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La TVA déductible sur notes de frais, une cagnotte sous-estimée


Par Fredrik Skiöldebrand, Président de la société TVA Conseil.




Fredrik Skiöldebrand
Fredrik Skiöldebrand
Parce que la procédure est encore largement manuelle et complexe, l’opportunité de récupérer la TVA étrangère versée sur les dépenses professionnelles en Europe est négligée par une grande majorité des entreprises. Or, les sommes en jeu peuvent être considérables. Jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros pour les grands voyageurs.

Toute société assujettie à la TVA en France peut récupérer une partie de la TVA versée à l’étranger et notamment celle acquittée sur les notes de frais. A condition que l’assujetti fasse la demande de remboursement dans les temps : avant le 30 juin de l’année n+ 1 pour les pays hors Union Européenne et avant le 30 septembre de l’année n +1 pour les états-membres de l’UE. Passées ces dates, la TVA est perdue.

En dépit de ce droit, beaucoup d’entreprises renoncent. Pourquoi ? Parce que récupérer cette TVA étrangère relève du parcours du combattant.

Une TVA et un droit à remboursement très variables d’un état-membre à l’autre

Le premier écueil tient au caractère multiple de la TVA en Europe, où l’on recense autant de règlementations différentes que de pays et où les taux standards varient de 8% à 27%. Lesquels taux ne manquent pas d’évoluer - avec une moyenne de 21,5% aujourd’hui : les gouvernements étant soucieux de faire entrer de l’argent dans les caisses des Etats. L’harmonisation fiscale n’est pas encore à l’ordre du jour !

A cela s’ajoutent des règles de récupération variables d’un pays à l’autre et un droit à déduction/ remboursement qui ne concerne que certaines opérations/dépenses. Et ce qui est récupérable dans un pays, ne l’est pas nécessairement chez le voisin. A titre d’illustration, la TVA facturée sur les locations de voiture est récupérable en Allemagne ou au Royaume Uni, mais pas en France.

S’y retrouver dans ce méandre, bien identifier la TVA récupérable sur les justificatifs de dépenses et mener à bonne fin les dossiers peut être une gageure pour les entreprises. Or, pour que les dossiers de demande de remboursement soient acceptés par les différentes autorités fiscales, ils doivent être irréprochables. Cela nécessite, entre autre, une connaissance sans cesse actualisée de la règlementation, pays par pays.

Quel est le risque ? Voir les autorités rejeter les dossiers non-conformes à leur législation. Ou, dans le meilleur des cas, les entreprises doivent répondre à des demandes de renseignements (dans la langue du pays), dans des délais très courts.

Pire, certains pays, comme l’Angleterre, peuvent appliquer des pénalités quand les demandes ne sont pas conformes à la législation locale. Les autorités veulent ainsi décourager les entreprises tentées de soumettre des dossiers mal préparés.

Un processus difficile à automatiser à 100 %

Le défi est d’autant plus important pour les entreprises que le processus de récupération est largement manuel. Rien n’étant gravé dans le marbre en matière réglementaire, il est difficile de paramétrer un logiciel afin qu’il puisse seul trancher sur le droit à déductibilité d’un ticket de péage, d’une note de restaurant ou encore d’une nuitée d’hôtel dans un pays étranger.

Comment peut-il savoir si Monsieur Dupond, qui a déjeuné à Londres, est un collaborateur de l’entreprise (la TVA est alors déductible) ou un invité (la TVA n’est pas déductible) ? Et le manque de rigueur avec lequel les notes de frais sont parfois établies ne facilite pas la tâche. L’erreur la plus courante étant le libellé de la facture au nom et à l’adresse du collaborateur au lieu des coordonnées de la société, pour justifier la nature professionnelle de la dépense.

Des avancées ont été faites en matière d’automatisation, avec notamment la mise en place en 2010 d’un portail électronique de soumission des dossiers dans chaque pays de l’Union Européenne. De même, certains logiciels de notes de frais permettent la transmission en ligne de justificatifs scannés réalisés depuis un Smartphone, pour remplir les notes de frais au fil du voyage et gagner en efficacité.

Mais rien ne remplace encore la connaissance humaine et le travail de vérification sur des centaines de pièces justificatives, si l’entreprise veut être assurée de présenter des dossiers conformes et maximiser sa récupération de TVA.

5,5 milliards d’euros de manque à gagner pour les entreprises

Toutefois, le jeu en vaut la chandelle. Souvent, les sociétés n’ont pas conscience du manque à gagner. A fortiori quand leur activité évolue fortement avec de nombreux déplacements en Europe.

Or, si les sommes prises isolément sont souvent faibles, mises bout à bout elles représentent des montants considérables. Pour une entreprise active à l’international, la TVA étrangère constitue jusqu’à 5% du budget « frais de déplacement » (source KPMG). Plus globalement, selon l’OCDE, la TVA étrangère récupérable annuellement dans l’UE représenterait 7,5 milliards d’euros, sur lesquels 2 milliards seulement sont remboursés aux entreprises.

La récupération de la TVA locale, autre enjeu de trésorerie

Un manque à gagner qui s’étend d’ailleurs aussi à la TVA locale déductible sur notes de frais, et dont le remboursement n’est pas toujours bien optimisé par les entreprises. Là encore, cela demande le respect de la règlementation et le suivi de son évolution pour ne pas risquer des pénalités ; les notes de frais étant en première ligne dans la pêche aux irrégularités menées par les contrôleurs fiscaux. En cas de non-respect des règles, l’entreprise encourt des pénalités proportionnelles aux montants de TVA déduits à tort.

Qu’il s’agisse de taxe locale ou étrangère, à l’heure de la chasse aux coûts, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à vouloir profiter des économies offertes par cette récupération de TVA sur les notes de frais. Elles sont aussi motivées par un souci de meilleure conformité fiscale, du fait notamment de la vigilance accrue des autorités locales et étrangères.

Compte tenu des montants en jeu, elles ont raison de ne pas négliger cette possibilité d’économie !

A propos de TVA Conseil, Groupe Cash Back
Le groupe Cash Back exerce dans le domaine de la récupération de TVA depuis plus de 25 ans. Au sein du Groupe, TVA Conseil est responsable de la France, du Benelux et du Royaume Uni. Aujourd’hui, le réseau Cash Back est constitué de plus de 30 sociétés affiliées présentes dans toute l’Europe, aux USA et au Moyen-Orient. Le Groupe permet ainsi à ses clients de bénéficier d’un vaste réseau international d’experts, bons connaisseurs des réglementations fiscales locales. Plus de 3000 sociétés font confiance au réseau Cash Back pour la récupération de leur TVA étrangère.

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Mercredi 13 Mai 2015
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