Ce guide des meilleurs pratiques est divisé en quatre parties et recouvre les sujets suivants :
1ère partie : Rendre la capture des données de facturation plus efficace
2ème partie : Simplifier le workflow d'approbation des factures et la gestion des achats
3ème partie : Réaliser sécurité, efficacité & contrôle des paiements et de la gestion des fonds de roulement
4ème partie : Optimiser la gestion du capital d'exploitation (BFR)

Cette semaine nous traiterons de la première partie : Améliorer l'efficacité de la capture des données de facturation

Première partie : Améliorer l'efficacité de la capture des données de facturation


Aperçu des avantages opérationnels et stratégiques du processus achat-règlement
En simplifiant le processus achat-règlement, une entreprise peut en tirer des avantages opérationnels et stratégiques. Sur un plan opérationnel qui peut être attrayant aux centres de services partagés et aux gestionnaires de comptes fournisseurs, les avantages englobent :

• La réduction des coûts de traitement des factures papier et électroniques
• L'amélioration de la visibilité et des contrôles internes
• La minimisation du risque opérationnel de factures frauduleuses
• L'élimination du risque et des coûts de paiements de factures en double
• La réalisation d'un routage des coûts plus bas en minimisant les frais bancaires et en augmentant le traitement en flux tendus (STP).

Sur un plan stratégique, pour les trésoriers et directeurs financiers, la simplification du processus achat-règlement permet à  une entreprise de déverrouiller une valeur importante émanant de la chaîne logistique financière par :

• L'accélération du rapprochement et de l'approbation précis des factures aussi bien papier qu'électroniques
• L'optimisation de la gestion du capital d'exploitation grâce à une meilleure visibilité
• L'opportunité de remises pour paiements anticipés en réduisant le coût des marchandises pour l'acheteur
• L'opportunité pour les fournisseurs d'améliorer leur propre trésorerie.

Cette approche collaborative de la gestion du capital d'exploitation permet de placer les grandes entreprises à un niveau de partenaire avec les banques innovantes pour l'apport de finances au niveau logistique et apportant les avantages majeurs suivants :

• L'opportunité pour les fournisseurs de réduire leurs délais de paiements de ventes (DSO)
• L'opportunité pour les acheteurs d'étendre leurs délais de paiements de factures (DPO)
• Les banques offrent des financements compétitifs aux fournisseurs pour réduire le fossé entre les délais et l'apport de fonds.
• L'amélioration de la visibilité et des contrôles internes
• La minimisation des risques opérationnels de factures frauduleuses
• L'élimination du risque et des coûts de paiements de factures en double
• La réalisation d'un routage des coûts plus bas en minimisant les frais bancaires et en augmentant le traitement en flux tendus (STP).

Il n'existe que peu de doute quant au fait que le marché prend cette direction. Cette approche d'optimisation de la gestion du capital d'exploitation sur toute la chaîne logistique financière suscitera une augmentation des revenus et augmentera la valeur aux actionnaires ce qui constitue les objectifs principaux de toutes les entreprises commerciaux. Mais pour pouvoir
atteindre ces objectifs stratégiques et puissants, une entreprise doit tout d'abord simplifier son processus de traitement de la facturation afin d'accélérer l'approbation précise des factures.


Remédier aux 'points douloureux'
Une étude par PayStream Advisors a identifié huit points douloureux majeurs ressentis par les entreprises au cours du cycle de Réception pour paiement des factures (voir graphique). Selon cette étude, les quatre points douloureux fautifs sont la capture d'images/de données, le rapprochement, la résolution des disparités et le processus d'approbation. Toutes ces douleurs peuvent être soulagées par une fonction efficace d'achat-règlement. Dans les quatre parties de ce guide, nous verrons de quelle manière on peut remédier à ces points douloureux grâce à l'application des pratiques d'excellence.

Résolution de l'énigme du papier
En comparaison avec les progrès impressionnants réalisés pour la modernisation de la chaîne logistique physique, par un suivi logistique sophistiqué, la conteneurisation et une gestion efficace de l'entreposage, la chaîne logistique financière est restée à la traîne. Le cabinet-conseil Hackett REL estime que 500 milliards d'EUR de capital d'exploitation inutile est bloqué dans les chaînes logistiques financières des 1000 premières entreprises d'Europe, en raison d'une visibilité faible des comptes fournisseurs et clients. L'une des raisons principales de cette inefficacité repose sur l'énorme volume de papier en circulation. Gartner considère que plus de 85% des 27 milliards de factures émises chaque année dans l'Union Européenne sont encore imprimés sur papier et envoyés par courrier tandis que 90% des 22 milliards de factures aux Etats-Unis sont aussi sur papier. Cela signifie que dans nombre d'organisations, les processus du cycle achat-règlement sont coûteux et inefficaces en raison de pertes de factures, d'erreurs commises pendant la saisie des données et du temps passé à essayer de répondre aux requêtes des fournisseurs.

