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Le challenge documentaire hybride : Comment créer une approche unifiée et de la valeur ?


3 avantages majeurs qui font la différence.




Si la tendance est à la conservation et à l'archivage documentaire numérique, la réalité de l'entreprise est tout autre. En effet, bien qu'évoluant au coeur d'un environnement de plus en plus dématérialisé, celle-ci fait toujours face à une masse documentaire papier en croissance qui coexiste avec cette "surproduction numérique", complexifiant d'autant plus l'accès à l'information. Avec 70 à 85 kg de papier consommés par an et par salarié en France en 2014 selon l'ADEME, les nouvelles technologies n'ont malheureusement pas facilité la transition vers le zéro papier, bien au contraire ! Dans les faits, c'est le phénomène paradoxal consistant d'un côté, à imprimer les documents électroniques pour faciliter leur accès et de l'autre, à dématérialiser les documents papiers qui est à l'oeuvre dans les entreprises.

Ce contexte hybride, au-delà de la seule croissance exponentielle du volume documentaire, génère ainsi de nouveaux enjeux relatifs à la gestion des documents archivés ainsi qu'à leur traçabilité, accessibilité, partage et pérennité. Quelles seraient alors les meilleurs pratiques à mettre en place pour gérer au mieux ce double flux documentaire et aborder avec sérénité un environnement de gestion des archives de plus en plus complexe ?

Archive : de quoi parle-t-on ?

Intéressons-nous d'abord à la notion d'archive. Preuve d'une activité professionnelle, une archive - qui peut être physique, électronique ou bien les deux - est conservée en vue d'une utilisation éventuelle ou à des fins légales. L'entreprise doit ainsi être capable de garantir que le document existe, que l’on sait où le trouver, qu’il est accessible, authentique, intègre et exploitable. Prélude à tout projet performant d'archivage hybride, un audit documentaire est indispensable pour comprendre le mode de production des documents, identifier lesquels devront être numérisés, à quel moment et déterminer leur durée de conservation légale.

L’archivage hybride : l'approche unifiée

Tout d'abord, toute archive reste et restera une archive, indépendamment de son support. Comme elle peut être à la fois numérique et papier, bien comprendre cette réalité et appliquer une politique d'archivage unique est à la base d'un bon archivage documentaire hybride. Ensuite, il est impératif d'établir des processus uniformisés de contrôle sur l'ensemble du cycle de vie d'une archive quel que soit son support ou sa provenance. Cela veut dire mettre en place un référentiel documentaire unique, un calendrier de durées de conservation, des structures d'indexation et du stockage centralisé, à la fois papier et numérique. Dans un contexte hybride où de nombreuses copies d'un document peuvent circuler sous divers supports, il est impératif de déterminer quel document peut être considéré comme officiel, c'est-à-dire déterminer sa valeur primaire ou secondaire qui va permettre ensuite de procéder à une élimination documentaire, en détruisant les copies non désirées ou les archives périmées. Il faut par ailleurs considérer avec précaution les options de passage d'un archivage papier à un archivage numérique et étudier avec circonspection tous les aspects légaux autorisant des documents numérisés à devenir des documents à valeur probante.

Ces bonnes pratiques, bien qu'efficaces, ne peuvent cependant pas être appréhendées de manière isolée. Elles doivent non seulement être appliquées en ayant recours à un système d'archivage électronique (SAE) hybride qui permet la gestion, l’administration, la consultation et la livraison des archives aussi bien papier que numériques mais aussi impliquer l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise. Cette conduite du changement devra s'accompagner d'une montée en compétences des utilisateurs au travers d'un accompagnement personnalisé de l'archiviste ou d'une entreprise spécialisée tierce dotée de l'expertise nécessaire à l'optimisation de l'ensemble du projet d'archivage interne.

Focus sur 3 avantages majeurs d'une bonne stratégie d'archivage :

1/ Elle facilite la gouvernance documentaire dans l'entreprise

Les entreprises font face aujourd'hui à une croissance exponentielle des flux de données et des documents générés. En offrant un accès mutualisé et le partage facilité de l'ensemble de l'information, l'archivage participe à la mise en oeuvre d'une bonne gouvernance documentaire au sein de l'entreprise et optimise son fonctionnement organisationnel. Il améliore la satisfaction des utilisateurs et répond aux besoins métiers en termes de vision globale, d'accès aux données et de délais de traitement.

2/ Elle apporte de la sécurité et protège le patrimoine documentaire ainsi que l'intelligence de l'entreprise

La disponibilité et l'accessibilité des documents archivés est indispensable dans le cadre de mises en conformité, de reporting financier, de problématiques légales et réglementaires ou encore dans la continuité des activités de l'entreprise en cas de sinistre. La mise en place d'un audit documentaire en amont permettra de gérer les risques en matière d'information et aidera par exemple à déterminer la valeur business d'une information ou d'un document pour le protéger de toute exaction cybercriminelle. En garantissant la fiabilité, l'intégrité, la conformité, la pérennité et l'authenticité des archives à travers leur cycle de vie tout entier et en y apposant des politiques de sécurité ad hoc spécifiques, les entreprises pourront gérer la complexité de ce double flux documentaire et sécuriser les échanges (identification, authentification, horodatage). Ainsi en protégeant les documents, l'archivage protège le patrimoine documentaire et l'intelligence de l'entreprise.

3/ Elle permet de respecter les obligations légales et réglementaires

Avec cet accroissement exponentiel des données et une plus grande accessibilité aux solutions de stockage, les entreprises archivent de plus en plus de documents "au cas où " surviendraient des problématiques liées à leur activité ou encore des enjeux de mise en conformité. Mais dans le cas d'un environnement hybride avec un nombre gigantesque de documents à gérer, établir une stratégie de gestion des archives hybrides dans le respect des réglementations en vigueur peut s'avérer un véritable casse tête pour les archivistes. En outre, la mobilité et le BYOD* créant de nouveaux risques d'exposition des données sensibles de l'entreprise, les nouvelles exigences réglementaires sont de plus en plus compliquées à mettre en oeuvre. Un archivage à valeur probante permettra de se conformer aux obligations légales et réglementaires et de conserver l'intégrité des documents archivés.

La gestion des archives doit faire l'objet des mêmes attentions que d'autres activités organisationnelles considérées comme stratégiques au sein de l'entreprise. Nombreuses sont les sociétés à se rendre compte de la nécessité d'une véritable politique d'archivage à valeur probante, suite à un événement inattendu tel qu'un litige ou une procédure juridique. Avec une croissance de la complexité des marchés, de la cyber délinquance, du renforcement des cadres législatifs et de la multiplication des sources de données, elles doivent impérativement mettre en place un audit documentaire associé à véritable politique d'archivage hybride créatrice de valeur pour garantir la pérennité de leurs données stratégiques, … avant qu'il ne soit trop tard.

*Bring Your On Device

Par C. YON, archiviste expert chez Novarchive.

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Jeudi 24 Septembre 2015
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