantes innovations mais s'assurer que les données soient cryptées, tracées, détruites ou historisées. La sensibilité des données et des documents conduit à une augmentation très significative des audits de sécurité. Les contrats de services sont souvent très lourds. Il est nécessaire de garantir des prestations à très haute Valeur Ajoutée associant Qualité, Sécurité et Traçabilité. Pour être couronnés de succès, les projets éditiques doivent donc être pris dans leur ensemble et intégrer aussi bien innovation technologique, évolution des usages et des modes de communication, rationalisation des coûts, sécurité... Cette conjugaison de bonnes pratiques est la base de toute réussite !

A propos de Sefas Innovation :
Sefas Innovation, éditeur français de solutions logicielles éditiques, est le leader européen du design, de la composition et de la production de documents et de courriers d'entreprise personnalisés multicanaux. Son siège social et l'équipe de R&D sont basés à Ivry-sur-Seine, France. Avec deux filiales, à Burlington, US et Bristol, UK, Sefas Innovation fournit à ses clients internationaux une infrastructure unique complète et modulaire permettant de répondre à tous leurs besoins en matière de création et de production documentaire, élément clef de la relation clients. La suite Open Print est fondée sur deux décennies d'expérience dans les domaines de la création et de la composition dynamique des documents, de leur gestion au sein de l'entreprise, du travail collaboratif, de la personnalisation « one-to-one », de l'output management, de l'optimisation postale et du contrôle de la production.

Avec les solutions logicielles Open Print, à la fois innovantes, fiables et pérennes, les entreprises des secteurs banque/assurance, télécommunications, services publics et les administrations disposent d'atouts majeurs pour réduire leurs coûts liés à la gestion de documents et améliorer leurs performances.Sefas Innovation compte actuellement plus d'une centaine de clients grands comptes dans le monde entier dont la plupart sont des groupes internationaux - Citizen Bank, Hewitt, ADP, Bell South (US) ; Nationwide, RSA, EDS (UK) ; Groupama, AG2R, la Caisse des Dépôts et Consignation, MAIF, France Télécom (France) ; LVM (Allemagne) - ou de grandes administrations : Inland revenue, Department of Works and Pensions (UK), ANPE, DGI, CNAM (France) et l'Etat de Californie (US). Sefas Innovation a été créée en 1991 et emploie actuellement près de 80 collaborateurs avec un chiffre d'affaires d'environ 9,4 millions d'euros en 2007.

Jean-Philippe Sarraut PDG de SEFAS INNOVATION

www.sefas.com

Vendredi 6 Juin 2008
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