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Guide des meilleures pratiques pour la simplification de la chaîne logistique financière et l’optimisation du BFR (Partie 4)


Le marché reconnaît de plus en plus que la transition des traitements coûteux de paperasse et des workflows électroniques rentables par le traitement en flux tendus (STP) constitue une migration et non pas une initiative ‘big bang’. En outre, les organisations suivront ce parcours à des rythmes différents. Toute solution fiable pour la simplification du traitement des factures doit permettre de manipuler aussi bien les factures papier que les factures électroniques (en formats multiples) de manière efficace et ponctuelle. Ce guide apporte des conseils pratiques sur la réalisation d’un rendement tangible à chaque étape de la migration vers une meilleure efficacité au sein de la chaîne logistique financière et dans la gestion optimale du capital d’exploitation.




Guide des meilleures pratiques pour la simplification de la chaîne logistique financière et l’optimisation du BFR (Partie 4)
Ce guide des meilleurs pratiques est divisé en quatre parties et recouvre les sujets suivants :
1ère partie : Rendre la capture des données de facturation plus efficace
2ème partie : Simplifier le workflow d'approbation des factures et la gestion des achats
3ème partie : Réaliser sécurité, efficacité & contrôle des paiements et de la gestion des fonds de roulement
4ème partie : Optimiser la gestion du capital d'exploitation (BFR)

Cette semaine nous traiterons de la Quatrième partie : Optimiser la gestion du capital
d'exploitation

Quatrième partie : Optimiser la gestion du capital d'exploitation
Dans cette quatrième et ultime partie du guide, nous explorons les avantages significatifs du capital d'exploitation qui peuvent être réalisés par les entreprises au sein de la chaîne logistique financière par la combinaison de structures de financement innovantes et des méthodes de traitement du cycle achat-règlement professionnelles. En exerçant une influence sur la technologie pour accélérer le rapprochement et l'approbation précis des factures papier ou électroniques, les professionnels de la finance et les banques avant-gardistes reconnaissent que, dans un tel environnement à risques réduits, il existe une opportunité d'arbitrage excitante de financer la chaîne logistique, un moyen incontestable de gagner
de nouveaux clients et de générer de nouveaux flux de revenus importants. Cette approche innovante donne lieu à une situation où 'tout le monde est gagnant' à la fois pour les grands acheteurs commerciaux et les fournisseurs de PME tout en créant une nouvelle catégorie de biens intéressante pour les financiers, avec un meilleur rendement ajusté au risque.

Bien que les technologies par navigateur, acceptant la facturation électronique existent depuis une décennie, plus de 85% des factures sont encore imprimées sur papier et distribuées par courrier. Avec une documentation commerciale à base papier, les défis majeurs reposent sur la réduction des coûts de traitement et l'accélération du processus de
rapprochement et d'approbation. Comme nous l'avons vu dans les parties un et deux de ce guide, une meilleure conversion du papier et une technologie adaptée peuvent être utilisées pour résoudre cette disparité. Une fois réalisées, les professionnels de la finance peuvent capitaliser sur la disponibilité ponctuelle des informations des factures réconciliées en format électronique afin de réduire les coûts aux payeurs et aux fournisseurs par le partage des avantages de programmes d'affacturage structurés et d'escomptes de factures.

"L'argent est roi"
Du point de vue de la trésorerie d'un fournisseur, offrir des crédits commerciaux à ses clients constitue une utilisation nécessaire mais inefficace du capital. En permettant à un débiteur commercial de retarder le règlement de factures en suspens, un créancier ne touche aucun intérêt. Reconnaissant que 'l'argent est roi', les créanciers sont désireux de réduire leurs délais moyens de recouvrement puisqu'il s'agit d'une mesure importante de l'efficacité opérationnelle d'une organisation afin d'amener des espèces plus rapidement dans la comptabilité. C'est pour cette raison que de nombreuses entreprises offrent des remises pour paiements anticipés afin de réduire le cycle de règlement et être payées plus rapidement par leurs clients.

L'un des termes commerciaux très utilisés dans le commerce est le terme ''2/10 net 30'' qui signifie que si un débiteur paie une facture dans les 10 jours de sa date d'émission, il peut déduire une remise de 2% et ne payer que 98% de la valeur nominale de la facture. En fait, le payeur reçoit un retour impressionnant de 2% pour un investissement de 20 jours. Cela
équivaut à un taux annualisé massif de 36%, si l'on assume que ces factures à 30 jours sont payées le 10ème jour. Ceci sert de rappel puissant de la valeur élevée qu'une entreprise place sur le paiement rapide et l'amélioration de la trésorerie.