Le fait est que dans un trop grand nombre de compagnies, beaucoup de temps et d'argent sont dépensés sur la ressaisie  des factures en trants et autres documents dans les systèmes de gestion d'entreprises (ERP). Force est de constater que pour certains départements de comptes fournisseurs, TRAITEMENT EN FLUX TENDUS (STP) signifie encore 'DIRECTEMENT VERS L'IMPRIMANTE' étant donné que les factures électroniques sont imprimées, mises en circulation sur papier puis ressaisies. Certaines grandes entreprises ont délocalisé le traitement vers des marchés à main d'oeuvre peu coûteuse tels que l'Inde ou la Chine où la ressaisie des factures papier dans les systèmes ERP est plus économique. Bien que les avantages de l'arbitrage du travail aient aidé à réduire les coûts à court terme, certaines de ces initiatives ont déjà été touchées par l'inflation sur les salaires et le roulement rapide du personnel. L'heure est donc venue pour passer à la migration du traitement papier vers le traitement électronique. C'est désormais au tour de la technologie de prêter main forte au retrait de cet obstacle à l'efficacité.


Amélioration du traitement des factures papier et conversion du papier en données
Prenant conscience de l'utilisation continue des factures papier même dans les économies les plus avancées, certaines grandes entreprises adoptent une approche plus évolutive à la gestion de la facturation.Sous ce modèle pragmatique, les factures papier entrantes sont numérisées, validées, réconciliées puis routées électroniquement pour approbation de manière efficace et ponctuelle. Une telle solution peut, bien évidemment, être structurée en interne mais elle offre encore plus davantage si elle est externalisée vers un fournisseur professionnel, disposant de l'ampleur et de l'expérience pour maîtriser les techniques de manipulation papier et de processus de capture de données les plus sophistiquées. Les directeurs financiers et les services de comptes fournisseurs étant de plus en plus sous pression pour réduire les coûts et ajouter de la valeur, des services de capture des données de facturation externalisés peuvent apporter une manière à risque faible de faire des économies et améliorer l'efficacité des processus. Une telle approche permet aux entreprises de tirer parti des avantages de travailler avec des données de qualité sans maux de tête et sans les coûts de mise en place et de maintenance de leur propre solution interne.

De nos jours, grâce à des systèmes efficaces de capture des factures papier et leur rapprochement par rapport aux bons d'achats/réception des marchandises (bons decommandes/bordereaux d'entrée des marchandises) ainsi que la résolution des anomalies, les durées de traitement peuvent passées de quelques jours à quelques heures. Les services et solutions qui prédominent regroupent ceux qui peuvent conjuguer avec succès la manipulation des factures papier et électroniques et les autres documents commerciaux.

Une fonction efficace de capture des données de facturation doit se concentrer sur l'ajout de valeur et la réduction des erreurs, des papiers et des coûts sur toutes les activités des comptes fournisseurs de l'entreprise. Ces fonctions sont particulièrement adaptées aux centres de services partagés des grandes entreprises. Cependant, leur valeur repose sur plus que la simple capture des données de facturation étant donné que de telles fonctions peuvent permettre d'identifier rapidement les factures problématiques et au personnel des comptes fournisseurs de se concentrer sur la gestion des exceptions pendant que la technologie veille à ce que les factures conformes soient traitées rapidement et efficacement.


Simplification de l'intégration des fournisseurs
L'un des obstacles majeurs à l'adoption qui bloque encore la croissance du marché des factures électroniques est d'intégrer les fournisseurs, vu que chacun d'entre eux dispose de ses propres processus et formats déjà en vigueur dans sa relation avec un ou plusieurs clients. Même s'il existe certaines exceptions notables, il est généralement très difficile pour un acheteur d'imposer une facturation électronique à format unique à ses fournisseurs. Persuader les fournisseurs d'adopter le même format de facturation que le payeur peut être un exercice coûteux et chronophage et sa réussite dépendra le plus souvent du pouvoir de l'acheteur sur le fournisseur. Cependant, pour un professionnel de la capture de données de facturation, intégrer les fournisseurs peut se limiter à leur demander de rediriger leurs factures (sous tout format, que ce soit papier, en pdf, facture électronique etc.) vers le fournisseur de services qui s'occupera de convertir les documents papier en images électroniques puis de capturer et normaliser les données pour les adapter aux besoins du payeur. Quant aux fournisseurs qui ne souhaitent pas rediriger leurs factures vers une nouvelle boîte postale, le payeur peut simplement rassembler le courrier entrant et l'envoyer dans des sacs postaux au fournisseur de services.


