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L’impression de documents : un facteur de plus grande efficacité


Les documents imprimés sont des outils fondamentaux de la communication pour les entreprises et le resteront dans les prochaines années. Les sociétés les plus innovantes ont compris que les communications électroniques et physiques doivent coexister et que les clients doivent être contactés par le biais d’un mélange équilibré de moyens de communication.




L’importance des documents imprimés pour une entreprise ainsi que les remises considérables négociables en fonction du volume de documents à imprimer justifient la décision de la plupart des sociétés de centraliser et d’optimiser leurs coûts d’impression. Certains domaines, tels que le courrier direct ou transactionnel, sont déjà libérés de procédés inefficaces qui ne seraient tout simplement pas viables. Cependant, malgré ces îlots de sur-optimisation des coûts d’impression, il reste de nombreux domaines très peu performants.

Il existe en effet, sur base quotidienne, de nombreux autres postes de dépenses d’impression : des supports marketing aux livrets d’information, en passant par les brochures promotionnelles, les newsletters... Ces documents proviennent généralement de sources multiples au sein d’une entreprise. De plus, certaines sociétés ont une présence dans différents pays, au travers de plusieurs bureaux nationaux et de branches variées. Ces entreprises comprennent plusieurs départements, tels que ceux de la finance, des ressources humaines et du marketing, qui se servent de documents imprimés tous les jours. Très souvent, la gestion des impressions est laissée à l’initiative de chaque département ou de chaque bureau, et la responsabilité des achats est confiée à des personnes manquant d’expertise dans le domaine ou à des administrateurs dont la liste de tâches est déjà plus longue. Actuellement, la plupart des responsables des impressions au nom de leur entreprise n’ont probablement pas de connaissance approfondie du marché de l’impression, ni de compréhension des prix moyens du marché, ni l’habitude de gérer des contrats d’impression ou un volume suffisant de documents à imprimer pour négocier les meilleurs prix. Par conséquent, le choix du fournisseur et du prix d’achat est plus souvent basé sur une relation historique que sur une approche maîtrisée du marché.

Afin de mesurer l’étendue des dépenses excessives en coûts d’impression en Europe, une étude a été menée auprès de sociétés de différents secteurs comptant plus de 250 employés. D’après cette étude, dans les secteurs publics et privés, les entreprises européennes de plus de 250 employés gaspilleront environ 9,6 milliards d’euros en dépenses excessives d’impression d’ici 2020, à moins qu’il n’y ait une progression radicale vers la gestion centralisée des impressions. Dans un contexte économique favorable, il serait déjà surprenant que ces sommes soient inutilement dépensées. Si l’on considère l’incertitude économique qui règne en Europe, il est d’autant plus important que ces dépenses soient sérieusement réévaluées par les entreprises.

Le recours à un fournisseur externe est un exemple d’action directe et dynamique visant à régler ce problème, mais les entreprises doivent prendre connaissance des bonnes pratiques avant de commencer une telle collaboration. Quand une entreprise discerne la possibilité d’améliorer la gestion de ses impressions, un audit des procédés en cours d’usage est la première étape à franchir. Celui-ci permet de vérifier si le seuil minimum d’économies peut être atteint, ainsi que l’étendue de ces économies potentielles.

L’entreprise devrait ensuite être capable d’établir ses priorités et ses préférences auprès de son fournisseur concernant les améliorations à faire. Par exemple, une gestion plus écologique des impressions peut être favorisée par rapport à la rentabilité pure et simple. Ces préférences permettront aussi de choisir les points de référence et les accords de niveau de service (SLA – service level agreement) appropriés pour évaluer les progrès permis grâce à la collaboration, tels que la réduction finale de coûts, la qualité de service ou la transparence de la gestion. Le fournisseur sera encouragé à atteindre les objectif convenus année par année et à fournir une réduction de coûts durable.

L’adoption d’une gestion centralisée des impressions est un gain facile pour la plupart des entreprises, notamment dans le contexte économique européen actuel, où la pression d’efficacité se renforce sur les économies. Il serait inconcevable que les entreprises ne veuillent pas réduire leurs dépenses excessives de 9,6 milliards d’euros dans les dix prochaines années.

Alors que les entreprises réalisent l’importance toujours tenace des communications imprimées dans le monde du multimédia, elles ont l’impératif de produire plus de contenu avec des moyens réduits. Ces chiffres démontrent clairement les conséquences coûteuses de l’inaction : des conséquences qui heurtent les entreprises et qui seront probablement considérées par leurs actionnaires comme de mauvaises décisions de gestion.

Par S. Wright
Direction Marketing International Pitney Bowes

www.pbms.fr

Le rapport complet, intitulé “Over the Top – Europe’s inflated printing bill” est disponible à l’adresse suivante :
www.setyourbusinessfree.com/MLS

Mercredi 11 Janvier 2012
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