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Comment SAP S/4HANA Finance répond-il aux enjeux des directions financières ?


Une direction financière doit répondre aujourd’hui à de multiples enjeux. Le premier consiste à remplir efficacement son rôle traditionnel : être payé par les clients, régler les fournisseurs, gérer la trésorerie, tenir la comptabilité pour fournir des informations légales aux partenaires, actionnaires, pouvoirs publics, etc.




Le second consiste à permettre le pilotage des performances de l’organisation. Ce rôle s’est développé ces dernières années et est devenu incontournable. Par sa position centrale, on attend de la direction financière qu’elle fournisse l’information permettant aux autres directions et aux responsables de prendre les meilleures décisions.

Le contrôle de gestion, dont le but était en particulier de préparer des rapports et des états de reporting, s’est mué progressivement en producteur de données qualifiées, garant d’une information de qualité, de simulations et d’analyses. Que cela concerne le coût prévisionnel d’un produit ou la rentabilité des clients, la direction financière est désormais la propriétaire d’une information qui doit être fiable, partagée et accessible.

Dans ce cadre, cet article donne un aperçu de l’apport de SAP S/4HANA Finance (appelé auparavant « Simple Finance ») pour les directions financières. Les améliorations techniques n’ayant de sens que si elles rendent un meilleur service aux clients, j’ai cherché à identifier dans cet article quel est leur apport réel pour permettre aux directions financières d’accomplir leurs missions plus efficacement. J’aborde le sujet d’un point de vue métier, en mettant en évidence les bénéfices attendus qu’il convient d’évaluer dans le contexte de chacun. Je donnerai aussi quelques points de repère techniques quand cela semble utile.

1. Basé sur SAP ERP, leader des progiciels de gestion

Le premier point à rappeler est que S/4HANA Finance, s’il a été réécrit pour être optimisé par HANA, est basé sur l’ERP de SAP, leader mondial dans ce domaine. Toutes les fonctions opérationnelles sont couvertes, de la comptabilité au contrôle de gestion (modules « FI-CO »).

Par ailleurs, il bénéficie de l’intégration avec tous les autres modules de l’ERP, qui permet de générer automatiquement en comptabilité des pièces à partir des informations saisies dans les autres « modules » et de remonter à l’origine d’une pièce. Dans la version « On-premise », ces autres modules, qui n’ont pas encore été réécrit pour HANA, sont conservés et intégrés avec la Finance. La nouvelle version de l’ERP S/4HANA n’entend pas remplacer les fonctionnalités qui ont fait le succès de SAP ERP, mais apporte des nouveautés pour aller plus loin dans la couverture des enjeux métiers.

2. Une interface utilisateur plus simple

La solution repose sur la plateforme SAP HANA, comme base de données native « in-memory ». Les données étant stockées en mémoire et compressées, l’effet mécanique est d’accélérer tous les traitements. Ainsi, HANA permet d’obtenir immédiatement les informations recherchées par un utilisateur, de saisir des pièces sans attente, de procéder à des calculs instantanés, etc. Il n’y a plus de temps perdu à lire la base de données, ce qui apporte un confort supplémentaire pour l’utilisateur.

Par ailleurs, une nouvelle interface utilisateur est proposée, basée sur les possibilités du nouvel outil UX « Fiori ». En redessinant les écrans, en facilitant leur accès et en combinant les formulaires de saisie et les rapports d’analyse décisionnelle, elle permet à un utilisateur d’accéder et de se familiariser rapidement avec les interfaces et accélère son travail au quotidien. La séparation entre opérationnel et décisionnel s’efface pour l’utilisateur qui accède à l’un ou à l’autre indifféremment, ou bénéficie de pages les combinant. Fiori propose aussi des fonctionnalités de recherche avancée, à partir de mots-clés ou approchant, comme le fait un moteur de recherche Google (« Fuzzy search »).

3. Accélérer les calculs et les traitements de masse

L’un des points clés pour une direction financière est de pouvoir exécuter rapidement des traitements qui peuvent être complexes sur l’ensemble des données, pour en distribuer le résultat aux personnes intéressées.