Peu de trésoriers peuvent réaliser un taux de rendement de 36% sur des investissements financiers sûrs et ils peuvent donc être bien avisés de considérer l'utilisation de l'excédent de trésorerie pour réduire effectivement les coûts des marchandises en saisissant cette offre de remise aussi souvent que possible. Pour une entreprise avec une capacité de crédit, il existe une opportunité d'arbitrage dans ce cas : un trésorier peut emprunter à, disons 6% et utiliser ces fonds pour réaliser un rendement de 36% sur les remises pour paiements anticipés, avec une marge bénéficiaire intéressante. Comme nous le verrons plus loin, il existe aussi des manières attrayantes de réaliser des bénéfices en se mettant en partenariat avec les banques pour financer la chaîne logistique. Les remises pour paiements anticipés sont en réalité plus profitables à l'acheteur que les réductions de délais moyens de recouvrements et sont plus acceptables pour le fournisseur.

Mais force est de constater que de nombreux départements de comptes fournisseurs ne sont pas suffisamment bien structures pour saisir l'avantage de ces conditions de vente favorables puisqu'il faut plus de 10 jours pour qu'une facture soit traitée et approuvée pour paiement. Si l'on regarde cela sur une échelle mondiale, des trillions de dollars de valeur sont actuellement bloqués dans la chaîne logistique financière du cycle d'achat-règlement. Le désir de débloquer cette valeur est une raison fondamentale pour laquelle le traitement efficace des factures papier et électroniques attire l'attention. Une fonction de capture des données de facturation capable de soumettre des données de factures validées et réconciliées à un système ERP quelques heures après la réception des factures papier représente une valeur immense aussi bien pour le payeur que pour le fournisseur. Le payeur peut profiter des remises pour paiements anticipés tandis que le fournisseur est payé en moins de 10 jours, lui donnant des avantages considérables en matière de trésorerie et le libérant des limites de crédit commercial et par conséquent, lui permettant de vendre plus au même client.Même dans les situations où les fournisseurs d'aujourd'hui n'offrent pas de remises pour paiements anticipés, une structure de gestion de la facturation efficace place une entreprise dans une position de négociation de remise dynamique avec sa chaîne logistique. En fait, Gartner prévoit que d'ici 2009, au moins 30 pour cent des 2000 plus grandes entreprises auront adopté des remises pour paiements anticipés de manière standard au sein de leurs comptes fournisseurs (source : Gartner, juin 2005).


Résolution des conflits d'intérêts entre acheteurs et fournisseurs
Il existe un conflit d'intérêts fondamental dans la chaîne logistique financière puisque les objectifs de gestion du capital d'exploitation des acheteurs et des fournisseurs diffèrent largement. Il s'agit d'un problème vieux comme le Monde : les fournisseurs veulent être payés rapidement et donc réduisent leurs délais moyens de recouvrement. D'un autre côté,
à l'autre bout de l'échelle, les acheteurs veulent habituellement retarder les paiements autant que possible c'est-à-dire étendre leurs délais moyens de paiements. Ce scénario est ressenti plus fortement par les PME pour lesquelles la trésorerie est souvent critique et elles sont particulièrement en quête de paiements rapides.

Les financiers et banques ont un rôle important à jouer ici en s'assurant que la chaîne logistique financière fonctionne de manière plus efficace et en optimisant la gestion du capital d'exploitation. Traditionnellement, les banques offrent des services de paiements & de gestion de trésorerie. Les banques avant-gardistes lancent de plus en plus de nouveaux
services à valeur ajoutée pour simplifier le traitement des factures et financer la chaîne logistique afin d'huiler les chaînes de la roue commerciale. Une banque est en position unique pour offrir des réductions de coûts et un meilleur contrôle dans chaque aspect de ces processus en se plaçant au coeur de la chaîne logistique financière d'un client d'affaires et son intégration lui permet de proposer des solutions puissantes de gestion du capital d'exploitation bénéficiant aussi bien aux acheteurs qu'aux fournisseurs.

Partenariat avec des financiers pour l'amélioration de la gestion du capital d'exploitation
Pour certaines entreprises, l'un des inconvénients probables posés par la recherche de remises pour paiements anticipés est que l'entreprise suivant une telle procédure doit utiliser ses propres ressources d'espèces personnelles pour obtenir ces remises. De plus, de nombreuses grandes entreprises payeuses sont actuellement incapables de profiter de telles remises en raison du temps de traitement exigé pour leurs approbations avant même de pouvoir considérer si elles veulent utiliser leur propre trésorerie pour obtenir ses remises. L'une des améliorations possibles de ce modèle est de travailler avec un financier qui comble le fossé du financement pour résoudre le conflit de durée entre acheteur et fournisseur provoqué par le fait qu'un acheteur souhaite retarder le paiement tandis que le fournisseur souhaite être payé dans les plus brefs délais. Les banques et financiers à l'esprit avant-gardiste peuvent désormais voir les avantages d'aider à la mise en place de technologies fonctionnelles au sein de leurs programmes de financement de la chaîne logistique.

