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Réduction des délais de paiement et dématérialisation des documents entrants : quels liens ?


Le texte définitif de la loi de modernisation de l'économie (adopté par le Parlement le 23 Juillet 2008 et publiée au Journal Officiel le 5 août 2008) qui notamment prévoit de plafonner à 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d'émission de la facture le délai de paiement convenu entre les entreprises, a provoqué de nombreuses réactions contrastées. Son application dans les entreprises, en particulier dans les PME, n'est pas sans conséquence sur leurs équilibres financiers : il faut savoir comptabiliser et régler les factures fournisseurs plus vite et accélérer les encaissements pour ne pas fragiliser la trésorerie.




Réduction des délais de paiement et dématérialisation des documents entrants : quels liens ?
Ces 2 processus peuvent être particulièrement difficiles à optimiser lorsqu'ils sont basés sur la manipulation de documents papiers : factures fournisseurs d'un côté, chèques clients d'un autre, ce qui reste très souvent le cas en France (96% des factures sont émises sous format papier*, un tiers des règlements sont émis sous forme de chèques**). Au cours du processus de comptabilité fournisseurs, les cas de retards de paiement dus à des pertes de factures en cours de validation sont très fréquents. De même, le retard de saisie de chèques clients peut faire perdre des jours de valeur bancaire et repousser d'autant l'encaissement.

La dématérialisation et l'automatisation du traitement des factures fournisseurs d'un côté, et des chèques clients de l'autre, se révèle être l'un des outils efficaces pour les entreprises, en particulier pour les PME, pour accompagner la mise en œuvre de la réduction des paiements.

Dans ce cadre, quels gains chiffrés peuvent être associés à la dématérialisation de documents ?
Dématérialiser et traiter automatiquement une facture fournisseur consiste à la numériser, lire les données comptables, les rapprocher des données de commande, l'imputer, la valider puis l'intégrer automatiquement dans l'ERP ou l'applicatif comptable, le tout automatiquement en quelques secondes. Le temps de traitement moyen d'une facture fournisseur qui oscille de 12 à 21 jours en manuel est divisé en moyenne par un facteur 5 grâce à la dématérialisation : traiter plus vite et garantir la traçabilité de chaque facture pour respecter les délais de paiement.

Un chèque dématérialisé est lu et vérifié automatiquement en moyenne à H+3 après réception pour une remise en banque à J+0 avant 11h du matin : le délai d'encaissement est optimisé et le lettrage du compte client est automatisé et instantané. Sans parler des gains en termes de sécurisation des encaissements puisque tous les contrôles sont automatisés : solvabilité, rapprochement montants factures-règlements, black-listing, historique en matière d'incidents de paiement, etc.

Qui, dans une entreprise, doit se sentir concerné par la dématérialisation des documents et ses bénéfices ?
Chaque décideur financier a des bénéfices à retirer de la mise en place de projets de dématérialisation ! Le Directeur Financier au premier chef - et son Contrôleur de Gestion -, garant des équilibres, des capacités financières et de la qualité et du caractère temps réel du contrôle de gestion de son entreprise. Le Directeur Comptable qui accélèrera et sécurisera ses processus de comptabilité fournisseurs et comptabilité clients tout en améliorant la productivité administrative de ses équipes. Le Crédit Manager qui saura garantir que les flux financiers attendus au regard des factures clients envoyées sont effectivement encaissés dans les délais négociés et qui connaîtra en quasi temps réel le statut de tel ou tel compte client.

Au delà des décideurs financiers souvent initiateurs, toutes les directions de l'entreprise sont désormais concernées par la dématérialisation de leurs courriers entrants car ces projets d'automatisation optimisent l'ensemble des processus métiers (service relations clients, administration des ventes, salle courrier, service RH, etc.)

Partenaire historique des associations professionnelles de décideurs financiers (DFCG, AFDCC, etc.), ITESOFT alimente leurs membres de nombreux retours d'expérience et avis d'experts sur la dématérialisation.

Le rendez-vous annuel de référence dans ce domaine s’est déroulé le 21 Octobre à Paris au Pavillon Ledoyen en partenariat avec la DFCG et a proposé les témoignages d’EDF, ECF et Crédit Agricole Brie-Picardie.
www.itesoft.com

* source : Gartner Group
** source : AFDCC, Association Française des Crédit Managers

Jeudi 6 Novembre 2008
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