Prenons l’exemple de l’évaluation de la rentabilité d’un centre de coûts. L’imputation analytique des pièces, saisis en comptabilité, n’est pas toujours suffisante. Il peut être nécessaire d’effectuer des répartitions de coûts provenant d’autres centres (CO-OM), de déverser des coûts de certains projets, de valoriser des coûts de revient qui peuvent avoir un impact sur le résultat final. Le résultat de ce calcul peut ensuite être utilisé dans la valorisation des coûts de production des produits (CO-PC), qui sont à leur tour utilisés dans l’évaluation de la rentabilité des ventes (CO-PA).

Procéder à ces opérations dans un ERP traditionnel peut être relativement long, du fait de volumes importants de données, et oblige à relancer plusieurs fois avant d’arriver au résultat. Il faut plusieurs jours pour aboutir à une clôture fiable et complète. Qui plus est, dans le cas de l’existence d’un datawarehouse, il faut ensuite y transférer les données, qui sont répliquées plusieurs fois jusqu’à parvenir aux « cubes » agrégés, et produire les rapports.

SAP S/4HANA Finance présente l’avantage de stocker les données en mémoire et d’effectuer des calculs directement sur cette plateforme. Les traitements sont par conséquent beaucoup plus rapides. La direction financière peut réduire de plusieurs jours les délais de production et de distribution de l’information. Elle n’a plus besoin d’un datawarehouse pour ce faire : les outils de reporting vont lire directement les tables de l’ERP situées sur HANA. Les données sont agrégées en temps réel et à la demande par HANA selon les besoins d’analyse.

4. Simplifier l’accès à l’information

L’objectif du contrôle de gestion est de fournir des analyses pré-formatées et de l’information de qualité pour une consommation en libre-service. Les outils « Analytics » s’appuient sur les données de HANA pour fournir une analyse rapide, quel que soit le mode de restitution. Citons les outils Design Studio (applications web), Webi (analyse web en libre-service), Analysis office (reporting dynamique dans Excel), Crystal (rapports formatés) et Lumira (tableaux de bord et story telling).

Pour ce faire, le fait de disposer des données en temps-réel, sans besoin d’effectuer des transferts et des agrégations, est déjà un atout considérable. Encore faut-il que les données disponibles soient facilement compréhensibles et contiennent le détail attendu.

Dans les versions antérieures de l’ERP, en raison de contraintes techniques, les domaines de la finance et du contrôle de gestion étaient séparés. Si les pièces de la comptabilité générale généraient celles du contrôle de gestion, les premières étaient gérées dans un livre, et les secondes dans un autre. Chaque livre ne contenait donc qu’une part de l’information disponible. L’un des apports majeurs de S/4HANA Finance est de fusionner la plupart de ces livres dans un seul, appelé « Universal Ledger ». Cela concerne : General Ledger, Controlling, Material Ledger (valorisations alternatives des coûts articles), Profitability Analysis (account-based), Asset accounting.

Ainsi, une seule table « ACDOCA » contient les pièces comptables (avec toutes les informations complémentaires de type « controlling ») et les pièces issues des traitements spécifiques du contrôle de gestion. Toutes les tables antérieures disparaissent : tables de totaux, index, tables de pièces par sous-module. Pour les clients actuels, afin de garantir la continuité des rapports et des programmes spécifiques existants, ces tables sont remplacées par des vues du même nom qui reposent sur cette table unique.

A ce stade, l’avantage est déjà de simplifier l’accès à l’information. Plutôt que de raisonner par module à analyser, il n’y a qu’une seule source d’information pour analyser les coûts et les revenus. Plus besoin de chercher à réconcilier les informations entre comptabilité et contrôle de gestion : il s’agit de la même pièce qui contient les axes d’analyse pour les deux. Les opérations spécifiques de CO, telles que les répartitions des centres ou les répartitions top-down dans COPA Account-based, qui reposaient sur des « natures comptables secondaires », y figurent aussi.