Les professionnels de la finance ont été parmi les premiers à participer à cette opportunité de financement structuré. La combinaison de technologies par navigateur et du soutien des financiers permet désormais à un fournisseur d'être payé plus tôt sans que la trésorerie du payeur ne soit utilisée pour procéder à ce règlement par anticipation de la dette commerciale. A l'échéance de la facture, l'avance du financier est remboursée par le payeur. Le fournisseur peut choisir d'accepter ou non le paiement anticipé des factures en fonction de ses besoins de fonds de roulement. Cette structure est indiquée en annexe A.

Il existe une diversité de variables sur ce thème y compris le crédit sans recours au fournisseur, lui permettant de réaliser une source de fonds hors du bilan comptable. Cette possibilité est offerte, toujours avec le consentement total du payeur, lorsque le système de capture des données de facturation a déjà réalisé une réconciliation réussie de la facture par rapport au bon de commande et idéalement un bordereau d'entrée des marchandises. Le rapprochement de ces éléments vitaux pour une transaction fiable permet à un financier de réduire son risque de faire une avance étant donné qu'il sait en toute confiance que les marchandises financées ont été commandées et reçues par le payeur, augmentant fortement
la probabilité que celui-ci paiera les marchandises dans les temps. Cette approche 'terre-à-terre' d'utilisation de données commerciales importantes de la part aussi bien de l'acheteur que du fournisseur permet au financier de minimiser le risque de fraude, problème vieux comme le monde dans l'affacturage traditionnel, où plus d'un fournisseur a été attrapé à présenter des fausses factures et demander des crédits.

Dans le modèle commercial où le fournisseur est une PME et l'acheteur une grande entreprise avec une cote de crédit élevée (disons A-1/ P-1 pour les questions de documents commerciaux à court terme), il existe une opportunité intéressante d'arbitrage d'intérêt entre la qualité de crédit du payeur et le fournisseur. De façon importante, toutes les parties impliquées dans la transaction peuvent en tirer un avantage positif. Le financier, ayant réduit le risque de nonpaiement d'une facture grâce au rapprochement automatisé par rapport à un bon de commande ou un bordereau d'entrée de marchandises, peut se permettre d'offrir des taux d'intérêts compétitifs au fournisseur pour paiement anticipé d'une facture. En général, le financement se ferait à un taux d'intérêt inférieur à celui que le fournisseur pourrait généralement obtenir en cas de paiements anticipés, affacturages ou découverts. De plus, le montant du capital disponible dépasserait les niveaux des découverts commerciaux, si ces derniers sont disponibles. Cette approche, par conséquent, réduit les frais des crédits des PME participantes et leur permet de libérer plus rapidement leur capital d'exploitation pour produire davantage de marchandises et augmenter leurs ventes. Une capture et un traitement des factures effectués de manière efficace, donnent lieu à des volumes importants de factures réconciliées, approuvées à un niveau de service rapide, créant une opportunité financière plus importante à savoir plus de factures, une période de crédit plus longue et une réduction du risque de prêt en raison du rapprochement des bons de commandes/bordereaux d'entrée des marchandises.


Les avantages principaux de cette approche pour les financiers peuvent être résumés comme suit :
  • Réduction des coûts par rapport au modèle utilisé, facilitant l'adoption par les fournisseurs
  • Amélioration du rendement du capital ajusté au risque
  • Réduction des risques de fraude en utilisant les données du payeur et du fournisseur
  • Traitement efficace pour toutes les parties impliquées dans la chaîne logistique
  • Approche adaptée à la titrisation en raison de la qualité des actifs du payeur


Structuration d'une logistique financière innovante
Grâce à sa position unique au sein de la chaîne logistique financière, une banque peut utiliser des données commerciales importantes à divers stades du cycle commercial afin d'apporter de la valeur à ses clients ; par exemple, le fait de savoir que les factures viennent d'être réconciliées par rapport aux bons de commande et bordereaux d'entrée des marchandises
permet à la banque de fournir des fonds à la chaîne logistique de manière ponctuelle et compétitive. De la même façon, dès qu'un bon de commande est émis auprès d'un distributeur basé à l'étranger, une banque est bien placée pour mettre des fonds avant-exportation à disposition, soit par son propre réseau d'agences ou par le biais de ses partenaires du secteur bancaire. Les exportateurs peuvent ainsi financer l'approvisionnement ou la production tout en réduisant leurs délais moyens de paiements tandis que l'acheteur peut retenir et éventuellement élargir ses délais moyens de crédits fournisseurs, la banque jouant le rôle d'intermédiaire pour combler le fossé du financement et des délais. Ces structures de la chaîne logistique financière innovantes complètent les produits existants d'affacturage et de remises ainsi que les solutions de financement commercial internationales.

