Pour ce faire, ils doivent collecter les valeurs des biens à assurer auprès de leurs correspondants dans les différentes filiales, entités, pays… Le résultat de cette collecte permettra de détailler le périmètre des risques à couvrir à leurs courtiers et à leurs assureurs. Celui-ci évoluant continuellement (fusion, acquisition …), il est impératif de le mettre à jour.

Il convient de préciser que ces valeurs ne concernent pas que les biens immobiliers mais tout le périmètre assuré, c'est-à-dire ce qui relève de l’assurance Auto, Transport, Dommages, RC, … Dans le cas d’une Tous Risques Chantiers par exemple, une collecte annuelle apparaît comme indispensable car les travaux sont par définition à échéances, sur des sites variés, effectués par des prestataires différents, etc.

Pour le gestionnaire des assurances, la collecte de ces informations représente bien souvent un travail récurrent, long et coûteux… parfois même difficilement gérable en interne.

Récurrent car il doit actualiser ce travail à chaque renouvellement annuel de ses programmes d’assurances, les variations pouvant avoir un impact significatif sur le montant des primes. La collecte est également nécessaire lors du changement de courtier et/ou d’assureur car ces derniers ont besoin d’être informés quant aux risques qu’ils s’apprêtent à couvrir.

Long car le gestionnaire doit collecter les valeurs auprès de nombreux intervenants, les centraliser, les vérifier et les consolider pour les renvoyer à ses prestataires. Dans la plupart des cas, les informations sont traitées dans des classeurs Excel, ce qui ne facilite pas les mises à jour mais peut, au contraire, occasionner des erreurs.

Coûteux enfin car l’entreprise doit allouer des ressources importantes pour mener à bien ce projet dans des délais raisonnables. Qu’elles soient internes ou externes, ces ressources pourraient être employées plus efficacement, d’autant que le résultat de la collecte n’est pas toujours à la hauteur des efforts consentis.

Des solutions existent pourtant et permettent une automatisation salvatrice, via des questionnaires en ligne. Force est de reconnaître que les outils disponibles ne sont pas encore très implantés dans les entreprises françaises.

Essayons d’expliquer ce phénomène.

Intéressons-nous tout d’abord aux critères qui permettent de justifier le recours à un logiciel de collecte des valeurs.

L’automatisation se justifie pour les entreprises qui ont un nombre important d’actifs, très dispersés géographiquement et en constante évolution (achats, cessions, travaux, réorganisations…).

Prenons le cas d’un groupe avec des filiales à l’international. En s’appuyant sur des questionnaires en ligne pour collecter les valeurs plutôt que sur Excel, le gestionnaire des assurances résoud définitivement plusieurs difficultés :
La consolidation (fini les problèmes de « versioning » lors du renvoi in extremis de fichiers par plusieurs intervenants)
Les contrôles de cohérence et aux contrôles de saisies (place au workflow, à la gestion des droits, à la traçabilité et aux validations sans risque d’erreurs !)
Le temps passé : l’automatisation améliore la qualité de la collecte et accélère la livraison des informations aux courtiers / assureurs. Les données sont archivées, ce qui permet de comparer les différents exercices, de générer des analyses… Le processus dans son intégralité est facilité et les relations entre tous les intervenants n’en sont que renforcées.

De part notre expertise du secteur de la gestion des risques et des assurances, nous avons fréquemment accompagné des sociétés dans l’automatisation de leur collecte. Les bénéfices de ce choix sont nombreux.

Une base de données centralisée permet d’éviter les doublons et donc de ne pas surévaluer le montant total des valeurs. De plus, grâce au logiciel de collecte, le gestionnaire peut effectuer des simulations pour évaluer l’impact des changements de périmètre sur le montant de sa prime. Il pourra surtout éditer rapidement un dossier de renouvellement clair et détaillé à destination de son courtier/assureur.

Sachant que les questionnaires sont parfois très approfondis, le recours à un logiciel dédié devient vite indispensable. L’industrie chimique par exemple a des besoins très poussés en matière d’informations à recueillir. L’assureur doit connaître la nature des produits manipulés et leurs modes de stockages, d’où l’intérêt de questionnaires suffisamment détaillés.

Conscients de ces avantages, les risk managers s’équipent massivement en logiciel de collecte des valeurs, notamment pour répondre aux contraintes Solvabilité 2 : les entreprises vont par exemple être amenées à fournir à leurs assureurs de nouvelles informations comme la consolidation de leurs actifs par zone de risques naturels.

Par Pascal STOPNICKI, Président Directeur Général d’EFFISOFT