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Making Sense of Big Data


English version below. Une entreprise européenne sur cinq ne prévoit pas d’exploiter le Big Data




Making Sense of Big Data
Une étude d’Iron Mountain révèle que la moitié des entreprises européennes ignorent comment procéder pour tirer pleinement parti du Big Data et que 21 % n’envisagent même pas d’essayer.

L’Europe se noie dans le tourbillon du Big Data. Une étude récente nous apprend, en effet, que les entreprises européennes de taille moyenne sont littéralement submergées par la déferlante de données de multiples sources et formats. Les sondés avouent avoir le plus grand mal à saisir les opportunités commerciales promises par le Big Data.

L’étude[i], commandée par le spécialiste de la gestion de l’information, Iron Mountain, indique que la moitié (52 %) des dirigeants européens (57,32% des français) conscients que le Big Data pourrait profiter à leur entreprise ignorent comment procéder. Des 21 % de ceux qui ne prévoient pas d’intégrer le Big Data à leur politique de gestion documentaire, une grande partie (38 %) explique ce choix par le simple fait qu’ils ignorent comment exploiter le volume croissant des informations disponibles. Un petit nombre de répondants (10 %), significatif néanmoins, précise que les hauts dirigeants ne se sentent pas concernés. Ce chiffre grimpe à 21 % dans le secteur de la fabrication.

L’étude a été menée auprès de 760 directeurs d’exploitation des services informatiques et départements marketing, juridique et service client d’entreprises françaises, allemandes, hongroises, néerlandaises, espagnoles et britanniques de 5 secteurs d’activité[ii].

« L’objectif de cette étude était de savoir comment ceux qui sont déjà ou seront responsables au quotidien de la gestion et de l’utilisation du Big Data appréhendent cette problématique », explique Marc Delhaie, PD-G d’Iron Mountain France. « La bonne nouvelle est qu’ils sont réellement enthousiastes quant au potentiel du Big Data et conscients des apports pour leur entreprise. La mauvaise, c’est que bon nombre s’arrêtent à la première difficulté et ne savent tout simplement pas par où commencer face à ces énormes volumes de données générés aussi rapidement. »

« On ne relèvera pas le défi du Big Data en un jour. Le paysage de l’information évolue si vite que ce qui est opportun pour une entreprise aujourd’hui peut ne plus l’être demain. Les résultats de l’étude soulignent la nécessité pour les entreprises de mettre en place des approches structurées visant à maîtriser le flot du Big Data. Mais ce n’est pas parce que la problématique est nouvelle et changeante que les principes de base de la gestion de l’information ne devraient plus s’appliquer : autrement dit, élaborer une stratégie après avoir défini clairement les objectifs pour l’entreprise, en segmentant et en hiérarchisant les données selon les priorités pour faciliter leur gestion. »

Iron Mountain a imaginé un plan d’action en 12 étapes pour aider les entreprises à mieux gérer le Big Data. Fondé sur les principes fondamentaux de la gestion de l’information et de l’archivage des documents, ce plan d’action procure des conseils pratiques pour limiter l’ampleur de la tâche en cernant les besoins réels, structurer l’information pour en simplifier la gestion et tirer profit des avantages potentiels du Big Data.

Le plan en 12 étapes et le livre blanc « Making Sense of Big Data », présentant plus de résultats sont disponibles en téléchargement à l’adresse www.ironmountain.co.uk/bigdata

[i] Colman Parkes pour Iron Mountain, août 2012
[ii] Secteurs juridique, pharmaceutique, financier, de la fabrication et des assurances

Principales recommandations en 12 étapes

1. Commencez par la fin. Définissez les objectifs de l'entreprise et de construisez votre stratégie de Big Gata autour d'eux.

2. Définissez vos priorités pour rationaliser vos efforts. Le paysage de l’information évolue si rapidement qu’il est impossible de trouver une solution couvrant toutes les éventualités. Identifiez les informations promettant le plus de potentiel et celles présentant le plus de risques, et concentrez vos efforts et ressources sur celles-ci.

3. Familiarisez-vous avec les données entrantes. Donner la priorité aux données qui arrivent, comprenez ce dont vous avez besoin de conserver et de supprimer purement et simplement le reste. Le Big Data peut être compliqué, donc ne perdez pas trop de temps à nettoyer tout ce qui entre - à nouveau se concentrer sur ce que vous souhaitez conserver.

4. Faites le grand ménage. Segmentez vos informations à l’aide d’outils et de processus adaptés. Puis faites le grand ménage dans vos documents superflus/obsolètes et vos e-mails indésirables (ce qui libèrera probablement entre 30 et 50 % d’espace sur vos serveurs). Vous aurez ainsi plus de budget et d’espace pour archiver les données qui comptent.

5. Dotez-vous de systèmes de gestion de l’information robustes, performants et suffisamment évolutifs pour supporter durablement le Big Data afin de canaliser, d’analyser et d’archiver vos contenus numériques non structurés, de type e-mails et données de médias sociaux.

6. Informez-vous sur vos obligations légales. La technologie évolue plus vite que la loi, mais il est crucial que vous vous informiez en permanence des nouvelles obligations légales relatives aux médias sociaux, aux données client temps réel, contextuelles ou de géolocalisation, et autres contenus similaires.