En structurant le financement de la chaîne logistique, les banques doivent s'assurer que le traitement comptable des sommes à payer figurant sur le bilan de l'acheteur ne subisse pas de conséquences néfastes. Il est crucial que les sommes dues ne soient pas converties en dette bancaire à savoir en une obligation de la part de l'acheteur de repayer le financier à
échéance de la facture. Si le traitement comptable se transforme en dette bancaire, l'effet de levier financier sur la propre dette de l'acheteur et éventuellement sur sa cote de crédit sera extrêmement négatif, rendant le modèle sans intérêt du point de vue de l'acheteur. Le statut de somme à payer sur le plan comptable peut se faire grâce à plusieurs techniques de
financement structuré telles qu'un cadre juridique solide et la gestion de toutes les sommes dues à échéance des factures (qu'elles soient financées ou non), si possible par l'intermédiaire d'une tierce partie spécialisée. L'exigence de respecter l'échéance absolue des factures au pied de la lettre et de procéder aux règlements à la date d'échéance peut être
considéré par certaines grandes entreprises comme stricte mais les avantages dépassent de loin le besoin de discipline pour régler les factures à la date d'échéance.

Possibilités pour le payeur d'étendre les délais de paiements
Un certain nombre d'avantages existent pour une grande entreprise en partenariat avec un professionnel de la finance, permettant à la chaîne logistique d'être payée plus rapidement. Dans certains cas, le financier peut mettre à disposition de la grande entreprise une quote-part des revenus ou peut décider de sponsoriser un programme d'avantages. Il s'agit
en réalité d'une récompense pour avoir donné au financier la visibilité des factures approuvées pour que celui-ci puisse proposer un financement de paiements anticipés aux fournisseurs en ce qui concerne les factures en suspens. De la même manière, le payeur et le financier peuvent convenir des conditions d'extension de crédit en vertu desquelles le fournisseur est payé par le financier soit en quelques jours ou à la date d'échéance normale de la facture mais le payeur a le droit de retarder le paiement de la facture à plus tard, obtenant, par exemple, un crédit supplémentaire de 30 jours. Avec cette structure, le payeur de la grande entreprise est susceptible de payer des intérêts pour la période d'extension de crédit, reflétant sa propre qualité de crédit. D'un autre côté, certaines structures de financement permettent d'assurer que ce crédit commercial supplémentaire soit absorbé dans le prix global facturé au fournisseur.

Potentiel global
Le potentiel d'extension du financement de la chaîne logistique est énorme, s'étalant à la fois au commerce national et international.Les factures papier de Chine ou d'Europe de l'Est peuvent être numérisées localement et rapprochées par rapport aux bons de commandes et bordereaux d'entrée des marchandises en Grande-Bretagne de façon précise pour permettre un paiement accéléré des factures aux fournisseurs. La version éprouvée de cette nouvelle classe d'actifs ne contient pas de garantie bancaire de paiement conditionnelle telle qu'incorporée dans une lettre de crédit (sujette à la livraison en temps et en heure des documents commerciaux conformes), ce qui représente une procédure coûteuse mais
très sûre d'apport de financement. Néanmoins, on peut anticiper le développement de divers niveaux d'assurance de paiement y compris le paiement garanti par la banque, transformant cette solution pour le capital d'exploitation en un outil de financement flexible, susceptible de croître.

Amélioration du rendement avec risques calculés sur le financement
Les professionnels du financement commercial ne peuvent pas ignorer que, conformément aux nouvelles conditions Basel II, les facilités de prêts structurés qui atteignent un haut niveau de contrôle transactionnel et utilisent des techniques telles que le transfert du risque de crédit se qualifient pour des exigences en réserve de capital plus faibles que les facilités de crédit non structuré à des emprunteurs à la qualité de crédit plus basse tels que les PME. Il en découle qu'en transférant le risque vers les noms à qualité de crédit élevée tels que les grandes entreprises ayant des cotes de crédit A-1 / P-1 à la tête des chaînes logistiques, le financier peut réaliser une exigence de capital de Basel II moins stricte, permettant une
amélioration du rendement sur l'investissement ajusté sur le risque.

