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Les patrons européens négligent la gouvernance documentaire, au détriment des résultats


Ricoh publie aujourd'hui les résultats d'une étude européenne menée auprès de décideurs de grandes entreprises à propos de la thématique documentaire. Cette enquête démontre que les dirigeants européens négligent souvent l'importance stratégique du document et notamment de la responsabilité de la gestion documentaire au détriment des résultats et de la réactivité de leur entreprise.




Contexte de l'étude
Entre juin et juillet dernier, le groupe Ricoh interview 311 dirigeants (DG et équivalents) en charge de toute ou partie de la gestion documentaire de leur entreprise.

Les tendances et problématiques étudiées sont les suivantes :
- Management et fiabilité du document
- Gaspillage/déperdition et les inefficacités
- Prise de conscience environnementale
- Sécurité

L'étude à ciblé PME et grandes entreprises européennes issues du secteur des finances, des services, des télécommunications et des médias (Belgique, France, Allemagne, Italie, Espagne, aux Pays-bas et au Royaume-Uni).

Les résultats mettent en parallèle la vision des dirigeants à propos de l'impression et les démarches de croissance et de performance de leur activité. L'étude a ainsi traité des problématiques de coûts et de risques ainsi que les enjeux relatifs à l'impression en entreprise.

Une stratégie documentaire inexistante
Réalisé par le bureau d'études indépendant Coleman Parker Research, l'indice Ricoh de gouvernance documentaire (Ricoh Document Governance Index[1]) nous informe qu'en Europe, l'enveloppe annuelle allouée par les entreprises à la gestion documentaire représente plus de 14 milliards d'euros. Certaines entreprises dépensent jusqu'à 5% de leur chiffre d'affaires annuel sur ce poste, et seulement un peu plus du tiers (39%) a mis en place une stratégie de management documentaire.

La solution serait de mettre en place ou outsourcer la stratégie documentaire qui permettrait à l'entreprise de réduire de manière significative ses coûts et son impact écologique, d'augmenter sa sécurité, simplifier les procédures et consolider ses résultats à court et moyen termes. Les dirigeants d'entreprise seraient ainsi en mesure de se concentrer davantage sur le développement de leur activité.

Bénéfices d'une gestion documentaire efficace
77% des cadres supérieurs interrogés reconnaissent que la gestion documentaire de leur organisation est souvent sporadique et peu contrôlée, générant de fait des charges importantes.

Seulement 38% d'entre eux vérifient "quelquefois" les coûts liés au document et 17% n'y prêtent jamais attention. Si l'on considère qu'il est possible de réaliser jusqu'à 30%[2] d'économies sur ce poste, les résultats montrent que la mise en place d'une stratégie documentaire pertinente représente un avantage concurrentiel important en termes économiques et écologiques.

L'étude a également permis de définir que la responsabilité en matière de gestion documentaire est décentralisée et dispersée. 57% des interrogés attribuent la gestion du document à quelques collaborateurs identifiés et 61% affirment qu'une partie de cette fonction est répartie entre plusieurs directions (DRH, Services généraux, les opérations et le marketing).

Un management centralisé et des procédures clairement établies permettrait d'avoir une stratégie de gestion documentaire pertinente et simplifiée, augmentant de fait la productivité des employés, une circulation sécurisée des informations et permettant aux directeurs de pouvoir concentrer leurs efforts pour la croissance de leur entreprise.

Simon Sasaki, CEO de Ricoh Europe, affirme : "Bien que la conjoncture économique actuelle incite les dirigeants d'entreprise à rationaliser leurs activités, un grand nombre de sociétés permettent à leurs services d'impression, de photocopie ou de fax de fonctionner sans aucun contrôle. Il est inquiétant de constater que, malgré la prise de conscience de ses avantages immédiats, la majorité des entreprises européennes n'a pas de stratégie de gestion documentaire. Sous-estimer les risques encourus peut aboutir à des dépassements de budgets, à une réduction de la productivité, à des failles en matière de sécurité et à une empreinte carbone élevée. Les dirigeants doivent prendre conscience de ce poste souvent négligé en nommant un responsable et en considérant les avantages stratégiques immédiats et à plus long terme pour leur entreprise. L'expertise Ricoh peut apporter une vraie valeur ajoutée en garantissant une réponse globale aux besoins documentaires de chaque département de l'entreprise."

La gouvernance documentaire en pratique :
- Une importante ONG européenne de plus de 2000 personnes en Allemagne désirait améliorer son efficacité, réduire sa consommation de papier et automatiser certains process d'approvisionnement des consommables. La standardisation de la flotte d'imprimantes et l'introduction des services documentaires par Ricoh ont permis à l'entreprise de réaliser jusqu'à 30% d'économies.

- L'un des plus grands supermarchés du Royaume-Uni (doté d'un réseau de 502 grandes surfaces et de 290 magasins de proximité) souhaitait faire face à l'accroissement de ses besoins d'impression et de copie. Cette enseigne disposait d'un service d'impression cher et peu efficace. En externalisant l'ensemble de ses services d'impression, sur site et hors site, l'entreprise a été en mesure de réaliser des économies de 500 000GBP sur trois ans. L'entreprise espère réaliser des économies supplémentaires de 500 000 GBP grâce à la mise en place de la phase 2 du projet, dont le but est de remplacer les équipements de bureau existants par des matériels plus efficaces et plus rentables.

- Un vendeur international de chaussures de sport avec un effectif de 3000 personnes à travers le monde souhaitait une facturation en ligne nécessitant la mise en place d'un système financièrement conforme et sécurisé. En effet, le groupe était soumis à des procédures longues et complexes, qui lui faisait dépenser près de 4 millions d'EUR pour l'envoi de 4,5 millions de factures papier par voie postale. La société a externalisé la totalité de ses procédures de gestion de facturation auprès de Ricoh pour gérer la transition de procédés papier à leur numérisation. Les économies sont estimées à 3 millions d'euros sur 3 ans.

Pour télécharger le livre blanc et en savoir plus sur les résultats de cette étude, rendez-vous sur :
www.ricoh.fr/research

A propos de Ricoh France
Depuis 2000, Ricoh a su évoluer avec le marché et les technologies. Ainsi, au métier de fournisseur de matériel bureautique, Ricoh France a associé la maîtrise des << solutions d'impression >> puis des << solutions documentaires >> afin de pouvoir assurer la gestion globale du flux documentaire de ses clients, en s'appuyant sur la performance de ses choix technologiques, la pertinence de ses offres de services et la qualité de ses équipes.
Effectif : 2500 personnes
CA 2007: 799 millions d'EUR
www.ricoh.fr

[1] La gouvernance documentaire se définit comme les moyens grâce auxquels une entreprise gère ses documents. Elle sous-entend une gestion effective des charges, de la technologie, de la durabilité et de la sécurité des documents à travers toute la chaîne opérationnelle.

[2] Données clients Ricoh

Mercredi 14 Octobre 2009
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