Capture efficace des données de facturation
Les entreprises utilisatrices voient rapidement le retour sur leurs investissements et leurs coûts réduits grâce au modèle d'honoraires par transaction. Les avantages d'une fonction efficace de capture des données de facturation tombent sous trois catégories élargies reflétant les zones à problèmes majeurs que les départements de comptes fournisseurs connaissent aujourd'hui :

• La conformité
• L'amélioration des processus
• La réduction des coûts

Avec l'avènement de la loi Sarbanes-Oxley et la 8ème directive européenne 'Droit des sociétés', les départements de comptes fournisseurs sont sous pression constante de veiller à ce que les contrôles, les audits et la ségrégation des tâches soient appliqués. Une fonction de capture des données de facturation soutient cette conformité en formalisant les processus et en apportant une visibilité de l'activité des comptes fournisseurs au niveau de la transaction individuelle et de la ligne de facturation.

Avec une structure de capture des données de facturation efficace en place, le papier est éliminé des comptes fournisseurs. Une fois le poste ouvert dans un environnement contrôlé, les documents papier sont numérisés à l'aide de technologies de numérisation sophistiquées pour créer des images, permettant aux utilisateurs de visualiser toutes les factures en images sur l'internet. L'avantage majeur d'une mesure aussi simple est que les utilisateurs sont capables de travailler de façon 100% électronique dès le premier jour. Le risque de perte de factures papier est ainsi éliminé et l'accès aux informations importantes facilité. Le traitement ou la numérisation d'images représente un bon moyen de commencer la procédure d'amélioration des activités d'une entreprise. Le système est facile à mettre en place et les fournisseurs peuvent continuer à utiliser leurs procédés habituels et soumettre leurs factures de la même manière. Avec la numérisation, vous n'avez pas besoin d'imposer de nouvelles règles ou de nouveaux formats à vos fournisseurs mais le taux d'erreur, la vitesse d'approbation et la visibilité du processus des comptes fournisseurs connaissent néanmoins une amélioration importante.

Optimiser la gestion du capital d'exploitation
La deuxième étape concerne la capture des données c'est-à-dire l'extraction des données à partir des images. La technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) est utilisée pour extraire des données à partir d'images de factures au niveau des lignes de facturation. La mise en place d'un logiciel de numérisation et de ROC ainsi que son exécution efficace en interne peuvent se révéler difficiles et l'option d'externalisation vaut la peine d'être considérée
attentivement. Il existe plusieurs types de ROC. Le système de ROC d'apprentissage des bibliothèques de formes (Freeform Learning) est le plus sophistiqué et offre un degré élevé de reconnaissance des données. L'apprentissage des bibliothèques de formes permet d'identifier des mots et des champs quel que soit l'endroit où ils sont placés sur un document et même sur des pages imprimées de mauvaise qualité. Cela permet de minimiser le niveau de saisie concernant les anomalies qui sont susceptibles d'être résolues manuellement (gestion de l'exception). Une fois les modifications effectuées manuellement, la reconnaissance optique de caractères en Freeform Learning les enregistre pour la prochaine utilisation. L'une des manières reconnues d'améliorer la reconnaissance des données est d'utiliser plusieurs moteurs ROC et des moteurs virtuels disposant tous de droits de vote, permettant de minimiser les besoins de saisie manuelle et d'assurer des roulements aussi rapides que possible. De la même manière, toutes les factures électroniques reçues dans une variété de formats (tels que fichiers pdf, fichier à plat CSV, XML) peuvent aussi être mappés dans un format de facture électronique normalisé approprié, adapté au système de gestion de la facturation du payeur ou à son système ERP. Toutes les factures entrantes doivent être comparées aux règles d'entreprise du payeur pour s'assurer qu'elles soient acceptables, par exemple, en vérifiant qu'elles soient adressées à l'entité juridique correcte ou que les règles de la TVA soient appliquées. Si les vérifications d'une facture échouent, le fournisseur peut être avisé des raisons du rejet et la soumettre à nouveau. De façon importante, toutes les factures disputées/rejetées doivent être capturées dans le système de facturation, permettant une meilleure gestion de la comptabilité d'exercice de la TVA et apportant des avantages considérables au niveau du capital d'exploitation. En conjuguant le traitement des factures papier et électroniques de cette manière, une fonction efficace de capture des données de facturation permet de réduire considérablement les coûts d'un département de comptes fournisseurs, par des économies s'étalant entre 50 et 80%. Le coût de traitement d'une facture
papier peut s'élever à un chiffre allant de 5£ à 20£ voire 50£ en cas de différend alors qu'un fournisseur de service de facturation efficace peut gérer ce processus pour environ 1£ tout en réduisant les délais de traitement de quelques jours voire quelques semaines à quelques heures. Une étude menée par des agences de tests de performance indique qu'un département de comptes fournisseurs efficace et non automatisé traitera environ 8500 factures par an équivalent Temps Plein (ETP) en son service. L'ajout d'une fonction de gestion de facturation efficace au sein d'un département de comptes fournisseurs peut permettre de traiter plus de 45000 factures par ETP et par an.