Facteurs pour adoption du marché
Comme indiqué, ce sont surtout les professionnels de la finance qui sont désireux d'être les pionniers de ce marché puisqu'ils sont en mesure de répondre rapidement à ces opportunités de financement structuré. Mais la voie est désormais ouverte pour que les banques commerciales et de financement de capitaux adoptent cette approche, en fonction de la
disponibilité des technologies par navigateur et des services ce capture des données de facturation prouvés, capables de traiter de telles transactions sur une grande échelle. Cette nouvelle source de revenus peut se révéler particulièrement intéressante pour les banques dans l'état actuel des choses, vu qu'elles sont à la recherche de services à valeur ajouté
pour étayer leurs flux de revenus d'autres domaines traditionnels. Les nouvelles lois sur les paiements dans l'UE et l'investissement d'infrastructure nécessaire pour se conformer au SEPA (Espace unique de paiements en euros) donnent lieu à des prévisions de rentabilité plus basses pour de nombreuses banques européennes en matière de paiements & de
gestion de trésorerie. Il pourrait donc être prouvé que la période soit propice du fait qu'au moment où les banques avantgardistes tendent à combiner leurs activités de gestion de trésorerie et de financement commercial, elles soient maintenant en meilleure position pour exploiter l'arrivée de solutions pour la chaîne logistique sur une base mesurable et fiable par le biais de partenariats en marque blanche avec des fournisseurs de services.

L'avenir : révéler les gisements de valeur pour les acheteurs, fournisseurs et banques
A long terme, la facturation électronique de bout en bout semble en passe d'être largement acceptée et nous restons entièrement engagés aux développements de ce marché important mais à l'allure actuelle, certains d'entre nous auront déjà pris leur retraite avant que ce jeu sans fin ne devienne réalité. Le défi de combler le fossé entre les pratiques de travail à base papier ancrées dans le système et le commerce électronique ne doit pas être sous-estimé. A court et moyen terme, les solutions de réussite s'avèrent être celles qui permettent la migration du traitement à base papier au traitement électronique, à un rythme adapté à l'organisation, avec un déploiement par bouchées.

Comme décrit dans cet article, il existe une valeur considérable à débloquer de la chaîne logistique en améliorant la visibilité des processus commerciaux et en permettant aux fournisseurs d'être payés plus rapidement. Cependant, ceci n'est seulement possible dans un environnement qui, de manière précise et ponctuelle, permet aux factures d'être approuvées et réconciliées par rapport aux bons de commandes et bordereaux d'entrée des marchandises, réduisant ainsi le risque de non-paiement de la facture à son échéance. Le thème sous-jacent de ce guide est qu'en veillant à ce que la simplification du traitement de la réception des factures et à la visibilité du workflow d'approbation se fassent ''correctement'', une entreprise peut non seulement réduire considérablement ses coûts mais peut aussi se placer de manière à améliorer sa gestion de capital d'exploitation au sein de toutes ses activités. Ainsi, une stratégie d'achatrèglement bien planifiée peut devenir une partie importante de la voie vers une gestion optimale du capital d'exploitation.

Les principes de financement de la chaîne logistique décrits dans ce guide ont été dressés par un certain nombre de professionnels de la finance au cours des dernières années et plusieurs programmes et projets pilotes ont été mis en place. Mais ils ont généralement échoués dans leur tentative d'atteindre la masse critique qu'ils méritent. Ils ont souvent été bloqués par des coûts de mise en place élevés, un manque de factures électroniques dans le projet ou la difficulté de réaliser un traitement efficace de factures réconciliées et approuvées en un temps suffisamment court pour obtenir une durée de crédit suffisamment longue avant la date d'échéance de la facture. Cette énigme peut désormais être résolue par l'amalgame d'un service de gestion des factures papier et électroniques précis et des financiers avant-gardistes, prêt à aider acheteurs et fournisseurs à extraire une valeur maximale de la chaîne logistique financière. Une telle approche donne lieu à des avantages nets pour tous les participants de la chaîne logistique financière.

Guide des meilleures pratiques pour la simplification de la chaîne logistique financière et l’optimisation du BFR (Partie 4)

Guide de la simplification de la chaîne logistique financière et optimisation du capital d'exploitation
Par Marcus Hughes - Directeur du service Banques au sein de Bottomline Technologies

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Source : BOTTOMLINE TECHNOLOGIES

Vendredi 18 Mai 2007
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