5. Etendre les possibilités d’analyse

Cette nouvelle table « ACDOCA » étend le potentiel des analyses que la direction financière peut offrir aux utilisateurs. En effet, grâce à l’intégration des modules, beaucoup de pièces comptables proviennent en réalité d’autres modules de l’ERP. Par exemple, une vente dans le module « SD » (sales and distribution) génère une pièce comptable contenant le montant de la vente, le compte de produit, la date comptable, le numéro de facture et toutes les informations utiles saisies dans le module d’origine (client, agence, produit, etc). La Finance reçoit pour chaque pièce comptable de précieuses informations directement exploitables.

Grâce au module « COPA Account-based », elle peut aussi déduire d’autres axes d’analyse par des règles de gestion qui viennent étendre le nombre de colonnes du « Universal Journal ». Par exemple, si l’on souhaite analyser les ventes selon une typologie qui dépend à la fois du secteur d’activité du client et de la région du monde où se fait la vente, on peut mettre en place une table de correspondance pour alimenter ce nouvel axe (fonction de « dérivation »). Cela implique quelques adaptations sur les objets livrés par défaut par SAP pour permettre l’analyse (principalement les Analytic views, virtual providers et queries).

Pour les clients existants, nous noterons que « COPA costing based », qui ne repose pas sur des comptes mais des « composants de valeur », reste inchangé dans son fonctionnement et n’entre pas dans le cadre du « Universal Journal ». Il garde sa raison d’être pour préparer un compte de résultat analytique découplé du résultat comptable. Les tables agrégées par objet de résultat et les niveaux d’agrégation ne sont plus utiles puisque les rapports portent désormais directement sur la table des pièces individuelles (table CE1xxxx).

Du fait de l’étendue des informations qui sont envoyées dans le « Universal Journal » par tous les autres modules, la direction financière se trouve détentrice d’une source d’information beaucoup plus riche, qu’elle peut exploiter pour mieux analyser, comprendre et informer.

6. Construire un processus budgétaire plus réactif

Concernant les aspects budget et prévision, l’enjeu pour la direction financière est de donner rapidement de la visibilité à la direction, grâce à des prévisions alternatives selon certaines hypothèses.

La réactivité dans le domaine du budget et de la prévision est essentielle. Hélas, on constate trop souvent que le résultat de ce processus assez lourd est livré après des mois de travail, basé sur des hypothèses devenues obsolètes entre-temps. L’objectif est d’obtenir rapidement des informations de la part des contributeurs et de fournir une prévision finalisée assez tôt pour permettre la prise de décision, notamment sur l’affectation des ressources (voir « Processus budgétaire : transformer un mal nécessaire en instrument de pilotage efficace»).

Il existe depuis toujours dans l’ERP des fonctions dédiées pour saisir un budget, effectuer des calculs, répartir des coûts, etc. Mais elles présentent l’inconvénient d’être peu flexibles, complexes à organiser et attachées au périmètre strict de l’ERP. Or, lorsqu’il s’agit de prévisions, on doit pouvoir se placer au-dessus des outils opérationnels, personnaliser le modèle et le processus selon le contexte et utiliser les données du réalisé provenant de tous les systèmes et non seulement de l’ERP.

Quel est l’apport de S/4HANA Finance sur ce sujet ? Il comprend « Integrated Business Planning », qui est un pré-paramétrage de SAP BPC Embedded, la solution de SAP pour la prévision et le pilotage des performances basée sur BW-IP. Ce pré-paramétrage contient tous les objets qui permettent de saisir dans Excel des budgets par centre de coûts, ordres internes, éléments d’OTP, etc. L’outil dans lequel ces feuilles Excel sont créées est Analysis Office. Les données du réalisé, provenant de l’ERP et de toute autre système, sont aussi présentées dans ces feuilles.