Capture des données des codes IBAN et BIC des factures fournisseurs
Avec l'avènement de l'espace unique de paiements en euros ou SEPA, l'un des avantages incalculables d'une structure de capture des données de facturation efficace est de pouvoir saisir les codes IBAN et BIC directement dans les factures des fournisseurs, aussi bien papier qu'électroniques. Comme toutes les entreprises ayant des activités commerciales sur le plan mondial doivent le savoir, une loi de l'Union Européenne, connue sous le nom de Règlementation 2560/2001, exige que les paiements en euros au sein de l'UE et d'une valeur de 50000 euros maximum, ne doivent pas coûter plus que les paiements nationaux, à condition qu'ils soient correctement formatés. Pour qu'une entreprise se qualifie afin de payer moins de frais bancaires, les instructions de paiements à sa banque doivent inclure les codes IBAN (identifiant international de compte bancaire) et BIC (code identificateur de banque SWIFT) pour faciliter le traitement en flux tendus (STP) via le système bancaire. Une solution efficace de numérisation et de ROC peut capturer ces informations vitales des factures et mettre à jour la base de données des fournisseurs pour veiller à la conformité par rapport à la nouvelle loi et donner lieu à des frais bancaires plus bas. Tout manquement à inclure les codes BIC et IBAN sur les paiements en euros d'un maximum de 50 000 euros implique que la banque bénéficiaire recevant les ordres de paiement a le droit d'appliquer des agios que les banques remettantes peuvent facturer à leurs clients ou prendre à leur charge les agios pour traitement non direct. A partir de janvier 2007, le manquement à inclure les codes IBAN et BIC dans un ordre de paiement sera soumis à une pénalité encore plus sérieuse puisque la banque bénéficiaire aura le droit de rejeter/renvoyer le paiement et pourra déduire les frais de pénalité du paiement.


Portail de capture papier pour les initiatives d'entreprise
Un modèle efficace de capture des données permet de résoudre leproblème actuel d'une pénurie générale d'adoption à grande échelle de normes d'industrie dans la chaîne logistique financière, permettant de rassembler et normaliser les données reçues sous toute norme et tout format, papier ou électronique. Une telle fonction peut se révéler être une aide précieuse pour des initiatives majeures telles que TWIST (voir [www.twiststandards.org]url:http://www.twiststandards.org ). Ce groupe industriel à but non lucratif, soutenu par des entreprises et banques importantes, propose des normes à base XML non-propriétaires à la chaîne logistique financière et au traitement des transactions. TWIST cherche à développer des normes pratiques permettant aux participants du marché de communiquer entre eux de manière plus efficace. Cependant, pour les fournisseurs réticents à adapter leurs systèmes à cette nouvelle norme, l'utilisation d'une solution de capture des données de facturation pour traiter les factures papier, bons de commandes et bordereaux d'entrée de marchandises ainsi que tous les autres documents commerciaux pourrait s'avérer utile et représenter un point de capture direct pour les transactions qui seraient alors reformatées en normes TWIST en vue d'un traitement futur. Cette approche, d'autre part, peut s'avérer être un moyen pratique d'augmenter les volumes de transactions à traiter à l'aide de la nouvelle norme et donner lieu à l'amélioration du traitement en flux tendus (STP) et à des économies de coûts.


Avantages de la capture efficace des données de facturation
Une fonction efficace de capture des données de facturation permet de résoudre les problèmes concernant :

• Les erreurs de données causées par la saisie manuelle des données de factures papier
• Les coûts élevés associés à la saisie manuelle des données
• Le traitement de formats de factures électroniques multiples des fournisseurs.

Les avantages d'utiliser un service externalisé de capture des données peuvent se résumer comme suit :

• Augmentation de l'efficacité du traitement

• Réduction des coûts

• Amélioration de la visibilité et de la conformité

• Facilité de mise en place

Cette première section du guide en quatre parties sur la simplification de la chaîne logistique financière s'est concentrée sur la capture efficace des données de facturation. Les entreprises adoptant cette approche ont souligné la valeur considérable de l'amélioration de la visibilité de ces processus ausein de leurs activités. La section suivante de ce guide apporte des conseils sur le traitement des factures une fois celles-ci converties en données et couvre le processus de workflow d'approbation des factures et de résolution des requêtes. Nous nous pencherons aussi sur la réalisation de pratiques d'excellence en matière de gestion des achats.

Guide de la simplification de la chaîne logistique financière et optimisation du capital d'exploitation
Par Marcus Hughes - Directeur du service Banques au sein de Bottomline Technologies

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Source : BOTTOMLINE TECHNOLOGIES