Dans la continuité de ses travaux de modernisation du service public initiés en 2006, la Ville de Nanterre souhaite à travers ce projet améliorer la relation citoyen-collectivité territoriale (services et élus), notamment l’accueil et le service rendu, en assurant un meilleur suivi et une traçabilité des documents entrants, des documents sortants et des documents circulants en interne.

Afin d’optimiser les processus de traitement des courriers et fiabiliser l’information, la Ville de Nanterre a choisi de mettre en place, la solution de gestion électronique du courrier proposé par I.R.I.S.

Environ 100 000 courriers seront à terme numérisés et traités sur le site de la ville de NANTERRE. Centralisés, les courriers reçus feront l’objet d’une création de tâche dans des corbeilles via l’outil de Gestion Documentaire IRISNext, puis seront soumis à un workflow de validation. Les 2500 utilisateurs de la ville de NANTERRE auront ainsi un accès sécurisé et contrôlé à leurs informations, depuis n’importe quel site.

Le projet d’informatisation de la fonction courrier vise à atteindre des objectifs très importants pour la Ville :
- assurer une information rapide des agents de l’administration et des élus destinataires d’un courrier arrivé
- minimiser les délais de traitement des courriers
- assurer la pertinence et la cohérence des éléments de réponse (au niveau administratif et politique)
- assurer une rapidité de réponse à l’expéditeur et un suivi des délais de réponses
- rendre possible une analyse consolidée des grandes problématiques citoyennes de la ville

I.R.I.S. a proposé à la ville de Nanterre en réponse à ses objectifs :
- La mise en œuvre d’une solution technologique s’intégrant à l’organisation de la Ville,
- La fiabilité et la traçabilité de l’information entrante et sortante en particulier grâce à la
numérisation des courriers
- La consultation rapide et à tout moment des courriers par les services, ainsi que tous les
événements relatifs à son traitement
- La gestion facilitée et la traçabilité des échanges entrants et sortants, tant au niveau externe qu’interne
- La mise en œuvre de processus permettant de s’assurer que tout courrier puisse obtenir une
réponse dans un délai optimisé

À propos d’I.R.I.S.
La mission d’I.R.I.S. est d'augmenter la productivité et les connaissances de ses clients en les aidant à mieux gérer leurs documents, données et informations.
I.R.I.S. Products & Technologies développe des technologies et des produits dans le domaine de la Reconnaissance Intelligente de Documents et commercialise son portefeuille de produits à l'échelle mondiale à travers de solides partenariats.
I.R.I.S. Professional Solutions permet aux sociétés et aux administrations de trouver en une seule compagnie un savoir‐faire novateur et des solutions de haute technologie pour gérer efficacement leurs documents, leurs flux d'informations et leurs infrastructures informatiques.
I.R.I.S. emploie plus de 500 personnes réparties entre Louvain‐la‐Neuve, Bruxelles et Anvers (Belgique), Orly (France), Windhof (Luxembourg), Amstelveen et Maastricht (Pays‐Bas), Aachen (Allemagne), Delray Beach (Floride, États‐Unis), Hong‐Kong (Chine), Oslo (Norvège) et Copenhague (Danemark).

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[1] IDR (Intelligent Document Recognition) : reconnaissance automatique du contenu des documents structurés (formulaires) ou non structurés (courrier entrant, factures, etc.)
[2] ECM (Enterprise Content Management) : Gestion électronique de contenus
[3] Optimized IT infrastructure : architecture pour les serveurs et le stockage numérique, incluant la consolidation et la virtualisation