Les budgets saisis dans les feuilles Excel sont enregistrés dans HANA via les cubes BW (le datawarehouse de SAP inclus dans l’ERP) mais ne sont pas envoyés par défaut dans les tables de l’ERP. L’élaboration budgétaire nécessite en général un processus plus complexe qu’une simple saisie, qui est spécifique à l’entreprise : imports, répartitions, calculs, valorisation, approbation, modification à différents niveaux de détail. Il est donc possible de faire évoluer le pré-paramétrage pour correspondre aux besoins spécifiques de l’entreprise : étendre le modèle de données, ajouter des fonctions et des feuilles de saisie, etc. Par exemple, on pourra obtenir le calcul de la masse salariale prévisionnelle grâce à la saisie des effectifs par catégorie de personnel, du salaire moyen par centre de coûts et des différents taux de charge.

« Integrated Business Planning » permet également le transfert du budget vers l’ERP. Ce transfert est disponible, via de simples boutons sur les feuilles Excel, qui effectuent l’envoi ou l’import de données (une « formule Fox » lance le module fonction approprié). Voici quelques exemples de cas où il est utile de charger le budget dans l’ERP : base de répartition des centres de coûts, calcul des coûts par type d’activité (coûts par heure de main d’oeuvre des centres de production…), base du top-down de COPA, base de répartition des coûts de projet ou encore contrôle des engagements par ordre interne.

Par défaut, les utilisateurs bénéficient donc d’une interface familière, sous Excel, pour saisir leur budget et éventuellement l’envoyer dans l’ERP. Pour aller plus loin, couvrir un périmètre croissant de prévision, accélérer le processus et produire plus souvent des prévisions, la direction financière peut étendre les objets livrés par SAP grâce aux outils de BPC Embedded.

7. Anticiper les futurs besoins avec HANA

Par son rôle de producteur d’information, la direction financière se trouve dans une position particulière qui doit l’amener à anticiper les besoins de l’entreprise. L’informatique interne a bien entendu un rôle à jouer dans les pratiques, le choix des outils et leur maintenance, la sécurité, etc. C’est à la direction financière, et notamment au contrôle de gestion, que reviendra le rôle de s’assurer que les nouveaux besoins d’information seront couverts pour le pilotage. Il faut évaluer la solution à utiliser en fonction des évolutions technologiques et des choix d’investissement des éditeurs.

SAP HANA était à l’origine une base de données en-mémoire. Aujourd’hui, elle est la plateforme centrale de SAP, sur laquelle sont réalisés les principaux investissements et où toutes les nouvelles solutions sont développées. SAP HANA offre depuis la première version la rapidité de traitement et la puissance de modélisation pour l’analyse (« Analytic Views »). Son périmètre ne cesse de s’étendre dans l’offre SAP. Nous pouvons citer les points suivants comme exemples :
◾Accès aux données de tous les autres systèmes par copie ou virtualisation
◾Plateforme de développement web et d’applications spécifiques
◾Accès aux bases Hadoop (« Big Data »), avec SAP HANA Vora
◾Moteur de traitement des données (à la place du serveur applicatif)
◾Analyse prédictive et langage R
◾Processus d’analyse temps réel (SAP HANA Smart Data Streaming)
◾Disponibilité selon plusieurs modes : on-premise, cloud ou hybrid.

Pour résumer, SAP a cherché avec SAP S/4HANA Finance, disponible depuis 2015, à répondre à tous les enjeux des directions financières dans une solution complète : couvrir tous les besoins opérationnels, faciliter le travail des utilisateurs, réduire les temps de traitement, étendre les possibilités d’analyse, permettre des analyses plus pertinentes et accélérer le processus d’élaboration budgétaire. Le choix de la solution est en outre une ouverture vers les futurs développements et évolutions technologiques.

S/4HANA Finance est la première partie du nouvel ERP conçue pour HANA, livrée par SAP, qui sera complété par la suite par la couverture des autres domaines fonctionnels. En s’adressant en premier lieu à la Finance, SAP s’est aussi adressé aux organes de décision, pour lesquels le pilotage est une fonction vitale mais qui recèle souvent des voies d’optimisation. Il appartient à chacun d’évaluer l’apport de la solution dans son contexte, selon le rôle actuel de la direction financière et celui qu’elle est censée prendre à l’avenir dans le développement de l’entreprise.

Laurent ALLAIS
Directeur Général

www.alsight.fr

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Vendredi 17 Juin 2016
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