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Montre-moi tes notes de frais, je te dirai qui tu es (Etude KDS)


KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, annonce les résultats de sa seconde enquête internationale réalisée sur Internet de mi-mai à mi-juin 2008 sur la gestion des notes de frais. L'enquête fait ressortir trois grandes tendances sur la gestion des frais de déplacement : les entreprises françaises sont en retard par rapport aux américaines et anglaises; la lourdeur des processus de soumission des notes de frais génère du mécontentement, de la perte de temps et de la frustration (soit tu les mets tous soit tu les enlèves tous); les employés, lorsqu'ils trichent, le font surtout pour compenser les lacunes de leur système de saisie des notes de frais.




Une corvée
Les notes de frais sont avant tout une corvée et une perte de temps. Ils sont 69% à le dire en France, 56% aux Etats-Unis et 48% en Grande-Bretagne.

Une perte d'argent
Cette tâche est, pour certains collaborateurs, tellement ingrate qu'ils sont prêts à perdre de l'argent plutôt que de remplir leurs notes de frais. Ainsi, 25% des personnes ayant répondu à l'enquête affirment qu'il leur arrive souvent de ne pas demander le remboursement de certaines dépenses. C'est le cas exceptionnellement, pour 54% des personnes.

Les raisons évoquées, pour ne pas se faire rembourser certains frais, sont que les montants en question sont négligeables (31%) ou que les justificatifs ont été perdus (22%) ou encore que la raison de la dépense a été oubliée (20%). Le collaborateur perd ainsi entre 10 et 50€ dans 43% des cas.

Des processus énervants
Remplir une note de frais est par nature un acte contraignant. Il faut justifier la dépense, retrouver l'ensemble des justificatifs, convertir les devises étrangères lorsque le système ne le fait pas, parfois même scanner les justificatifs, les envoyer par email… Pour 13% des sondés la tâche la plus énervante reste le travail de conversion des devises et pour 12% la chasse aux justificatifs.

Des notes "gonflées"
Face à un processus encore faiblement automatisé, chronophage et souvent générateur de perte d'argent, un petit nombre de salariés avoue "surévaluer" parfois ses notes de frais.

Ils sont 13% à avouer avoir triché et parmi ceux-là la majorité est française !
Si les français sont plus nombreux à tricher, les sommes sont plus faibles que celles des américains et des anglais qui avouent tricher sur des montants plus élevés.

Ils sont 17% en Grande Bretagne à avoir surévalué leurs notes de plus de 500€. Cette petite triche semble avant tout être un moyen de se dédommager face à un système complexe ou mal paramétré, à une perte de reçus ou encore à un surcoût bancaire imputé sur le compte du salarié.

Le portait robot du "tricheur" fait apparaître un commercial français travaillant le plus souvent dans l'industrie du transport ou de l'informatique.

De petites sommes
Les montants en jeu sont, dans la majorité des cas, inférieurs à 50€ et dans 27% des cas inférieurs à 10€.

Une nouveauté : les coûts Internet et Télécoms
Les coûts inhérents aux connexions Internet lors des déplacements, sont également sujets à débat. Certaines sociétés les prennent en charge complètement, d'autres partiellement ou même parfois pas du tout. Le collaborateur doit alors payer de ses propres deniers pour consulter ses courriels. En France 15% des voyageurs d'affaires se connectent à l'Internet à leurs propres frais. Seulement 53% des entreprises françaises prennent ces coûts complètement en charge contre 66% en Grande-Bretagne.

"Contrairement aux entreprises anglo-saxonnes, les sociétés françaises n'ont toujours pas pleinement pris conscience de l'impact des notes de frais sur leurs coûts de gestion et sur le bien-être de leurs salariés", explique Stanislas Berteloot directeur marketing de KDS.

"Les chiffres parlent d'eux-mêmes : les notes de frais sont dans l'ensemble traitées sur Excel. Ce fonctionnement interdit toute automatisation et alourdit considérablement la charge de travail de la comptabilité. Les salariés excédés par ces processus longs et contre-intuitifs perdent souvent leur temps pour se faire rembourser et également de l'argent".

Ainsi certains avouent gonfler parfois leurs notes de frais pour compenser les lacunes du système ou les règles de leur entreprise.

La problématique de gestion des notes de frais est intimement liée à celle des déplacements professionnels. Notes de frais et voyages ne font qu'un !

KDS recommande dans son étude l'usage de meilleures pratiques dont la mise en place d'une solution unifiée voyage et notes de frais permettant une saisie simplifiée et plus rapide des dépenses, un contrôle de la politique voyages, un suivi des dépenses et des encours, tout en garantissant une satisfaction maximale des utilisateurs.

L'étude est disponible sur simple demande à : documentation@cfo-news.com

Démographie
Ce sondage international a recueilli 361 réponses de personnes réparties dans 18 pays et majoritairement en France (41%), en Grande-Bretagne (20%) et aux Etats-Unis (14%).

En France 32% des sondés travaillent dans le département des Hauts-de-Seine (92), et 24% à Paris. L'enquête est représentative d'entreprises de toutes tailles, aussi bien d'organisations de plus de 5 000 personnes que de petites structures de moins de 100 personnes (29% pour chaque groupe). Ils sont 11% à travailler dans des entreprises d'Etudes et de Conseils, 11% dans la Banque ou l'Assurance et 9% dans le Transport, le Commerce et la Communication

Un blog où crier sa frustration
Le sujet des notes de frais est très émotionnel et déchaîne les passions. KDS a recueilli de nombreux commentaires, disponibles dans son étude.

Pour permettre à tous de partager expériences et frustrations sur le traitement des frais de voyages, KDS a créé un blog libre où de nombreux commentaires sont déjà postés.

http://ladouloureuse.blogspot.com/

A propos de KDS
Les solutions KDS à la demande pour la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais offrent une intégration complète des fonctionnalités de gestion de voyages et de notes de frais. Elles répondent à des besoins essentiels des entreprises allant de l’élaboration et de l'application de la politique Voyages au traitement automatisé des notes de frais, en passant par la réservation des voyages en ligne. Chaque étape clé du processus peut être effectuée via les solutions KDS disponibles en mode ASP, améliorant les performances métier et générant des économies substantielles. KDS propose en outre les liaisons les plus complètes du marché avec les différents fournisseurs de voyage (aérien, loueur, ferroviaire, hôtelier), assurant une tarification optimisée et une gestion des stocks en quasi-temps réel.
www.kds.com

Vendredi 4 Juillet 2008
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