7. Ne soyez pas trop gourmand. L’analyse du Big Data doit guider vos décisions. Elle ne doit en aucun cas remplacer votre propre jugement ou intuition. Et prenez garde que les énormes volumes de données aujourd’hui disponibles retardent vos décisions faute d’avoir su faire le tri parmi les milliers ou millions de points d’entrée.

8. Ne visez pas la perfection. Contentez-vous de progresser. Le plus important est de poser de bonnes bases. Elaborez votre politique de gestion de l’information en toute bonne foi et appliquez-la de manière cohérente dans tous les services de l’entreprise. La gestion de l’information a ceci de particulier qu’elle touche tout le monde dans l’entreprise. Il est donc crucial d’impliquer tout le personnel dans le processus. Et retenez que les coûts de formation et de mise en œuvre sont quasi systématiquement supérieurs au budget initialement prévu.

9. Facilitez l’accès à vos informations. Le personnel n’utilise volontiers des processus que s’ils sont simples, intuitifs et transparents. Simplifiez autant que possible les procédures de recherche et d’analyse des données ; en consolidant les formats de données, en numérisant les documents papier, etc.

10. Analysez les informations en contexte. Isolées, les données n’ont quasiment aucune valeur. Ne vous perdez pas dans les détails. Prenez du recul pour avoir une visibilité globale.

11. Tenez compte de votre empreinte carbone. Les bandes ne consomment qu'une fraction de la puissance de disque et même moins que toutes les données stockées dans le cloud (qui sont en réalité hébergées sur des serveurs allumés et refroidis en permanence, dans un centre de données quelque part.)

12. Sachez toujours où sont vos données et qui en est responsable.


English version:

Seeing beyond the sea of Big Data

Earlier this year, we set out to discover how mid-market firms in Europe feel about big data; as a result we have published a whitepaper which explores the realities of the challenges and opportunities for these organisations. You can download the full whitepaper today or read a summary below. We have also created a 12-point cheatsheet, to help organisations get ahead of the storm.
The obstacles and opportunities for mid-size firms in Europe.

The challenge to the mid-market

A silent storm is surging across a landscape of legacy IT systems, outdated information management processes and rigid inter-departmental data silos; tearing them apart. This storm is called big data. Across Europe, mid-market firms are struggling to cope, overwhelmed by the volume and variety of information impacting the business. What can they do to meet the challenge and why is it so important that they do?

Earlier this year, we set out to discover how mid-market firms in Europe feel about big data. We wanted to understand their hopes and concerns, and gain an insight into the practical, everyday realities mid-market IT departments are facing when it comes to managing big data. We spoke to 760 front line information managers in different departments and business sectors in the UK, France, Germany, Hungary, the Netherlands and Spain. Our whitepaper helps to explore these realities.

We explore and present
- The big picture on big data
- The obstacles: the everyday terror of terabytes
- The opportunities: business without boundaries
- Industry scenarios
- The big data reality checklist

The Big Data reality checklist

Obviously the challenge of big data is not one that can, or even should be solved in one day. However we believe that our 12-point checklist should help provide you with a structure that you can build on as the full impact of big data becomes clear. However if you will probably want to read full whitepaper to understand all that we have found, simply download it today.

Going to work on Big Data

1. Start at the end. Define the business goals and objectives and build your big data strategy around it.

2. Shrink the problem: make the challenge manageable. Everything is changing so rapidly that trying to find the perfect solution that addresses every eventuality is impossible. Decide on the information of greatest potential or risk to your business and focus your time and resources on harnessing that.

3. Get to grips with incoming data. Prioritise data coming in, understand what you need to keep and simply delete the rest. Big data can be messy; so don’t waste too much time cleaning everything that comes in – again focus on what you want to keep.

4. Have a plan for what’s left. Segment data by date, for example; anything older than a particular date can be archived on back-up tapes in a secure archive. Dispensing with junk mail alone could free up between 30 and 40 per cent of the data space on your servers. Tape remains the best medium for long term data storage: more environment-friendly and cost-effective than disk and more reliable and secure than the cloud.

5. Establish company-wide, scalable, big-data-resilient information management systems that will help you to channel, analyse or archive unstructured digital content such as emails and social media.

6. Know your legal obligations. In technology, law always lags behind practice and in the big data world it is particularly important to understand emerging data protection and privacy law around social media, real-time consumer data and location-based information.

7. Avoid analysis paralysis. Big data informs and enhances judgement and intuition, it should not replace them. Big data volumes have immense potential for improved decision-making, but can also cause delay as managers try to sift through thousands if not millions of data points in order to make a decision.

8. Opt for progress over perfection. Getting something in place is the most important. Design data management policies in good faith and them implement them consistently across the business. What you decide will touch everyone in the business so it is vital to get all employees on board.

9. Make it easy for all departments to see your information. People need access to the data, but they want it to be painless, transparent and easy. Ensure employees know how to search for and analyse the data so they can release its value. Integrate paper into the process by digitising it.

10. View the data in context. Data in isolation is essentially worthless. Don’t get so lost in the detail looking for patterns and trends that you lose sight of the big picture.

11. Consider your carbon footprint. Tape consumes a fraction of the power of disk, and even less than all that data stored in the cloud (which in reality means on a permanently switched-on, artificially-cooled server in a data center somewhere.)

12. Know where the data is and who is accountable for it. Always.

Download the full whitepaper today:
http://eu.ironmountain.com/forms/BigData

Mardi 11 Décembre 2012
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