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Comment mettre en place un tableau de bord de pilotage de compte client ?


Connaître et comprendre régulièrement l’encours clients et les risques associés constitue pour chaque responsable financier un enjeu majeur. Le tableau de bord de l’encours clients est ainsi l’outil central, incontournable et synthétique pour maîtriser cet enjeu et mettre en place les actions nécessaires à l’optimisation de l’encours clients.




Le tableau de bord de l’encours clients, élaboré en général chaque semaine, a pour objectifs de:
  • Gérer l’encours clients (créances non échues, créances échues),
  • Anticiper les risques de dérapage sur les créances échues (augmentation et vieillissement de l’encours),
  • Organiser et suivre les actions de recouvrement des équipes de relance,
  • Gérer les paiements non identifiés et non lettrés,
  • Qualifier les causes de blocage ou de retard de paiement des créances.

Il contient des indicateurs permettant de suivre l’encours clients par postes principaux et par statut de relance, de connaître les raisons de non-paiement des créances, de surveiller l’encours des clients les plus importants.

Quels indicateurs mettre en place ?
  • Encours clients total par age de créance (non échues, échues) et évolution par rapport aux périodes précédentes
  • Paiements reçus, avec la décomposition paiements lettrés et paiements non lettrés
  • Avoirs émis
  • Encours clients par statut de relance (non relancée, relance en cours, décision d’arbitrage à prendre en cas de blocage ou de litige, paiement promis / prévu, paiement reçu)
  • Encours clients par cause de blocage du paiement (par exemple : litige, erreur de libellé dans la facture, facture non reçue, écart avec la commande / le contrat, attente d’un avoir, etc.)
  • Palmarès clients (les 100 premiers clients par exemple) : balance âgée par client, encours par statut de relance et par client.

Il est construit à partir de :
  • L’outil comptable de l’entreprise (balance âgée, journal des encaissements) pour les analyses quantitatives.
  • L’outil de gestion de la relance clients (qui doit être si nécessaire mis en œuvre au préalable) pourles analyses qualitatives sur les statuts de relance et les causes de blocage.

Ce tableau de bord est mis en place sur un outil bureautique (Excel ou Access). Le chargement des données est effectué à partir d’une requête dédiée et automatisée dans l’outil comptable et/ou dans l’outil de gestion de la relance.
Cette requête, proche du contenu de la balance âgée, contient au minimum les informations suivantes : code et nom du client, n° de créance ou du paiement, montant de la créance ou du paiement, type de créance (facture, avoir, paiement), date d’enregistrement (émission de la créance, enregistrement du paiement), date d’échéance, statut de relance, cause de blocage du paiement, référence et date de lettrage.

Le tableau de bord de l’encours clients constitue donc un outil simple et puissant de pilotage sur lequel s’appuyer, pour mener efficacement les actions de recouvrement et améliorer durablement la gestion du poste clients.
Il permet, en complément, d’accroître la connaissance de la chaîne clients et d’identifier des actions d’amélioration pour les étapes en amont du processus (prise de commande, livraison/réalisation et facturation).

Causes de blocage, un indicateur du tableau de bord


Jeudi 13 Juillet 2006
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DISCUSS / DISCUTER

1.Posté par capo chichi maxime le 20/05/2007 15:23 | Alerter
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Pourrais-je avoir une notion sur la gestion de stock ?

2.Posté par CFO-news le 21/05/2007 17:57 | Alerter
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Pour cela consultez notre magazine : www.physicalsupplychains.com

3.Posté par decaslou le 18/01/2008 18:02 | Alerter
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bonjour,
je me suis beaucoup renseignée sur le principe du tableau de bord, mais finalement le tableau de bord n'est qu'un graphique fait sur exel ? ou existe t il des logiciels spéciaux ?

4.Posté par LEFEBURE Olivier le 22/01/2008 10:15 | Alerter
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Bonjour Madame,
En réponse à votre question de savoir s'il existe des logiciels spéciaux pour batir des tableaux de bord de pilotage de compte client, la réponse est non, dans la mesure où chaque entreprise a ses spécificités et ses exigences. En ce domaine, contrairement à la comptabilité, rien n'est normalisé. Il est vrai qu'Excel et ses graphiques, sont les outils les plus souples et incontournables pour faire les présentations. En revanche, ce n'est sûrement pas le meilleur outil pour "gérer des données". C'est la raison pour laquelle nous avons développé une solution, que nous commercialisons aujourd'hui, au terme de laquelle nous utilisons Excel uniquement pour la présentation des données (comme une planche à dessin). Toutes les données, comptables ou extra-comptables, sont importées directement ou via un ETL (Extract Transform and Load) dans une base de Données centralisée (SQL server). Ceci garantit une fiabilité, auditabilité et traçabilité que n'apporte pas Excel (ce qui est l'essentiel de ce qu'on lui reproche, d'ailleurs). Dès lors, il suffit d'introduire les données importées dans un cube OLAP multidimensionnel, ce qui permet à l'utilisateur lui-même, sans besoin de l'intervention du service informatique, de créer rapidement tous les états ou tableaux de bord qu'il souhaite et d'exploiter toutes ces données exactement comme il le veut. A noter qu'une fois les tableaux et graphiques créés, leur actualisation et mise à jour se fait automatiquement, SANS AUCUNE SAISIE MANUELLE, et en quelques secondes.
Cette solution permet donc d'exploiter toutes les qualités d'Excel, sans ses inconvénients, tous les avantages de sécurité et fiabilité d'une base de Données, et enfin, son implémentation dure au maximum de 1 à 2 mois, le temps de bien définir ce que veulent les utilisateurs. Cordiales Salutations




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